Eine Automesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin, Einlass und Öffnungszeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Plane außerdem ein Zeitfenster für den Aufbau und teile jedem Aussteller eine verbindliche Ankunftszeit mit.
• Verschicke das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor der Messe. Frage neben Kontaktdaten auch Fahrzeugdaten, Strombedarf und Ernährungswünsche ab, damit du die Standflächen und das Catering nicht später neu planen musst.
• Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die Ausstellerliste weitgehend bestätigt ist. Markiere die Standböden vor dem Aufbau und nummeriere jeden Platz sichtbar, damit Fahrzeuge nicht am Registrierungstisch warten müssen.
• Schicke Aufbauanweisungen 7 Tage vorher und bestätige die Ankunft der Autos erneut 24 bis 48 Stunden vor Beginn. Parkplan, Absperrband und Parkschilder werden oft zu spät vorbereitet und fehlen dann genau beim Einlass.
• Baue Registrierungstisch und Empfangstheke mindestens 60 Minuten vor dem Besuchereinlass auf. Prüfe Laptop, Tablets, Kartenlesegeräte, Ladegeräte und Verlängerungskabel gemeinsam, bevor die ersten Aussteller eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Automesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für eine größere Messe mit vielen Ausstellern solltest du die Ausstelleransprache und Anmeldung noch früher starten, damit die Standaufteilung mindestens 2 Wochen vorher feststeht.

Wann sollte man die Aussteller einer Automesse einladen?

Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vor der Messe und setze eine Anmeldefrist von 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bestätige die endgültige Teilnahme spätestens 14 Tage vorher.

Wie plant man die Ankunft der Autos bei einer Automesse?

Teile jedem Aussteller ein konkretes Zeitfenster von 15 bis 30 Minuten zu. Bestätige die Ankunftszeit 24 bis 48 Stunden vorher und sende gleichzeitig Standnummer, Zufahrt und Parkplan.

Wann sollte man die Technik und Beschilderung aufbauen?

Bereite Infoschilder, Namensschilder und Parkschilder spätestens 3 Tage vorher vor. Stelle Registrierung, Empfang, Beleuchtung und Funkgeräte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass auf und teste jedes Kartenlesegerät sowie alle Verlängerungskabel.

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