Cómo organizar una feria informativa sin perder el control

Una feria informativa se organiza en este orden: primero se cierran la fecha, el lugar y los permisos; después se confirma quién participa y cómo se distribuirán los puestos. Con las inscripciones en marcha, puedes preparar el plano, los horarios, la difusión y el equipo. La parte que más se retrasa suele ser la información para los expositores y la coordinación de voluntarios. Este plan reúne 68 tareas y 88 materiales para llegar al día del evento con cada puesto, conexión y señalización previstos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
4
Redactar el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar puestos a los expositores
2 personas
9
Crear un plano del mercado
2 personas
10
Crear el programa y los horarios de apertura
2 personas
11
Enviar confirmación a los expositores
12
Preparar la información de aparcamiento y ruta
13
Reclutar voluntarios
2 personas
14
Crear el horario de voluntarios
15
Recopilar información para los expositores
2 personas
16
Publicar promoción en redes sociales
17
Colgar los carteles del vecindario
2 personas
18
Encargar material impreso
19
Preparar la señalización
2 personas
20
Crear tarjetas con nombre para los expositores
21
Imprimir formularios de inscripción
22
Hacer la compra
2 personas
23
Comprobar los materiales
2 personas
24
Preparar el punto de café y té
2 personas
25
Enviar la última información a los expositores

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar los espacios y el suelo
2 personas
28
Montar mesas y sillas
4 personas
29
Colocar números de stand
2 personas
30
Colocar la señalización
2 personas
31
Montar el mostrador de información
2 personas
32
Montar el punto de café y té
2 personas
33
Preparar el material de presentación
2 personas
34
Probar la técnica
2 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Dirigir a los expositores a sus stands
2 personas
37
Repartir folletos y materiales
2 personas
38
Atender el mostrador de visitantes
2 personas
39
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
40
Registrar inscripciones
2 personas
41
Presentar el programa
42
Apoyar a los expositores
2 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Rellenar las bebidas
45
Reponer los aperitivos
2 personas
46
Vaciar los contenedores de basura
47
Comprobar los baños
48
Comprobar el inventario
49
Anunciar el programa de la noche
50
Coordinar las sesiones informativas
2 personas
51
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
53
Registrar la salida de los expositores
2 personas
54
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

55
Reunir materiales del stand
4 personas
56
Recoger mesas y sillas
4 personas
57
Apagar el equipo
2 personas
58
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
59
Lavar la vajilla
2 personas
60
Recoger la basura
2 personas
61
Limpiar el lugar
3 personas
62
Limpiar los baños
2 personas
63
Devolver los materiales
2 personas
64
Devolver los objetos prestados
2 personas
65
Recoger los restos
2 personas
66
Gestionar objetos perdidos
67
Enviar mensaje de agradecimiento
68
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 80
Mesas altascant. 4
Punto de información
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2
Mesas con mantelcant. 18

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cargadorescant. 4
Memorias USBcant. 3
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cuencoscant. 12
Jarras medidorascant. 2
Cubetas para lavarcant. 6

Decoración

Mantelescant. 18
Cartel de bienvenida
Carteles con número de standcant. 20
Portanombrescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Banderascant. 8
Postes para banderascant. 8
Plantascant. 8
Tableros de corchocant. 10
Portapósterscant. 12
Guirnaldascant. 10
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Catering

Compras

Artículos de papel

Folletos del programacant. 300
Planoscant. 250
Formularios de inscripcióncant. 200
Encuestascant. 150
Tarjetas de nombrecant. 40
Bloc de notascant. 30
Notas adhesivascant. 500
Papel de copiacant. 2
Sobrescant. 100

Artículos de oficina

Bolígrafoscant. 80
Rotuladores permanentescant. 24
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Lápicescant. 30
Goma de borrarcant. 10
Tijerascant. 10
Cinta adhesivacant. 8
Grapadorascant. 4
Grapascant. 8
Clipscant. 4
Portapapelescant. 10
Carpetas de archivocant. 12
Carpetas archivadorascant. 6
Etiquetascant. 4
Calculadorascant. 2

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 8
Cinta de balizamientocant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Linternascant. 4

Limpieza

Papelelerascant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Transporte

Carros de manocant. 2
Contenedores rodantescant. 4
Cajonescant. 20

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y las notificaciones antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 6 semanas para confirmar permisos y comunicar a las organizaciones participantes qué espacio tendrán.
Envía el formulario de inscripción con una fecha límite clara, por ejemplo 3 semanas antes de la feria. Incluye las preferencias dietéticas y los datos que necesitas para preparar puestos, tarjetas con nombre y confirmaciones.
No esperes al último momento para hacer el plano: asigna los puestos cuando falten 2 semanas y comprueba que las mesas, sillas, mesas altas y el punto de información caben sin bloquear los recorridos.
Prepara un horario de voluntarios con turnos de 2 a 3 horas y entrega a cada persona una función concreta. Además de recibir al público, alguien debe controlar el punto de café y té, la señalización y las consultas de los expositores.
Haz una prueba técnica el día anterior con portátiles, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables alargadores y regletas. Lleva cargadores, memorias USB y un clic de presentación: son pequeños detalles que suelen faltar cuando comienza una charla.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?: Empieza entre 8 y 10 semanas antes. Dedica las primeras 2 semanas a fijar fecha, lugar y permisos; deja las últimas 2 para confirmar expositores, cerrar el plano, enviar la información final y revisar los materiales.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a los expositores?: Envíalas aproximadamente 6 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 3 semanas antes. Así tendrás tiempo para gestionar respuestas, recoger preferencias dietéticas, asignar puestos y enviar confirmaciones.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria informativa?: Calcula al menos 1 voluntario para el punto de información, 1 para apoyar a los expositores y 1 para cada zona con actividad o presentación simultánea. Para una feria pequeña, organiza turnos de 2 a 3 horas y prepara una persona de reserva.
¿Cuándo hay que enviar la información final a los expositores?: Envíala entre 5 y 7 días antes. Incluye el plano, los horarios de apertura, la ruta y el aparcamiento, el horario de montaje y el contacto del día; lleva también una copia impresa en el punto de información.

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