So organisierst du eine Gemeinschaftsmahlzeit

Bei einer Gemeinschaftsmahlzeit entscheidet nicht nur das Menü über den Ablauf. Du brauchst früh Klarheit über Raum, Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Helfer, damit Einkauf und Vorbereitung zusammenpassen. Plane zuerst die verbindlichen Zahlen und den Zeitplan, danach Küche, Buffet und Sitzordnung. Besonders häufig werden Sondermahlzeiten, Kühlmöglichkeiten und ausreichend Geschirr erst am Veranstaltungstag bemerkt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Menü und Portionen festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Freiwillige einteilen
2 Personen
7
Teilnehmerzahl bestätigen
8
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
9
Geliehene Sachen bestätigen
10
Lageplan und Tischaufteilung erstellen
2 Personen
11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
12
Diätetiketten drucken
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
17
Suppe zubereiten
3 Personen
18
Pastagericht zubereiten
4 Personen
19
Salate zusammenstellen
3 Personen
20
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
21
Dessert portionieren
2 Personen
22
Diätmahlzeiten getrennt halten
2 Personen
23
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
25
Buffet-Tische aufbauen
3 Personen
26
Tische eindecken
4 Personen
27
Buffet- und Diätetiketten anbringen
2 Personen
28
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
29
Abfallstellen bereitstellen
2 Personen

Event

30
Gäste empfangen
3 Personen
31
Anwesenheit erfassen
2 Personen
32
Begrüßung und Hausregeln erläutern
33
Buffet eröffnen
2 Personen
34
Gerichte servieren
4 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Buffet auffüllen
3 Personen
37
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Reste sicher verpacken
3 Personen
40
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

41
Geschirr abwaschen
4 Personen
42
Küche reinigen
3 Personen
43
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
44
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
45
Location wischen und abschließen
3 Personen
46
Sachen einpacken
3 Personen
47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
48
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
49
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
SuppenschalenAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
TrinkgläserAnz. 70
KaffeebecherAnz. 50
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

Große KochtöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MesskannenAnz. 4
LebensmittelbehälterAnz. 20
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 60
SpeisekartenAnz. 6
DiätetikettenAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Reinigung

WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbtropfgitterAnz. 3
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Ort und prüfe spätestens zwei Wochen vorher, ob Tische, Stühle, Buffetische und ein Kleiderständer tatsächlich vorhanden sind. Kläre außerdem, wann du den Raum öffnen kannst und wie viele Steckdosen für Kaffeemaschinen und Wasserkocher verfügbar sind.
Lege Menü und Portionsgrößen erst fest, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Bestätige die Teilnehmerzahl etwa sieben Tage vorher und halte Diätmahlzeiten während Vorbereitung und Ausgabe getrennt.
Teile Freiwillige mit klaren Zeitfenstern ein: Für Gemüse, Suppe, Pastagericht, Salate, Brot und Dessert brauchst du eigene Zuständigkeiten. Plane mindestens 60 Minuten vor Beginn für Aufbau, Beschilderung und die Kontrolle des Buffets ein.
Erstelle die Einkaufsliste nach Haltbarkeit und Kühlung. Trockene Lebensmittel kannst du früher sortieren; Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden, während geschnittenes Gemüse und Salate erst am Veranstaltungstag vorbereitet werden.
Plane Geschirr nicht nur für das Hauptgericht: Rechne pro angemeldeter Person mit einem Dinner-Teller, einer Suppenschale, einem Dessertteller, einem Besteckset und einem Trinkglas. Stelle zusätzlich Servierschalen, -platten und ausreichend Servierbesteck ans Buffet, damit niemand mit Küchenbesteck aushelfen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Gemeinschaftsmahlzeit organisieren?: Beginne mindestens drei bis vier Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und den Einladungen. Sieben Tage vor dem Termin sollten Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Helfer und Einkaufsliste feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Gemeinschaftsmahlzeit?: Für eine kleine Mahlzeit solltest du mindestens vier Rollen besetzen: Küche, Buffet, Empfang beziehungsweise Sitzordnung und Abbau. Bei mehr als 30 Personen plane zusätzlich zwei Helfer für Ausgabe und Nachfüllen ein.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Person?: Rechne mit je einem Dinner-Teller, einer Suppenschale, einem Dessertteller, einem Besteckset und einem Trinkglas pro Person. Bei einer Veranstaltung mit mehr als 30 Gästen sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, besonders wenn nicht direkt gespült werden kann.
Wann bereite ich Suppe, Pasta und Salate vor?: Bereite haltbare Komponenten und die Suppe früh vor, aber stelle Salate und geschnittenes Gemüse möglichst erst am Veranstaltungstag zusammen. Getränke sollten mindestens zwei bis drei Stunden vorher gekühlt werden; das Buffet wird etwa 30 bis 60 Minuten vor Beginn aufgebaut.

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