So organisierst du einen Informationsmarkt
Bei einem Informationsmarkt entscheidet die Reihenfolge: Zuerst stehen Termin, Ort und nötige Genehmigungen fest, danach kommen Organisationen, Anmeldung und Marktplan. Plane früh, wie viele Stände, Tische und Helfer du brauchst, damit Raumaufteilung und Betreuung zusammenpassen. Besucher benötigen klare Öffnungszeiten, Routen- und Parkhinweise. Häufig werden Technik, Beschilderung und die letzten Informationen für Standbetreiber erst kurz vor dem Termin geklärt – genau dann fehlen Kabel, Namensschilder oder Zuständigkeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 3
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Aussteller einteilen
2 Personen
- 9
Marktplan erstellen
2 Personen
- 10
Programm und Öffnungszeiten erstellen
2 Personen
- 11
Bestätigung an Standbetreiber senden
- 12
Park- und Routeninformationen erstellen
- 13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 14
Freiwilligenplan erstellen
- 15
Informationen für Standbetreiber sammeln
2 Personen
- 16
Werbung in sozialen Medien posten
- 17
Nachbarschaftsplakate aufhängen
2 Personen
- 18
Drucksachen anfertigen lassen
- 19
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 20
Namensschilder für Aussteller erstellen
- 21
Anmeldeformulare ausdrucken
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Materialien prüfen
2 Personen
- 24
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
- 25
Ausstellern letzte Informationen senden
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Räume und Boden kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 29
Standnummern anbringen
2 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Infotresen aufbauen
2 Personen
- 32
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 33
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 34
Technik testen
2 Personen
- 35
Aussteller empfangen
3 Personen
- 36
Standbetreiber zu den Ständen lotsen
2 Personen
- 37
Flyer und Materialien verteilen
2 Personen
- 38
Besucherempfang besetzen
2 Personen
- 39
Besucher begrüßen
2 Personen
- 40
Anmeldungen erfassen
2 Personen
- 41
Programm vorstellen
- 42
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
- 45
Snacks auffüllen
2 Personen
- 46
Mülleimer leeren
- 47
Toiletten kontrollieren
- 48
Bestand prüfen
- 49
Abendprogramm ankündigen
- 50
Informationssitzungen betreuen
2 Personen
- 51
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 52
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 53
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 54
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Geräte ausschalten
2 Personen
- 58
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Abfall sammeln
2 Personen
- 61
Location reinigen
3 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 65
Reste aufräumen
2 Personen
- 66
Fundsachen bearbeiten
- 67
Dankesnachricht versenden
- 68
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 4
- Informationsstand
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- Tischdecken-TischeAnz. 18
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadegeräteAnz. 4
- USB-SticksAnz. 3
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
- KannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- MessbecherAnz. 2
- SpülwannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- Willkommensschild
- StandnummernschilderAnz. 20
- NamensschildhalterAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- FahnenAnz. 8
- FlaggenstangenAnz. 8
- PflanzenAnz. 8
- PinnwändeAnz. 10
- PlakathalterAnz. 12
- GirlandenAnz. 10
- KlebestreifenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Papierwaren
- ProgrammflyerAnz. 300
- PläneAnz. 250
- AnmeldeformulareAnz. 200
- UmfragenAnz. 150
- NamensschilderAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 30
- KlebezettelAnz. 500
- KopierpapierAnz. 2
- UmschlägeAnz. 100
Büromaterial
- KugelschreiberAnz. 80
- PermanentmarkerAnz. 24
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
- BleistifteAnz. 30
- KaugummiAnz. 10
- ScherenAnz. 10
- KlebebandAnz. 8
- TackerAnz. 4
- KlammernAnz. 8
- BüroklammernAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 10
- AblagemappenAnz. 12
- OrdnerAnz. 6
- EtikettenAnz. 4
- TaschenrechnerAnz. 2
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Reinigung
- MülleimerAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
Transport
- SackkarrenAnz. 2
- RollcontainerAnz. 4
- KistenAnz. 20
Tipps
- Lege Termin und Ort zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Meldungen, bevor du Organisationen einlädst. So vermeidest du Absagen, wenn der Raum oder die Nutzung nicht zulässig ist.
- Gib den Organisationen eine feste Anmeldefrist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei Kontakt, Standbedarf, Ernährungswünsche und technische Anforderungen in einem Formular.
- Erstelle den Marktplan erst, wenn die Anmeldungen vorliegen, und rechne pro Stand mit ausreichend Tisch- und Bewegungsfläche. Teile Aussteller anschließend verbindlich ein und sende die Bestätigung spätestens 7 Tage vorher.
- Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und benenne für Aufbau, Empfang, Technik und Abbau jeweils eine verantwortliche Person. Ohne diese Zuordnung bleiben Informationsstand, Kaffee- und Teepunkt oder Beschilderung schnell unbesetzt.
- Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Präsentationsklicker mindestens einen Tag vorher. Lege Verlängerungskabel, Ladegeräte, USB-Sticks sowie Namensschilder und gedruckte Anmeldeformulare gesammelt am Informationsstand bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Informationsmarkt organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Genehmigungen und der Ansprache der Organisationen. Vier bis 6 Wochen vorher sollten Anmeldung und Einladungen laufen, die letzten Ausstellerinformationen gehen etwa 7 Tage vorher raus.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Informationsmarkt?
- Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer gleichzeitig einplanen: Empfang, Aufbau, Technik und Betreuung. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du entsprechend mehr Personen für den gesamten Tag.
- Wann erstellt man den Marktplan für einen Informationsmarkt?
- Erstelle den Marktplan nach Ablauf der Anmeldefrist, meist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. So kennst du die Zahl der Aussteller und kannst Tische, Stehtische, Stromanschlüsse und Laufwege sinnvoll verteilen.
- Was wird bei einem Informationsmarkt oft vergessen?
- Oft fehlen am Veranstaltungstag klare Park- und Routeninformationen, Namensschilder, Beschilderung und passende Verlängerungskabel. Prüfe Material und Technik spätestens am Vortag und sende Standbetreibern die letzten Hinweise 5 bis 7 Tage vorher.
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