Organiser un salon d'information, étape par étape
Un salon d'information se prépare d'abord avec une date, un lieu adapté et une liste claire des organisations participantes. Ensuite, structurez les inscriptions, répartissez les exposants et construisez un programme facile à suivre. Les difficultés apparaissent souvent dans les dernières semaines : informations incomplètes, besoins alimentaires oubliés, accès mal expliqués ou matériel audiovisuel non testé. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu'aux dernières consignes envoyées aux exposants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations et les déclarations
- 3
Contacter les organisations participantes
2 personnes
- 4
Établir le formulaire d'inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Répartir les exposants
2 personnes
- 9
Créer le plan du marché
2 personnes
- 10
Établir le programme et les horaires d'ouverture
2 personnes
- 11
Envoyer la confirmation aux exposants
- 12
Préparer les informations de stationnement et d’accès
- 13
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 14
Établir le planning des bénévoles
- 15
Collecter les informations pour les exposants
2 personnes
- 16
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 17
Afficher les affiches de quartier
2 personnes
- 18
Faire réaliser les imprimés
- 19
Préparer la signalétique
2 personnes
- 20
Créer des badges nominatifs pour les exposants
- 21
Imprimer les formulaires d’inscription
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Vérifier le matériel
2 personnes
- 24
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
- 25
Envoyer les dernières informations aux exposants
Événement
- 26
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 27
Vérifier les espaces et le sol
2 personnes
- 28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Placer les numéros des stands
2 personnes
- 30
Installer la signalisation
2 personnes
- 31
Monter le comptoir d'information
2 personnes
- 32
Installer le point café et thé
2 personnes
- 33
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
- 34
Tester la technique
2 personnes
- 35
Accueillir les exposants
3 personnes
- 36
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
- 37
Distribuer les brochures et le matériel
2 personnes
- 38
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
- 39
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 40
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
- 41
Présenter le programme
- 42
Soutenir les exposants
2 personnes
- 43
Servir le café et le thé
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
- 45
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 46
Vider les poubelles
- 47
Vérifier les toilettes
- 48
Vérifier les stocks
- 49
Annoncer le programme du soir
- 50
Animer les séances d’information
2 personnes
- 51
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 53
Faire le check-out des exposants
2 personnes
- 54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 55
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 58
Emballer les restes
2 personnes
- 59
Faire la vaisselle
2 personnes
- 60
Rassembler les déchets
2 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 63
Rapporter le matériel
2 personnes
- 64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 65
Ranger les restes
2 personnes
- 66
Gérer les objets trouvés
- 67
Envoyer un message de remerciement
- 68
Archiver les photos et les fichiers
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 4
- Bureau d’information
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables nappéesqté 18
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Chargeursqté 4
- Clés USBqté 3
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 8
- Thermosqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Verres doseursqté 2
- Bacs à vaisselleqté 6
Décoration
- Nappesqté 18
- Panneau d’accueil
- Panneaux numérotés des standsqté 20
- Porte-nomsqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Drapeauxqté 8
- Mâts de drapeauqté 8
- Plantesqté 8
- Panneaux d’affichageqté 10
- Porte-affichesqté 12
- Guirlandesqté 10
- Bandes adhésivesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 6
Catering
- Courses
Papeterie
- Flyers du programmeqté 300
- Plansqté 250
- Formulaires d'inscriptionqté 200
- Enquêtesqté 150
- Badges nominatifsqté 40
- Blocs-notesqté 30
- Post-itqté 500
- Papier à photocopierqté 2
- Enveloppesqté 100
Fournitures de bureau
- Stylos à billeqté 80
- Marqueurs permanentsqté 24
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Crayonsqté 30
- Gommeqté 10
- Ciseauxqté 10
- Ruban adhésifqté 8
- Agrafeusesqté 4
- Agrafesqté 8
- Trombonesqté 4
- Presse-papiersqté 10
- Classeurs de rangementqté 12
- Classeursqté 6
- Étiquettesqté 4
- Calculatricesqté 2
Sécurité
- Passe-câblesqté 8
- Ruban de balisageqté 2
- Tapis antidérapantsqté 6
- Lampes de pocheqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
Transport
- Diablesqté 2
- Roll-containersqté 4
- Caissesqté 20
Conseils
- Commencez par bloquer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d'inviter qui que ce soit. Prévoyez cette vérification au moins 8 semaines avant le salon, car une déclaration manquante peut retarder toute l'organisation.
- Demandez dès l'inscription les coordonnées, les besoins alimentaires et le matériel demandé par chaque organisation. Fixez une date limite située 3 à 4 semaines avant l'événement pour pouvoir relancer les dossiers incomplets.
- Répartissez les exposants avant de créer le plan du salon : prévoyez une table, des chaises et un accès électrique lorsque cela est nécessaire. Envoyez le plan et les horaires d'ouverture avec la confirmation, idéalement 10 jours avant le jour J.
- Testez le vidéoprojecteur, l'écran, les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins une semaine à l'avance. Gardez aussi un ordinateur portable, un chargeur et une clé USB contenant les présentations au bureau d'information.
- Organisez les bénévoles par créneaux plutôt qu'avec une liste générale : accueil, orientation, café et thé, rangement et assistance technique. Prévoyez au minimum 2 personnes à l'accueil pendant la première heure et envoyez les dernières informations aux exposants 48 heures avant l'ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon d'information ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les organisations participantes, les autorisations, les inscriptions et le matériel doivent être confirmés avant les 2 dernières semaines, réservées aux relances et aux derniers ajustements.
- Quand envoyer les invitations pour un salon d'information ?
- Envoyez-les environ 6 semaines avant l'événement, dès que la date, le lieu et le formulaire d'inscription sont prêts. Fixez une date limite d'inscription 3 à 4 semaines avant le salon pour traiter les réponses et répartir les exposants.
- Combien de bénévoles faut-il pour un salon d'information ?
- Comptez au moins 1 bénévole pour l'accueil et l'orientation, puis ajoutez 1 personne pour chaque fonction occupée en continu, comme le café ou l'assistance technique. Pour un salon de taille moyenne, prévoyez généralement 4 à 6 bénévoles par créneau.
- Quand envoyer les dernières informations aux exposants ?
- Envoyez un récapitulatif 48 heures avant l'ouverture. Il doit rappeler les horaires, l'accès, le stationnement, l'emplacement de chaque stand, le contact sur place et les éventuelles consignes concernant le matériel ou les repas.
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