Caravan-Messe organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Aufbau

Bei einer Caravan-Messe entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Veranstaltungstag. Lege zuerst Termin, Gelände und Messeplan fest, bevor du Standbetreiber ansprichst und Flächen verteilst. Danach folgen Anmeldungen, Fahrzeugdaten, Catering, Stromanschlüsse und Besucherregistrierung. Plane den Aufbau so, dass Wohnwagen, Wohnmobile, Standwände und Technik nicht gleichzeitig im Weg stehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
2
Messeplan ausarbeiten
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Standfläche zuweisen
2 Personen
5
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Parkinformationen versenden
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
12
Wohnwagen und Wohnmobile anmelden
2 Personen
13
Demonstrationsmaterial sammeln
2 Personen
14
Werbematerial bestellen
15
Lageplan und Programm drucken
2 Personen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Besucherregistrierung testen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
21
Gelände und Eingang kontrollieren
2 Personen
22
Standplätze markieren
3 Personen
23
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
24
Wohnwagen aufstellen
4 Personen
25
Standwände aufstellen
4 Personen
26
Strom anschließen
2 Personen
27
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
28
Standdekoration anbringen
4 Personen
29
Banner und Beschilderung anbringen
3 Personen
30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
31
Cateringbereich einrichten
3 Personen
32
Kaffeemaschinen testen
2 Personen
33
Broschüren pro Stand verteilen
3 Personen
34
Getränke kühlen
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
3 Personen
36
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
37
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

38
Aussteller empfangen
3 Personen
39
Besucher registrieren
4 Personen
40
Besucher begrüßen
2 Personen
41
Pläne verteilen
2 Personen
42
Caravan-Präsentationen betreuen
3 Personen
43
Demoausrüstung bedienen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
45
Snacks servieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
50
Bestände an den Ständen auffüllen
2 Personen
51
Besucherfragen beantworten
2 Personen
52
Verlorene Gegenstände erfassen
53
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

54
Standbetreiber auschecken
3 Personen
55
Wohnwagen und Wohnmobile abtransportieren
4 Personen
56
Broschüren und Werbematerial sammeln
3 Personen
57
Geschirr und Gläser einsammeln
3 Personen
58
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
60
Standwände abbauen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Geräte ausschalten
2 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Cateringbereich reinigen
2 Personen
65
Registrierungstheke aufräumen
2 Personen
66
Böden und Oberflächen reinigen
3 Personen
67
Inventar prüfen
2 Personen
68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
70
Fundsachen bearbeiten
71
Abschlusskontrolle der Location durchführen
2 Personen
72
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 8
StandwändeAnz. 20
ProspektständerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
SonnenschirmeAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
DruckerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
HandmikrofoneAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

FirmenbannerAnz. 8
FahnenAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
PflanzenAnz. 20
BallonbögenAnz. 4
PosterrrahmenAnz. 12
WegweiserAnz. 16
KreidetafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-SpotsAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlmattenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Büro

BesucherbadgesAnz. 600
Standnummern-BadgesAnz. 100
BadgehalterAnz. 700
LanyardsAnz. 700
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
MarkerAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
KlebebandAnz. 12
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammerboxenAnz. 8
EtikettenAnz. 500
PräsentationsmappenAnz. 40
UmschlägeAnz. 200
DruckerpapierAnz. 5
KassenbonrollenAnz. 12
BroschürenAnz. 1500
MesseprogrammeAnz. 700
RoutenpläneAnz. 500
FragekartenAnz. 300
Whiteboards mit MarkernAnz. 6

Sicherheit

KegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Messeplan. Für Standbetreiber, Catering und gedruckte Lagepläne brauchst du feste Zusagen, bevor du die Einladungen verschickst.
Erfasse bei jeder Anmeldung neben dem Ansprechpartner auch die Anzahl und Größe der Wohnwagen oder Wohnmobile. Weise die Standfläche erst danach verbindlich zu und verschicke die Bestätigung spätestens 3 Wochen vor der Messe.
Schicke Parkinformationen 7 bis 10 Tage vorher zusammen mit Anfahrtsplan, Aufbauzeit und Ansprechpartner. Gerade bei großen Fahrzeugen werden Einfahrt, Rangierfläche und ein geeigneter Untergrund häufig zu spät geklärt.
Prüfe die Stromanschlüsse vor dem Aufbau und plane Verlängerungskabel, Kühlschränke, Kaffeemaschinen sowie Wasserkocher nach Standbereich ein. Teste Laptop, Tablets, Kartenlesegeräte, Drucker und Besucherregistrierung mindestens am Vortag.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 2 bis 3 Stunden für den Aufbau ein. Markiere zuerst die Standplätze, stelle danach Standwände und Mobiliar auf und kontrolliere anschließend Eingang, Registrierung, Lautsprecher, Prospektständer und Namensschilder.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Caravan-Messe planen?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 3 Wochen für verbindliche Standzusagen, Anmeldungen, Parkinformationen und die Bestellung von Werbematerial.
Wie verteilt man die Standplätze bei einer Caravan-Messe?: Erfasse zuerst Fahrzeugtyp und benötigte Fläche jedes Ausstellers. Erstelle daraus einen Lageplan mit Fahrgassen und Rangierflächen und verschicke die endgültige Standzuweisung spätestens 3 Wochen vor der Messe.
Wann sollte man Catering und Strom für eine Caravan-Messe organisieren?: Reserviere das Catering etwa 6 bis 8 Wochen vorher und bestätige die erwartete Personenzahl spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung. Die Stromanschlüsse sollten mindestens 2 Wochen vorher geprüft und am Vortag erneut getestet werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Caravan-Messe?: Rechne für einen kleinen bis mittleren Aufbau mit mindestens 2 bis 3 Stunden, bei vielen Fahrzeugen eher mit einem halben Tag. Markiere zuerst die Stellplätze, stelle danach Fahrzeuge und Standwände auf und bringe Technik sowie Registrierung zuletzt an ihren Platz.

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