Organiser un repas partagé sans oubli

Un repas partagé se prépare d’abord sur le papier : lieu, menu, portions et répartition des contributions. Ensuite, les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires et de confirmer le nombre de convives. La dernière semaine sert à verrouiller les courses, le matériel emprunté et l’organisation des bénévoles. Le jour J, prévoyez un temps distinct pour installer la salle, refroidir les boissons et préparer le buffet avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le menu et les portions
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Confirmer le nombre de participants
8
Établir la liste de courses
2 personnes
9
Confirmer les articles empruntés
10
Établir le plan de salle et la disposition des tables
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer les étiquettes alimentaires
13
Faire les courses
3 personnes
14
Trier les courses non périssables
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Laver et couper les légumes
4 personnes
17
Préparer la soupe
3 personnes
18
Préparer un plat de pâtes
4 personnes
19
Composer les salades
3 personnes
20
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
21
Portionner le dessert
2 personnes
22
Mettre les repas spéciaux à part
2 personnes
23
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
5 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Dresser les tables
4 personnes
27
Mettre en place le buffet et les étiquettes alimentaires
2 personnes
28
Installer le point boissons
2 personnes
29
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Accueillir les participants et présenter les règles de la maison
33
Ouvrir le buffet
2 personnes
34
Servir les plats
4 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
37
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
40
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

41
Faire la vaisselle
4 personnes
42
Nettoyer la cuisine
3 personnes
43
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
44
Collecter et trier les déchets
3 personnes
45
Passer la serpillière et fermer le lieu
3 personnes
46
Préparer les affaires
3 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Distribuer les restes
2 personnes
49
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Bol à soupeqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 60
Verres à boireqté 70
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Grandes marmitesqté 4
Poêlesqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Mesures à verserqté 4
Conteneurs alimentairesqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 60
Cartes de menuqté 6
Étiquettes alimentairesqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Nettoyage

Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Égouttoirsqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le repas. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre de participants, les allergies et les repas spéciaux avant d’établir les courses.
Calculez les portions à partir du nombre confirmé, et non du nombre invité. Gardez une liste séparée des repas spéciaux et mettez-les à part dès leur arrivée pour éviter les erreurs au buffet.
Réservez au moins 2 heures avant l’accueil pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, puis préparer les tables de buffet. Les nappes, les étiquettes alimentaires et les badges nominatifs sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez des glacières si le réfrigérateur du lieu est limité. Vérifiez aussi le nombre de verres, d’assiettes, de couverts et de bols avant de commencer la préparation.
Attribuez les bénévoles par créneau et par poste : cuisine, buffet, accueil et rangement. Faites confirmer les articles empruntés au plus tard 2 jours avant, notamment les grandes marmites, les bacs de maintien au chaud, les machines à café et les rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un repas partagé ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez le lieu et envoyez les invitations au début, puis clôturez les inscriptions environ 7 jours avant afin d’ajuster les portions et les achats.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Confirmez-le 5 à 7 jours avant le repas, après la date limite d’inscription. Faites une dernière vérification la veille uniquement pour les désistements ou les changements de besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un repas partagé ?: Comptez environ 2 heures avant l’arrivée des invités pour ouvrir la salle, disposer les tables et les chaises, installer le buffet et placer la vaisselle. Ajoutez 30 minutes si les boissons doivent encore être refroidies ou si la cuisine est à préparer sur place.
Comment gérer les allergies lors d’un repas partagé ?: Demandez les allergies et régimes alimentaires lors de l’inscription, au plus tard 7 jours avant l’événement. Préparez les portions concernées séparément, identifiez-les avec des étiquettes et gardez-les à part jusqu’au service.

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