Zo organiseer je een aquariumbeurs

Begin met de locatie en datum; pas daarna kun je exposanten werven en standplaatsen indelen. Een aquariumbeurs vraagt meer voorbereiding dan een gewone markt, omdat je stroom, water, verlichting en veilig transport van vissen tegelijk moet regelen. Werk toe naar een vaste inschrijfdatum, zodat je de plattegrond, deelnemerslijst, catering en parkeerinformatie op tijd afrondt. Controleer in de laatste week alle aquariums en maak per stand duidelijk waar tafelruimte, stroom en materiaal komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Beursdatum vastleggen
3
Exposanten werven
2 personen
4
Exposanten inschrijven
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online evenement publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Stroompunten reserveren
12
Afvalinzameling reserveren
13
Catering bestellen
14
Drukwerk bestellen
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Exposanteninstructies versturen
17
Bezoekersregistratie sluiten
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Aquariums controleren
2 personen
21
Aquariumwater voorbereiden
3 personen
22
Kisten en materialen labelen
2 personen
23
Registratietafel voorbereiden
2 personen
24
Informatieborden printen
25
Vissen transportklaar maken
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Stroomvoorziening controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Aquariumstellingen plaatsen
4 personen
31
Aquariums plaatsen
5 personen
32
Filters aansluiten
3 personen
33
Verlichting aansluiten
2 personen
34
Exposanten ontvangen
3 personen
35
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
36
Standmaterialen uitladen
6 personen
37
Dieren rustig laten acclimatiseren
3 personen
38
Etiketten bij aquariums plaatsen
2 personen
39
Decoratie ophangen
2 personen
40
Registratiebalie inrichten
2 personen
41
Catering klaarzetten
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Looproutes vrijmaken
2 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Tickets controleren
2 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Exposanten assisteren
2 personen
49
Aquariumcondities controleren
2 personen
50
Waterwaarden meten
2 personen
51
Demonstratie begeleiden
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Vissen tussentijds controleren
2 personen
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
61
Verkooptransacties afronden
2 personen

Nazorg

62
Dieren veilig verpakken
4 personen
63
Exposanten laten uitladen
4 personen
64
Aquariums leegmaken
4 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Aquariumbenodigdheden reinigen
3 personen
74
Exposantenfacturen verwerken
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 40
Aquariumstellingenaantal 12
Registratiebalie

Aquariumbenodigdheden

Aquariumsaantal 24
Aquariumfiltersaantal 24
Aquariumverwarmersaantal 12
Aquariumverlichtingaantal 24
Luchtpompenaantal 12
Luchtstenenaantal 24
Schepnettenaantal 12
Wateremmersaantal 12
Waterjerrycansaantal 12
Watertestenaantal 4
Waterconditioneraantal 4
Aquariumgrindaantal 12
Achtergrondfolieaantal 12

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 16
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Kassa'saantal 2
Handtrucksaantal 2
Weegschalenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Beursbannersaantal 4
Standbordjesaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer stroompunten voordat je de standplaatsen toewijst. Tel per aquarium de benodigde apparatuur mee en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; zo voorkom je kabels over looppaden of te weinig aansluitingen.
Sluit de bezoekersregistratie enkele dagen voor de beurs. Druk daarna de deelnemerslijst af en maak de registratietafel compleet, zodat je op de ochtend zelf niet meer hoeft te zoeken naar aanmeldingen.
Maak de plattegrond pas definitief nadat exposanten zijn ingeschreven. Houd ruimte vrij voor aquariumstellingen, handtrucks, bezoekersstromen en een veilige plek voor kisten en transportmateriaal.
Bereid aquariumwater niet pas op de beursdag voor. Test het water vooraf, controleer filters, verwarmers, luchtpompen en verlichting en zet wateremmers, jerrycans en waterconditioner bij elkaar.
Stuur exposanteninstructies uiterlijk een week vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, parkeerroute, standnummer, beschikbare stroom en regels voor het transport van vissen; dat voorkomt losse vragen bij de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een aquariumbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en exposanten. Plan de definitieve standindeling en bezoekersinformatie uiterlijk 1 week voor de beurs.
Wanneer moet je exposanten inschrijven voor een aquariumbeurs?: Geef exposanten minimaal 4 weken inschrijftijd. Sluit de inschrijving daarna enkele dagen voor het evenement, zodat je de deelnemerslijst en plattegrond nog kunt afronden.
Hoe bereid je aquariums voor op een aquariumbeurs?: Controleer aquariums, filters, verwarmers, luchtpompen en verlichting minstens 2 dagen vooraf. Test het water en zet reservewater, waterconditioner en schepnetten klaar voordat de vissen arriveren.
Hoe voorkom je problemen met stroom op een aquariumbeurs?: Maak de stroomindeling minimaal 1 week vooraf en reserveer voldoende stroompunten per stand. Test verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw en houd kabels buiten de looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.