Organiser un salon de l’aquarium sans rien laisser au hasard

Un salon de l’aquarium se prépare en deux volets : accueillir les visiteurs et garantir de bonnes conditions aux poissons. Commencez par réserver le lieu et fixer la date, puis recrutez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Le plan de salle, les besoins électriques, le transport des poissons et la préparation de l’eau doivent être réglés avant le montage. Les oublis les plus fréquents concernent le parking, les prises, les déchets et les consignes envoyées trop tard aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du salon
3
Recruter des exposants
2 personnes
4
Enregistrer les exposants
2 personnes
5
Attribuer les emplacements
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l'événement en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les infos de parking
11
Réserver des prises électriques
12
Réserver l’enlèvement des déchets
13
Commander le catering
14
Commander les imprimés
15
Créer le plan
2 personnes
16
Envoyer les consignes aux exposants
17
Fermer l’enregistrement des visiteurs
18
Imprimer la liste des participants
19
Faire les courses
2 personnes
20
Vérifier les aquariums
2 personnes
21
Préparer l'eau de l'aquarium
3 personnes
22
Étiqueter les caisses et le matériel
2 personnes
23
Préparer la table d'inscription
2 personnes
24
Imprimer les panneaux d'information
25
Préparer les poissons au transport
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer les structures d’aquarium
4 personnes
31
Installer les aquariums
5 personnes
32
Raccorder les filtres
3 personnes
33
Brancher l’éclairage
2 personnes
34
Accueillir les exposants
3 personnes
35
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
36
Décharger le matériel du stand
6 personnes
37
Laisser les animaux s'acclimater tranquillement
3 personnes
38
Placer les étiquettes près des aquariums
2 personnes
39
Installer la décoration
2 personnes
40
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
41
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Dégager les voies de circulation
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Vérifier les billets
2 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Assister les exposants
2 personnes
49
Vérifier les conditions de l’aquarium
2 personnes
50
Mesurer les paramètres de l’eau
2 personnes
51
Accompagner la démonstration
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Vérifier les poissons entre-temps
2 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes
61
Finaliser les ventes
2 personnes

Suivi

62
Emballer les animaux en toute sécurité
4 personnes
63
Faire décharger les exposants
4 personnes
64
Vider les aquariums
4 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Nettoyer les accessoires d’aquarium
3 personnes
74
Traiter les factures des exposants
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Structures d'aquariumqté 12
Comptoir d'inscription

Matériel d’aquarium

Aquariumsqté 24
Filtres d'aquariumqté 24
Chauffages d'aquariumqté 12
Éclairage de l’aquariumqté 24
Pompes à airqté 12
Pierres à airqté 24
Épuisettesqté 12
Seaux d'eauqté 12
Bidons d'eauqté 12
Tests de l'eauqté 4
Conditionneur d’eauqté 4
Gravier d’aquariumqté 12
Film de fondqté 12

Équipement

Rallongesqté 16
Multiprisesqté 16
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Diablesqté 2
Balancesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafesqté 6

Décoration

Bannières du salonqté 4
Panneaux de standqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez les prises électriques en même temps que la salle. Les aquariums, filtres, chauffages et pompes à air nécessitent un plan précis des rallonges et multiprises, à vérifier avant l’arrivée des exposants.
Fermez l’enregistrement des visiteurs assez tôt pour imprimer une liste fiable des participants. Préparez aussi le comptoir d’inscription, les panneaux d’information et les informations de parking avant le jour du salon.
Ne reportez pas la préparation de l’eau au matin même. Vérifiez les aquariums, les tests de l’eau, le conditionneur, les seaux et les bidons, puis étiquetez les caisses et le matériel pour éviter les erreurs au montage.
Envoyez aux exposants leur emplacement et leurs consignes après avoir créé le plan. Indiquez clairement les horaires d’installation, l’accès au lieu, le stationnement et le matériel électrique disponible.
Organisez le transport des poissons séparément du reste du matériel. Prévoyez les glacières, les contenants adaptés et un contrôle à l’arrivée, car une caisse non identifiée ou un retard de déchargement peut rapidement perturber l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’aquarium ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions, commander les imprimés et confirmer le catering.
Quand faut-il recruter les exposants pour un salon de l’aquarium ?: Commencez 6 à 10 semaines avant la date du salon. Une fois les exposants enregistrés, attribuez les emplacements et envoyez les consignes suffisamment tôt pour qu’ils puissent préparer leurs poissons et leur matériel.
Quand préparer l’eau des aquariums ?: Préparez-la et contrôlez-la dans les 24 à 48 heures précédant l’installation, selon le matériel et les besoins des poissons. Gardez les résultats des tests de l’eau disponibles pour pouvoir corriger rapidement un problème.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’aquarium ?: Vérifiez les aquariums, filtres, chauffages, éclairages, pompes à air, rallonges et multiprises. Contrôlez aussi la liste des participants, les panneaux, les caisses étiquetées, le catering et l’enlèvement des déchets.

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