Zo organiseer je een caravanbeurs zonder gedoe

Begin met de beursdatum, locatie en beschikbare standruimte; die bepalen de rest van je planning. Werk daarna de plattegrond uit, benader standhouders en leg per stand vast hoeveel ruimte, stroom en materiaal nodig is. Regel bezoekersregistratie, catering en parkeerinformatie uiterlijk enkele weken vooraf. In de laatste dagen controleer je caravans, demonstratiemateriaal, drukwerk en techniek. Op de opbouwdag werk je van terrein en stroom naar standwanden, caravans, ontvangst en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond uitwerken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Standruimte toewijzen
2 personen
5
Standhouders bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Caravans en campers aanmelden
2 personen
13
Demonstratiemateriaal verzamelen
2 personen
14
Promotiemateriaal bestellen
15
Plattegrond en programma drukken
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Bezoekersregistratie testen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Terrein en entree controleren
2 personen
22
Standplaatsen uitzetten
3 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Caravans opstellen
4 personen
25
Standwanden plaatsen
4 personen
26
Stroom aansluiten
2 personen
27
Verlichting ophangen
3 personen
28
Standdecoratie aanbrengen
4 personen
29
Banners en bewegwijzering plaatsen
3 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Cateringruimte inrichten
3 personen
32
Koffieapparaten testen
2 personen
33
Brochures per stand verdelen
3 personen
34
Consumpties koelen
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
37
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

38
Standhouders ontvangen
3 personen
39
Bezoekers registreren
4 personen
40
Bezoekers verwelkomen
2 personen
41
Plattegronden uitdelen
2 personen
42
Caravanpresentaties begeleiden
3 personen
43
Demoapparatuur bedienen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Voorraad bij de stands aanvullen
2 personen
51
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
52
Verloren voorwerpen registreren
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

54
Standhouders uitchecken
3 personen
55
Caravans en campers afvoeren
4 personen
56
Brochures en promomateriaal verzamelen
3 personen
57
Servies en glazen inzamelen
3 personen
58
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
60
Standwanden afbreken
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
65
Registratiebalie opruimen
2 personen
66
Vloeren en oppervlakken schoonmaken
3 personen
67
Inventaris controleren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
70
Gevonden voorwerpen afhandelen
71
Locatie-eindcontrole uitvoeren
2 personen
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 20
Folderrekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Pinapparatenaantal 3
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handmicrofoonsaantal 2
Actieve speakersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 8
Vlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Plantenaantal 20
Ballonnenbogenaantal 4
Posterframesaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledspotsaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelmattenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Kantoor

Bezoekersbadgesaantal 600
Standhouderbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 700
Keycordsaantal 700
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Tapeaantal 12
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesdozenaantal 8
Etikettenaantal 500
Presentatiemappenaantal 40
Enveloppenaantal 200
Printerpapieraantal 5
Kassabonnenrollenaantal 12
Brochuresaantal 1500
Beursprogramma'saantal 700
Routekaartenaantal 500
Enquètekaartenaantal 300
Stiftenbordenaantal 6

Veiligheid

Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12

Tips

Maak de plattegrond voordat je standhouders definitief bevestigt. Houd rekening met rijroutes, draaicirkels en minimaal één vrije doorgang naar entree en uitgang.
Vraag standhouders uiterlijk vier weken vooraf om hun caravan- of campergegevens, stroombehoefte en demonstratiemateriaal. Zo voorkom je dat er op de opbouwdag geen passende plek of aansluiting is.
Test bezoekersregistratie, tablets, laptop, printers en pinapparaten minstens één week vooraf. Neem verlengkabels, stekkerdozen en een reserveoplossing mee; op een beurs is een ontbrekend stroompunt snel een knelpunt.
Verstuur parkeerinformatie samen met de uitnodiging en verzamel dieetwensen uiterlijk tien dagen voor de beurs. Reserveer catering op basis van het bevestigde aantal bezoekers en standhouders, niet alleen op basis van het aantal uitnodigingen.
Plan de opbouw in vaste volgorde: terrein controleren, standplaatsen uitzetten, standwanden plaatsen, tafels en stoelen klaarzetten en daarna caravans opstellen. Laat minstens twee personen de entree, registratiebalie en bewegwijzering controleren voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een caravanbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Leg uiterlijk 4 weken voor de beurs de standindeling en deelnamebevestigingen vast.
Wanneer moet ik caravans en campers aanmelden?: Vraag de gegevens uiterlijk 4 weken voor de beurs op, inclusief afmetingen en aankomsttijd. Gebruik die informatie om rijroutes, standplaatsen en de opbouwvolgorde te bepalen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een caravanbeurs?: Reken voor een beurs met standwanden, meerdere caravans en registratie op minimaal 4 tot 6 uur opbouw. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige controle van stroom, entree en bezoekersregistratie.
Wanneer moet ik catering voor een caravanbeurs regelen?: Reserveer catering uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig het aantal personen 7 tot 10 dagen voor de beurs. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat de bestelling nog aangepast kan worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.