Checklist pour organiser un salon de l’aquarium

Un salon de l’aquarium demande une préparation à la fois événementielle et technique. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions et le plan de salle, tout en garantissant des conditions correctes pour les poissons et les aquariums. Prévoyez aussi les branchements électriques, l’eau, le transport du matériel et l’accueil des visiteurs. Cette checklist regroupe les 76 tâches et 39 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être anticipées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date du salon
Recruter des exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Réserver des prises électriques
Réserver l’enlèvement des déchets
Commander le catering
Commander les imprimés
Créer le plan
2 personnes
Envoyer les consignes aux exposants
Fermer l’enregistrement des visiteurs
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les aquariums
2 personnes
Préparer l'eau de l'aquarium
3 personnes
Étiqueter les caisses et le matériel
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Imprimer les panneaux d'information
Préparer les poissons au transport
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les structures d’aquarium
4 personnes
Installer les aquariums
5 personnes
Raccorder les filtres
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Décharger le matériel du stand
6 personnes
Laisser les animaux s'acclimater tranquillement
3 personnes
Placer les étiquettes près des aquariums
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assister les exposants
2 personnes
Vérifier les conditions de l’aquarium
2 personnes
Mesurer les paramètres de l’eau
2 personnes
Accompagner la démonstration
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les poissons entre-temps
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Finaliser les ventes
2 personnes

Suivi

Emballer les animaux en toute sécurité
4 personnes
Faire décharger les exposants
4 personnes
Vider les aquariums
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les accessoires d’aquarium
3 personnes
Traiter les factures des exposants
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Structures d'aquariumqté 12
Comptoir d'inscription

Matériel d’aquarium

Aquariumsqté 24
Filtres d'aquariumqté 24
Chauffages d'aquariumqté 12
Éclairage de l’aquariumqté 24
Pompes à airqté 12
Pierres à airqté 24
Épuisettesqté 12
Seaux d'eauqté 12
Bidons d'eauqté 12
Tests de l'eauqté 4
Conditionneur d’eauqté 4
Gravier d’aquariumqté 12
Film de fondqté 12

Équipement

Rallongesqté 16
Multiprisesqté 16
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Diablesqté 2
Balancesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafesqté 6

Décoration

Bannières du salonqté 4
Panneaux de standqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez le lieu plusieurs mois à l’avance : les exposants ont besoin de temps pour confirmer leur présence et organiser le transport des poissons.
Demandez les besoins électriques de chaque exposant avant d’attribuer les emplacements. Réservez les prises, prévoyez les rallonges et répartissez les multiprises pour éviter une surcharge le jour du salon.
Préparez l’eau, les aquariums, les filtres, les chauffages et l’éclairage avant l’arrivée des exposants. Gardez des seaux, des bidons d’eau et des tests de l’eau accessibles pendant toute l’installation.
Communiquez les consignes de transport et d’installation au moins une semaine avant l’événement. Indiquez notamment les horaires d’arrivée, le stationnement, les accès pour les diables et l’emplacement de chaque stand.
Fermez les inscriptions visiteurs à l’avance et imprimez la liste des participants. Installez la table d’inscription, les panneaux d’information et les terminaux de paiement avant l’ouverture des portes, idéalement 60 minutes plus tôt.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’aquarium ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions et commander le catering ainsi que les imprimés.
Quand faut-il préparer les aquariums pour un salon ?: Vérifiez le matériel au moins 24 heures avant l’installation et préparez l’eau selon les besoins des aquariums. Contrôlez ensuite la température, la filtration et les branchements avant l’arrivée des poissons.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez les consignes définitives 7 à 10 jours avant le salon. Ajoutez le plan, l’emplacement attribué, les horaires d’arrivée, les informations de parking et les besoins électriques confirmés.
Quand transporter les poissons vers le salon ?: Organisez le transport le plus près possible de l’ouverture, en prévoyant une arrivée au moins 2 heures avant l’accueil du public. Ce délai laisse le temps d’installer les aquariums et de vérifier les paramètres de l’eau.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.