Organiser un salon de la bande dessinée : la checklist complète

Un salon de la bande dessinée se prépare sur plusieurs fronts : salle, exposants, visiteurs, stands et accueil. Commence par confirmer la date, le lieu, les autorisations et l’assurance avant de communiquer publiquement. Ensuite, structure les inscriptions, le plan des stands et le programme, puis prépare les paiements, la signalétique et les équipes. Cette checklist de 77 tâches t’aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et la salle
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Collecter les coordonnées des exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan des stands
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les tarifs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver la sécurité
Préparer la procédure de caisse et de paiement par carte
2 personnes
Concevoir la signalétique
Imprimer les panneaux du programme
Imprimer la liste des exposants
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
Prévoir la monnaie en espèces
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager les stands de livres
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les panneaux du programme
2 personnes
Briefer l’équipe de l’entrée et du comptoir
3 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Guider les exposants
2 personnes
Annoncer le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Faire une tournée de la salle
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer les derniers visiteurs
Fermer l'entrée
2 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
3 personnes
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les stands de livres
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Trier le matériel emprunté
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Classer les factures et les reçus
Informer les exposants de la consigne
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 45
Tables pour les visiteursqté 6
Chaisesqté 80
Chaises pliantes pour les exposantsqté 50
Supports de présentationqté 20
Serre-livresqté 90
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Téléphones portablesqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 120
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pincesqté 4

Décoration

Nappesqté 50
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Affiches de personnages de dessin animéqté 20
Panneaux décoratifs avec texteqté 8
Numéros de tableqté 50
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes de table LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Désinfectantqté 4

Catering

Courses

Papeterie

Formulaires d’inscriptionqté 400
Brochures du programmeqté 400
Contrats des exposantsqté 60
Stylosqté 30
Post-itqté 20
Papier A4qté 2
Pochettes d’affichage A4qté 100
Étiquettes de prixqté 1000
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Braceletsqté 500
Étiquettes nominativesqté 100
Ruban de papierqté 12
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Cordeqté 4
Presse-papiersqté 6

Signalétique

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de toilettesqté 4
Bannière d’entrée

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4

Gestion de l’argent

Caisse d'argent liquideqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Formulaires de paiementqté 80

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Clés à moletteqté 2
Marteauqté 2
Mètres rubansqté 2
Attaches-câblesqté 200
Piles de rechangeqté 40

Conseils

Bloque la salle et vérifie les autorisations au moins 3 à 6 mois avant le salon. Demande aussi les conditions d’assurance et les horaires exacts d’accès pour l’installation.
Demande aux exposants leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et leurs contraintes de matériel dès l’inscription. Confirme ensuite chaque présence avant d’attribuer définitivement les numéros de stand.
Prépare le plan des stands avec les tables, les chaises et les supports de présentation, puis imprime une version pour l’équipe. Garde quelques places ou chaises pliantes en réserve pour les ajustements de dernière minute.
Ne laisse pas les paiements au jour de l’événement : teste les terminaux de paiement, prépare les tiroirs-caisses et prévois de la monnaie en espèces au moins la veille. Vérifie aussi les rallonges et multiprises avant l’ouverture.
Imprime la signalétique, le programme et la liste des exposants avant le montage. Trie les bracelets et badges par catégorie et organise un point de contact avec téléphones ou talkies-walkies pour les bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la bande dessinée ?: Prévois au minimum 3 mois pour un petit salon et plutôt 6 mois si plusieurs exposants ou autorisations sont nécessaires. Les réservations de salle, l’assurance et les invitations aux exposants doivent être lancées en premier.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la bande dessinée ?: Confirme les exposants 4 à 6 semaines avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et recueilli leurs coordonnées. Ce délai laisse le temps de finaliser le plan des stands, les numéros et la liste imprimée.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon de la bande dessinée ?: Pour un salon de taille moyenne, prévois au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour la caisse et 1 référent pour les exposants pendant les heures d’ouverture. Ajoute 2 à 4 personnes pour le montage, la signalétique et les changements de dernière minute.
Quand préparer les paiements et la monnaie pour le salon ?: Teste les terminaux de paiement et prépare les tiroirs-caisses la veille. Prévois également la monnaie en espèces avant l’ouverture, puis désigne une seule personne responsable du suivi de la caisse pendant chaque créneau.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.