Organiser un petit-déjeuner des sponsors sans rien oublier

Un petit-déjeuner des sponsors se prépare d’abord comme une rencontre professionnelle, puis comme un service de restauration matinal. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez les packs de sponsoring avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à ajuster le programme, les badges, le plan de table et les quantités de catering. La veille et le matin même, concentrez-vous sur l’accès, le froid, le café, l’accueil et le test de la présentation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer le programme
8
Informer les intervenants
9
Calculer les quantités de catering
10
Inventorier les fournitures
11
Faire les réservations
12
Créer des badges nominatifs
2 personnes
13
Élaborer le plan de table
14
Préparer la présentation
15
Tester la présentation
2 personnes
16
Confirmer les inscriptions
17
Marquer les repas diététiques
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
20
Organiser les clés et l’accès
21
Aérer la salle
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Dresser les tables
3 personnes
25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Installer le matériel de présentation
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Installer le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
30
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Distribuer les badges
2 personnes
33
Servir le café et le thé
3 personnes
34
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir les repas diététiques
2 personnes
37
Annoncer le programme
38
Accompagner les intervenants
39
Animer les questions et le temps de réseautage
2 personnes
40
Distribuer les cadeaux et le matériel
2 personnes
41
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

42
Rassembler la vaisselle
3 personnes
43
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
44
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
45
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Nettoyer l’espace
3 personnes
49
Emballer le matériel
2 personnes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Rendre les clés et les accès
52
Retourner les matériels
2 personnes
53
Stocker les restes en toute sécurité
54
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 6
Chaisesqté 60
Table d’accueil
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes à petit-déjeunerqté 60
Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de présentation

Décoration

Chemins de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Panneau d’accueil
Guirlandesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de préparer les invitations : prévoyez un espace pour l’accueil, le buffet, les tables rectangulaires et la présentation, avec au moins une prise accessible pour chaque machine à café ou bouilloire.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et marquez les repas concernés dès leur réception. Gardez une liste séparée des régimes alimentaires afin de ne pas devoir identifier les assiettes au dernier moment.
Calculez le catering à partir du nombre d’inscrits confirmés, puis ajoutez une petite marge. Prévoyez notamment assez de tasses, verres, couverts, plateaux, pinces de service et thermos pour éviter de laver ou déplacer du matériel pendant l’accueil.
Testez la présentation avant l’arrivée des sponsors : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, rallonges et multiprises doivent être branchés et vérifiés ensemble. Faites aussi un essai avec la salle éclairée comme elle le sera pendant le petit-déjeuner.
Organisez l’accès et l’installation dans cet ordre le matin : récupérer les clés, aérer la salle, installer tables et chaises, dresser le buffet, préparer la table d’accueil, puis placer badges et porte-noms. Gardez les produits réfrigérés au frais jusqu’au moment du service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un petit-déjeuner des sponsors ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer les repas, les badges, le plan de table et les quantités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures le matin même pour l’accès, l’aération, les tables, les chaises, le buffet, l’accueil et la présentation. Ajoutez 30 minutes si le matériel audiovisuel n’a pas été testé la veille.
Comment gérer les besoins alimentaires des sponsors ?: Demandez-les directement lors de l’inscription et arrêtez la liste 5 à 7 jours avant le petit-déjeuner. Marquez chaque repas particulier et conservez-les séparément jusqu’au dressage des tables.
Que faut-il vérifier la veille d’un petit-déjeuner des sponsors ?: Vérifiez les inscriptions confirmées, le programme, les intervenants, les fournitures et les réservations la veille. Contrôlez aussi les clés, le matériel de présentation, les produits réfrigérés et les quantités prévues avant la fermeture du lieu.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.