Zo organiseer je een informatiemarkt

Begin een informatiemarkt met de datum, locatie en randvoorwaarden, niet met de promotie. Controleer eerst vergunningen en meldingen en benader daarna organisaties met een duidelijke inschrijftermijn. Werk vervolgens de plattegrond, openingstijden, bezoekersroute en rolverdeling uit. Plan extra tijd voor standhoudersinformatie, techniek en de koffie- en theepauze: juist die details worden vaak pas in de laatste week geregeld. Met een vaste volgorde houd je overzicht over 68 taken en 88 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
4
Aanmeldformulier opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standhouders indelen
2 personen
9
Plattegrond van de markt maken
2 personen
10
Programma en openingstijden maken
2 personen
11
Bevestiging naar standhouders sturen
12
Parkeer- en routeinformatie maken
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligersrooster maken
15
Informatie voor standhouders verzamelen
2 personen
16
Promotie op sociale media plaatsen
17
Buurtposters ophangen
2 personen
18
Drukwerk laten maken
19
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
20
Naamkaartjes voor standhouders maken
21
Inschrijfformulieren printen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
25
Standhouders laatste informatie sturen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes en vloer controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
29
Standnummers plaatsen
2 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Informatiebalie opbouwen
2 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
33
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
34
Techniek testen
2 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Standhouders naar stands verwijzen
2 personen
37
Folders en materialen uitdelen
2 personen
38
Bezoekersbalie bemannen
2 personen
39
Bezoekers welkom heten
2 personen
40
Aanmeldingen registreren
2 personen
41
Programma toelichten
42
Standhouders ondersteunen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
45
Hapjes aanvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
47
Toiletten controleren
48
Voorraad controleren
49
Avondprogramma aankondigen
50
Informatiesessies begeleiden
2 personen
51
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Standhouders uitchecken
2 personen
54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

55
Standmaterialen verzamelen
4 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Overgebleven eten verpakken
2 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Locatie schoonmaken
3 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Materialen terugbrengen
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Restanten opruimen
2 personen
66
Gevonden voorwerpen afhandelen
67
Bedankbericht versturen
68
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Informatiebalie
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkleedtafelsaantal 18

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 4
USB-sticksaantal 3
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Maatbekersaantal 2
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Welkomstbord
Standnummerbordenaantal 20
Naambordhoudersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Vlaggenaantal 8
Vlaggenstokkenaantal 8
Plantenaantal 8
Prikbordenaantal 10
Posterhoudersaantal 12
Slingersaantal 10
Kleefstripsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Programmaflyersaantal 300
Plattegrondenaantal 250
Inschrijfformulierenaantal 200
Enquêtesaantal 150
Naamkaartjesaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
Kleefbriefjesaantal 500
Kopieerpapieraantal 2
Enveloppenaantal 100

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 80
Permanentmarkersaantal 24
Whiteboardmarkersaantal 12
Potlodenaantal 30
Gumaantal 10
Scharenaantal 10
Plakbandaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Paperclipsaantal 4
Klembordenaantal 10
Opbergmappenaantal 12
Ordnersaantal 6
Etikettenaantal 4
Rekenmachinesaantal 2

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Afzetlintaantal 2
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Transport

Steekwagensaantal 2
Rolcontainersaantal 4
Krattenaantal 20

Tips

Leg de inschrijving van organisaties uiterlijk 6 tot 8 weken voor de markt vast. Vraag meteen om contactgegevens, standbehoefte, stroomgebruik en informatie over presentaties, zodat je later geen indeling hoeft te herstellen.
Maak de plattegrond zodra de eerste standhouders zijn bevestigd. Houd bij tafels, stoelen en statafels rekening met loopruimte, de informatiebalie, afvalbakken en een duidelijke route vanaf de ingang.
Stuur standhouders uiterlijk 7 dagen vooraf één bevestiging met openingstijden, opbouwtijd, parkeer- en routeinformatie, hun plek en wat zij zelf moeten meenemen. Zo voorkom je losse telefoontjes op de ochtend zelf.
Test laptops, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon minstens 2 dagen vooraf op de locatie. Tel verlengkabels, stekkerdozen, opladers, USB-sticks en een presentatieklikker apart na; techniek ontbreekt vaak niet, maar de aansluiting wel.
Maak het koffie- en theepunt pas compleet na het tellen van deelnemers en vrijwilligers. Reken per aanwezige op minstens 2 kopjes tijdens een ochtendprogramma en controleer daarnaast kopjes, glazen, kannen, thermoskannen, waterkokers en koffiezetapparaten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatiemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om organisaties te benaderen, vergunningen of meldingen te controleren, een locatie vast te leggen en uitnodigingen te versturen. Plan de definitieve standindeling en het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel tijd kost het om een informatiemarkt op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het plaatsen van tafels, stoelen, bewegwijzering, naamkaartjes en techniek. Bij meer dan 15 standhouders of een programma met presentaties is 3 uur veiliger. Laat standhouders een vaste aankomsttijd krijgen, zodat niet iedereen tegelijk binnenkomt.
Wanneer stuur je de laatste informatie naar standhouders?: Stuur de laatste praktische informatie 5 tot 7 dagen vooraf en herhaal op de dag zelf alleen wijzigingen. Vermeld daarin de opbouwtijd, locatie, parkeerroute, plattegrond, contactpersoon en eventuele afspraken over laptops, presentaties of stroom.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een informatiemarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de informatiebalie, 1 persoon voor techniek en 1 aanspreekpunt voor standhouders. Bij meer dan 20 organisaties of meerdere zalen plan je daarnaast 1 vrijwilliger per 10 standhouders voor routevragen en praktische hulp.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.