Organiser un salon de caravanes sans perdre le fil

Un salon de caravanes se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants et les contraintes du site. Commencez par fixer la date, le lieu et la circulation des caravanes avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les emplacements, le stationnement, l’accueil, le catering et les besoins électriques. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, tester l’enregistrement et vérifier que le matériel arrive dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Élaborer le plan du salon
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Attribuer l’espace de stand
2 personnes
5
Confirmer les exposants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Enregistrer les caravanes et les camping-cars
2 personnes
13
Rassembler le matériel de démonstration
2 personnes
14
Commander le matériel promotionnel
15
Imprimer le plan et le programme
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Tester l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Vérifier le site et l'entrée
2 personnes
22
Délimiter les emplacements
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les caravanes
4 personnes
25
Installer les parois des stands
4 personnes
26
Brancher l’électricité
2 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Installer la décoration du stand
4 personnes
29
Installer les bannières et la signalétique
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
32
Tester les machines à café
2 personnes
33
Répartir les brochures par stand
3 personnes
34
Refroidir les consommations
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
37
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
41
Distribuer les plans
2 personnes
42
Accompagner les présentations de caravanes
3 personnes
43
Faire fonctionner le matériel de démonstration
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Réapprovisionner les stands
2 personnes
51
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

54
Faire le check-out des exposants
3 personnes
55
Évacuer les caravanes et les camping-cars
4 personnes
56
Rassembler les brochures et le matériel promotionnel
3 personnes
57
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
58
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les parois du stand
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
65
Ranger le bureau d’accueil
2 personnes
66
Nettoyer les sols et les surfaces
3 personnes
67
Vérifier l’inventaire
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Stocker le matériel restant
2 personnes
70
Gérer les objets trouvés
71
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 20
Présentoirs à dépliantsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Parasolsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Microphones mainqté 2
Intervenants actifsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 8
Drapeauxqté 12
Nappesqté 16
Plantesqté 20
Arches de ballonsqté 4
Cadres d’affichesqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 3
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Bacs alimentairesqté 12

Catering

Courses

Bureau

Badges visiteursqté 600
Badges des exposantsqté 100
Porte-badgesqté 700
Lanières tour de couqté 700
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 20
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Boîtes d’agrafesqté 8
Étiquettesqté 500
Chemises de présentationqté 40
Enveloppesqté 200
Papier pour imprimanteqté 5
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Brochuresqté 1500
Programmes du salonqté 700
Cartes d'itinéraireqté 500
Cartes d’enquêteqté 300
Panneaux à feutreqté 6

Sécurité

Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12

Conseils

Dessinez le plan avant d’attribuer les stands : indiquez les emplacements des caravanes, les zones de circulation, l’entrée, le parking et les points d’alimentation électrique. Envoyez ce plan aux exposants avec leur confirmation.
Demandez les besoins de chaque exposant au moment de l’inscription, notamment la longueur de la caravane, l’accès électrique et le matériel de démonstration. Gardez une marge pour les véhicules qui arrivent avec quelques minutes de retard.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de préparer les badges, d’imprimer le programme, de transmettre les informations de parking et d’ajuster le catering.
Testez l’accueil avant l’ouverture : ordinateur, tablettes, imprimantes et terminaux de paiement doivent fonctionner au même endroit. Préparez aussi une solution papier si la connexion ou l’enregistrement tombe en panne.
Organisez l’installation en deux temps : délimitez d’abord les emplacements, puis installez les tables, chaises, parois et caravanes. Faites arriver le matériel de démonstration et les supports promotionnels avant l’ouverture des portes, idéalement 60 à 90 minutes plus tôt.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de caravanes ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour contacter les exposants, construire le plan, gérer les inscriptions et réserver le catering. Gardez les 10 derniers jours pour les confirmations, les badges, le programme et les informations pratiques.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de caravanes ?: Confirmez les exposants au plus tard 10 jours avant l’événement. Après cette date, modifiez seulement les détails indispensables afin de ne pas refaire les emplacements, les badges et le plan imprimé.
Comment organiser les emplacements des caravanes ?: Commencez par mesurer les dimensions disponibles et les voies de circulation, puis attribuez chaque emplacement sur un plan. Transmettez à chaque exposant son emplacement et les consignes de parking au moins 7 jours avant l’installation.
Que prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez un comptoir d’inscription avec les badges, le programme, un ordinateur ou une tablette et une solution de secours sur papier. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture et arrivez 60 minutes à l’avance le jour du salon.

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