Cómo organizar una feria de caravanas sin perder el control

Una feria de caravanas se organiza desde el plano, no desde la decoración. Primero fija la fecha y el recinto, calcula la circulación de caravanas y autocaravanas y reserva espacio para expositores, visitantes, registro y catering. Después confirma participantes, electricidad y demostraciones antes de imprimir el programa. El día anterior conviene revisar accesos, terreno y materiales; el montaje debe seguir un orden para que ningún vehículo bloquee los puestos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
2
Diseñar el plano de la feria
2 personas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Asignar espacio del stand
2 personas
5
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar la información de aparcamiento
10
Reservar el catering
2 personas
11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
12
Registrar caravanas y autocaravanas
2 personas
13
Recopilar material de demostración
2 personas
14
Pedir material promocional
15
Imprimir plano y programa
2 personas
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Probar el registro de visitantes
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Llevar materiales al lugar
3 personas
21
Comprobar el terreno y la entrada
2 personas
22
Marcar los puestos
3 personas
23
Montar mesas y sillas
4 personas
24
Colocar caravanas
4 personas
25
Instalar los paneles del stand
4 personas
26
Conectar la corriente
2 personas
27
Colgar la iluminación
3 personas
28
Colocar la decoración del stand
4 personas
29
Colocar banners y señalización
3 personas
30
Montar el mostrador de registro
2 personas
31
Montar el espacio de catering
3 personas
32
Probar las cafeteras
2 personas
33
Distribuir folletos por stand
3 personas
34
Enfriar las consumiciones
2 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
37
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

38
Recibir a los expositores
3 personas
39
Registrar a los visitantes
4 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
41
Repartir planos
2 personas
42
Coordinar las presentaciones de caravanes
3 personas
43
Manejar el equipo de demostración
2 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Servir aperitivos
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Comprobar los baños
50
Reponer el stock en los puestos
2 personas
51
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
52
Registrar objetos perdidos
53
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

54
Registrar la salida de los expositores
3 personas
55
Retirar caravanas y autocaravanas
4 personas
56
Recopilar folletos y material promocional
3 personas
57
Recoger vajilla y vasos
3 personas
58
Clasificar y retirar residuos
3 personas
59
Desmontar mesas y sillas
4 personas
60
Desmontar las paredes del stand
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar la zona de catering
2 personas
65
Recoger el mostrador de registro
2 personas
66
Limpiar suelos y superficies
3 personas
67
Comprobar el inventario
2 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
70
Gestionar objetos perdidos
71
Realizar la inspección final del lugar
2 personas
72
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 8
Paredes para standscant. 20
Expositores para folletoscant. 12
Percheroscant. 4
Sombrillascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Datáfonoscant. 3
Impresorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces activoscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Banners de empresacant. 8
Banderascant. 12
Mantelescant. 16
Plantascant. 20
Arcos de globoscant. 4
Marcos para pósterescant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Pizarrascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Focos LEDcant. 10
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 30
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Bandejas de comidacant. 12

Catering

Compras

Oficina

Credenciales para visitantescant. 600
Credenciales de expositorescant. 100
Portabadgescant. 700
Cordones identificativoscant. 700
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 20
Bloc de notascant. 20
Cinta adhesivacant. 12
Tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Cajas de grapascant. 8
Etiquetascant. 500
Carpetas de presentacióncant. 40
Sobrescant. 200
Papel para impresoracant. 5
Rollos de reciboscant. 12
Folletoscant. 1500
Programas de feriacant. 700
Mapas de rutacant. 500
Tarjetas de encuestacant. 300
Pizarras de rotuladorcant. 6

Seguridad

Conoscant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Consejos

Empieza el plano con las medidas reales del recinto y deja pasillos de circulación antes de asignar los stands. Marca también la entrada, el registro, el aparcamiento y la zona de catering para evitar cruces durante la llegada.
Contacta con los expositores con varias semanas de margen y pide por escrito las medidas del vehículo, las necesidades eléctricas y el material de demostración. Así puedes cerrar la distribución antes de imprimir el plano y el programa.
No dejes la electricidad para el montaje: comprueba previamente los puntos disponibles y calcula cables alargadores y regletas por zona. Prueba también el portátil, las tablets, los datáfonos y las impresoras del registro antes de abrir.
Envía la información de aparcamiento junto con la invitación o la confirmación de inscripción, no el mismo día. Incluye el acceso, el lugar de descarga y la hora recomendada de llegada para que las caravanas no se acumulen en la entrada.
Reserva el catering según las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. El día del evento coloca mesas de buffet, máquinas de café, termos, vasos y platos separados del mostrador de registro para mantener ambas zonas despejadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de caravanas?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Deja cerrados durante las primeras 4 semanas el recinto, el plano provisional y los expositores; reserva después el catering y el equipo que dependa de disponibilidad.
¿Cuándo hay que asignar los stands a los expositores?: Asigna los espacios cuando hayas recibido las medidas de todos los vehículos y sus necesidades eléctricas, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Envía entonces un plano confirmado para evitar cambios durante el montaje.
¿Cómo se organiza la llegada de caravanas y autocaravanas?: Define una entrada única, una zona de descarga y un aparcamiento separado, y comunica las instrucciones al menos 7 días antes. Programa la llegada de expositores 2 o 3 horas antes de la apertura para colocar caravanas, paneles y material sin público.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de caravanas?: Revisa el terreno, la entrada, los puntos de electricidad, el registro y todo el material impreso entre 12 y 24 horas antes. Deja agrupados mesas, sillas, paredes de stand, cables y equipos para que el montaje pueda empezar sin buscar suministros.

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