Cómo organizar una feria de acuarios sin imprevistos

Una feria de acuarios necesita más coordinación que una exposición con mesas y carteles. Primero se cierra el lugar y la fecha; después se captan los expositores, se distribuyen los puestos y se resuelven electricidad, residuos y aparcamiento. Durante la última semana conviene concentrarse en el registro, la impresión de información y la preparación del agua. El día anterior, revisa cada acuario y organiza el transporte de los peces para evitar prisas y cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha de la feria
3
Captar expositores
2 personas
4
Registrar expositores
2 personas
5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar evento en línea
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar la información de aparcamiento
11
Reservar puntos de electricidad
12
Reservar recogida de residuos
13
Pedir el catering
14
Encargar material impreso
15
Hacer el plano
2 personas
16
Enviar las instrucciones a los expositores
17
Cerrar el registro de visitantes
18
Imprimir la lista de participantes
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprobar los acuarios
2 personas
21
Preparar el agua del acuario
3 personas
22
Etiquetar cajas y materiales
2 personas
23
Preparar la mesa de registro
2 personas
24
Imprimir los carteles informativos
25
Preparar los peces para el transporte
3 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Colocar las estanterías del acuario
4 personas
31
Colocar acuarios
5 personas
32
Conectar filtros
3 personas
33
Conectar la iluminación
2 personas
34
Recibir a los expositores
3 personas
35
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
36
Descargar los materiales del stand
6 personas
37
Dejar que los animales se aclimaten con calma
3 personas
38
Colocar etiquetas en los acuarios
2 personas
39
Colgar la decoración
2 personas
40
Montar el mostrador de registro
2 personas
41
Preparar la restauración
2 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Despejar las rutas de paso
2 personas
44
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Comprobar las entradas
2 personas
47
Repartir el programa
2 personas
48
Asistir a los expositores
2 personas
49
Comprobar las condiciones del acuario
2 personas
50
Medir los valores del agua
2 personas
51
Guiar la demostración
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
58
Comprobar los peces de vez en cuando
2 personas
59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
61
Cerrar las transacciones de venta
2 personas

Seguimiento

62
Empaquetar a los animales de forma segura
4 personas
63
Dejar que los expositores descarguen
4 personas
64
Vaciar acuarios
4 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Lavar la vajilla
2 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Limpiar los suministros para acuario
3 personas
74
Gestionar las facturas de los expositores
75
Registrar objetos perdidos
76
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 40
Soportes para acuariocant. 12
Mostrador de registro

Suministros para acuario

Acuarioscant. 24
Filtros de acuariocant. 24
Calentadores de acuariocant. 12
Iluminación del acuariocant. 24
Bombas de airecant. 12
Piedras difusorascant. 24
Redes de recogidacant. 12
Cubos de aguacant. 12
Bidones de aguacant. 12
Pruebas de aguacant. 4
Acondicionador de aguacant. 4
Grava de acuariocant. 12
Lámina de fondocant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 16
Regletascant. 16
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2
Carretillas de manocant. 2
Básculascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarrascant. 6

Decoración

Banners de la feriacant. 4
Carteles de standcant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 2
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de los puestos al menos 10 días antes y envía las instrucciones a los expositores con horarios de montaje, ubicación, electricidad disponible y normas para los acuarios.
Reserva los puntos de electricidad y comprueba los alargadores, regletas, filtros, calentadores, bombas de aire e iluminación antes del montaje. Una prueba completa 24 horas antes detecta conexiones insuficientes o equipos que no funcionan.
Prepara el agua con tiempo: deja listos los bidones, cubos, acondicionador y pruebas de agua como mínimo el día anterior. Comprueba los parámetros antes de llenar los acuarios y anota cualquier ajuste necesario.
Organiza el transporte de los peces por cajas etiquetadas y prepara redes, recipientes y carretillas de mano en la zona de descarga. No dejes esta parte para la mañana de la feria: el traslado y la aclimatación requieren tiempo y espacio.
Cierra el registro de visitantes con antelación suficiente para imprimir la lista de participantes y preparar la mesa de registro. Coloca también los carteles informativos, los terminales de pago y las cajas registradoras antes de que lleguen los primeros expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de acuarios?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y fija la fecha al principio; deja las últimas 2 semanas para cerrar expositores, plano, electricidad, catering e instrucciones de montaje.
¿Cuándo hay que preparar el agua de los acuarios?: Prepara el agua el día anterior como mínimo y realiza las pruebas antes de instalar los peces. Así tendrás varias horas para corregir parámetros sin trabajar con los acuarios llenos de público alrededor.
¿Cuándo se debe cerrar el registro de visitantes?: Ciérralo entre 3 y 5 días antes si necesitas imprimir una lista de participantes o preparar acreditaciones. Mantén una pequeña cantidad de registros para gestionar cambios o inscripciones en la entrada.
¿Qué se suele olvidar en una feria de acuarios?: Lo más habitual es olvidar suficientes puntos de electricidad, recipientes para el agua, etiquetas para las cajas y espacio para descargar los peces. Haz una comprobación final 24 horas antes y asigna una persona responsable de cada zona.

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