Cómo organizar un salón del automóvil sin perder el control

Empieza por fijar la fecha, el horario y el espacio disponible antes de contactar con expositores. Después cierra las inscripciones, recopila los datos de cada coche y convierte esa información en un plano de stands y un plan de aparcamiento. La semana anterior debes enviar las instrucciones de montaje, preparar la señalización, las acreditaciones y el registro. El día del salón, trabaja con una hora de llegada confirmada para cada vehículo y deja margen para montar antes de abrir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2
Preparar la lista de expositores
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Confirmar expositores
2 personas
8
Recoger la información de los coches
2 personas
9
Hacer el plano de puestos
2 personas
10
Asignar números de stand
11
Enviar las instrucciones de montaje
12
Elaborar el plan de aparcamiento
13
Diseñar la señalización
14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
15
Imprimir carteles informativos
16
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
17
Pedir el catering
18
Hacer la compra
2 personas
19
Confirmar la hora de llegada de los coches
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar la mesa de registro
2 personas
22
Montar el mostrador de recepción
2 personas
23
Marcar los suelos de los stands
3 personas
24
Montar mesas
3 personas
25
Colocar las sillas
3 personas
26
Instalar los paneles del stand
4 personas
27
Conectar la iluminación
2 personas
28
Ocultar los alargadores
2 personas
29
Colgar los paneles informativos
2 personas
30
Colocar la señalización
2 personas
31
Recibir a los expositores
3 personas
32
Guiar los coches hasta los stands
4 personas
33
Colocar los coches en los stands
4 personas
34
Cerrar los coches de forma segura
2 personas
35
Actualizar la información del coche
2 personas
36
Dejar los folletos listos por stand
2 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Preparar los aperitivos
2 personas
39
Realizar la iluminación de prueba
2 personas
40
Comprobar los baños
41
Comprobar la entrada y la ruta
2 personas

Evento

42
Registrar a los visitantes
3 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
44
Repartir el programa
2 personas
45
Responder las preguntas de la ruta
2 personas
46
Apoyar a los expositores
2 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Comprobar la iluminación periódicamente
54
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
55
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

56
Recoger las bebidas y los aperitivos
3 personas
57
Recoger material promocional
3 personas
58
Guiar los coches de los stands
4 personas
59
Desmontar las paredes del stand
4 personas
60
Apilar mesas y sillas
3 personas
61
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Barrer los suelos
2 personas
65
Fregar los suelos
2 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Recoger objetos perdidos
68
Inventariar materiales
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Guardar los restos refrigerados
71
Devolver los objetos del lugar
2 personas
72
Informar a los expositores sobre la salida
73
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mostradores de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 6
Paredes para standscant. 12
Postes separadorescant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Manteles para mesascant. 12
Señales de aparcamientocant. 10
Esteras de suelocant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Datáfonoscant. 2
Impresora de etiquetas
Impresora
Candados para portátilescant. 2
Cargadores móvilescant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Focos LEDcant. 8
Megáfono de mano
Walkie-talkiescant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Micrófonos de mesacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 12

Decoración

Banderas publicitariascant. 6
Banderascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Soportes para panelescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 30
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Cafécant. 2
Té
Compras

Artículos de papel

Folletos del programacant. 150
Tarjetas de standcant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Entradascant. 200
Credenciales de expositorcant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Tarjetas para cochecant. 20
Sobrescant. 100
Etiquetas adhesivascant. 200

Limpieza

Papeleracant. 12
Papelera para puestoscant. 12
Aspiradora
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzas de servircant. 6
Placas refrigerantescant. 6
Jarras de aguacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 24

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 12
Señales de advertenciacant. 8
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 4
Extintorescant. 4

Otros

Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 100
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Grapascant. 6
Portapapelescant. 6
Contenedores rodantescant. 4
Carros de transportecant. 4

Consejos

Cierra la lista de expositores al menos 10 días antes. Necesitas saber cuántos coches llegan, qué espacio ocupa cada uno y qué necesidades de alimentación han indicado antes de dibujar el plano de puestos.
Envía el plano, el número de stand y las instrucciones de montaje entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada de los coches, el acceso de descarga y las normas para colocar mesas, sillas y paredes de stand.
Prepara el aparcamiento y la señalización con un recorrido claro desde la entrada hasta el registro. Coloca las señales antes de que lleguen los primeros vehículos y reserva una zona para coches que todavía estén esperando instrucciones.
Monta la recepción y la mesa de registro al menos 90 minutos antes de abrir. Comprueba el portátil, las tablets, los datáfonos, la impresora de etiquetas y los cargadores; una lista en papel evita que una avería bloquee la entrada.
Pide el catering con las preferencias dietéticas ya consolidadas y enfría las bebidas la víspera. Calcula como referencia dos vasos por persona para la primera hora y deja café, té, tazas, vasos y platos listos antes del montaje final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un salón del automóvil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el espacio, fijar horarios y preparar la convocatoria de expositores. Cierra la distribución de stands y el aparcamiento al menos 10 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar los expositores y los coches?: Confirma a los expositores entre 10 y 14 días antes y solicita los datos de cada coche en ese momento. La hora exacta de llegada debe quedar cerrada como máximo 3 días antes del salón.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un salón del automóvil?: Reserva como mínimo 3 horas de montaje si hay varios stands, mesas y señalización. La recepción, el registro y las comprobaciones de equipos deberían estar terminados 90 minutos antes de abrir.
¿Qué se suele olvidar al organizar un salón del automóvil?: A menudo se olvidan los cables alargadores, las regletas, los cargadores y la impresora de etiquetas para el registro. También conviene preparar con 24 horas de antelación las pulseras, entradas, tarjetas de nombre y carteles informativos.

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