Aquaristikmesse organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Messetag

Eine Aquaristikmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst sicherst du Termin und Location, dann planst du Aussteller, Standplätze und Versorgung. Bei Aquarien kommen zusätzlich Wasserqualität, Strom, Beleuchtung und der sichere Transport der Fische hinzu. Beginne mehrere Wochen vorher mit den Anmeldungen und schließe die Besucherregistrierung rechtzeitig. Der folgende Ablauf zeigt, welche Punkte häufig zu spät auffallen und was am Messetag vorbereitet sein muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Messetermin festlegen
3
Aussteller werben
2 Personen
4
Aussteller anmelden
2 Personen
5
Standplätze zuweisen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Online-Event veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Parkinformationen versenden
11
Stromanschlüsse reservieren
12
Abfallentsorgung reservieren
13
Catering bestellen
14
Drucksachen bestellen
15
Lageplan erstellen
2 Personen
16
Ausstelleranweisungen versenden
17
Besucherregistrierung schließen
18
Teilnehmerliste ausdrucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Aquarien überprüfen
2 Personen
21
Aquarienwasser vorbereiten
3 Personen
22
Kisten und Materialien beschriften
2 Personen
23
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
24
Infotafeln drucken
25
Fische transportbereit machen
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Aquariumgestelle aufstellen
4 Personen
31
Aquarien aufstellen
5 Personen
32
Filter anschließen
3 Personen
33
Beleuchtung anschließen
2 Personen
34
Aussteller empfangen
3 Personen
35
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
36
Standmaterialien ausladen
6 Personen
37
Tiere ruhig akklimatisieren lassen
3 Personen
38
Etiketten an Aquarien anbringen
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
2 Personen
40
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
41
Catering bereitstellen
2 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Laufwege freimachen
2 Personen
44
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

45
Besucher empfangen
3 Personen
46
Tickets kontrollieren
2 Personen
47
Programm verteilen
2 Personen
48
Aussteller betreuen
2 Personen
49
Aquarienbedingungen überprüfen
2 Personen
50
Wasserwerte messen
2 Personen
51
Vorführung begleiten
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Geschirr sammeln
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Fische zwischendurch kontrollieren
2 Personen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Besucher verabschieden
3 Personen
61
Verkaufstransaktionen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Tiere sicher verpacken
4 Personen
63
Aussteller ausladen lassen
4 Personen
64
Aquarien leeren
4 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
2 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Aquarienzubehör reinigen
3 Personen
74
Ausstellerrechnungen bearbeiten
75
Fundgegenstände registrieren
76
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 40
AquariengestelleAnz. 12
Registrierungstheke

Aquariumzubehör

AquarienAnz. 24
AquariumfilterAnz. 24
AquarienheizerAnz. 12
AquarienbeleuchtungAnz. 24
LuftpumpenAnz. 12
LuftsteineAnz. 24
KescherAnz. 12
WassereimerAnz. 12
WasserkanisterAnz. 12
WassertestsAnz. 4
WasseraufbereiterAnz. 4
AquariumkiesAnz. 12
HintergrundfolieAnz. 12

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 16
KühlboxenAnz. 4
KartenterminalsAnz. 2
KassenAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
WaagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaraffenAnz. 6

Dekoration

MessebannerAnz. 4
StandbeschilderungAnz. 24
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Location, Stromanschlüsse und Abfallentsorgung gemeinsam. Prüfe außerdem, ob für Auf- und Abbau ausreichend Zeit vor und nach der Messe im Mietzeitraum enthalten ist.
Lege Standplätze erst fest, wenn die Ausstelleranmeldungen ausreichend vollständig sind. Verschicke Lageplan, Parkinformationen und Ausstelleranweisungen spätestens eine Woche vor der Messe.
Bereite Aquariumwasser nicht erst am Messetag vor. Plane Wassertests, Wasseraufbereiter und ausreichend Wasserkanister ein und dokumentiere, welches Becken geprüft wurde.
Plane für den Registrierungstisch mehr als nur eine Teilnehmerliste ein: Registrierungstheke, Kartenterminals und Kassen müssen vor dem Einlass getestet werden. Drucke die endgültige Teilnehmerliste nach dem Anmeldeschluss aus.
Bereite Fische und Transportkisten getrennt vom allgemeinen Messeaufbau vor. Beschriftete Kisten, Kescher, Wassereimer, Luftpumpen und Verlängerungskabel verhindern, dass beim Einsetzen oder Umstellen etwas gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Aquaristikmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Messetermin und Ausstellerwerbung. Strom, Catering, Drucksachen und Abfallentsorgung solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich bestellen.
Wann sollte die Besucherregistrierung für eine Aquaristikmesse schließen?: Schließe die Registrierung etwa 3 bis 5 Tage vor der Messe, damit du Teilnehmerliste, Catering und Tischplanung noch zuverlässig anpassen kannst. Änderungen am Messetag solltest du nur noch am Registrierungstisch erfassen.
Wie bereitet man Aquarien für eine Messe vor?: Kontrolliere jedes Aquarium mindestens 24 Stunden vor dem Einsetzen oder Ausstellen auf Dichtigkeit, Temperatur und Wasserwerte. Filter, Heizer, Beleuchtung und Luftpumpen sollten vor dem Einlass angeschlossen und getestet sein.
Was muss am Messetag für den Fischtransport bereitliegen?: Halte pro Transportgruppe beschriftete Kisten, Wasserkanister, Wassereimer, Kescher und gegebenenfalls Luftpumpen bereit. Lege den Aufbau- und Einsetzzeitpunkt so fest, dass die Fische nicht länger als nötig in den Transportbehältern bleiben.

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