Cómo organizar un desayuno de patrocinadores sin imprevistos
Un desayuno de patrocinadores funciona cuando la parte comercial, el programa y la logística avanzan en el mismo orden. Empieza cerrando fecha y lugar, prepara los paquetes de patrocinio y envía las invitaciones con tiempo para poder gestionar inscripciones y preferencias dietéticas. Después confirma ponentes, cantidades y reservas. El día anterior deja listas las acreditaciones, la presentación y los productos refrigerados; el mismo día céntrate en el acceso, el montaje y la prueba técnica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Preparar paquetes de patrocinio
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar el programa
- 8
Informar a los ponentes
- 9
Calcular las cantidades de catering
- 10
Inventariar los suministros
- 11
Hacer reservas
- 12
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 13
Planificar la distribución de las mesas
- 14
Preparar la presentación
- 15
Probar la presentación
2 personas
- 16
Confirmar inscripciones
- 17
Marcar las comidas de dieta
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
- 20
Gestionar llaves y acceso
- 21
Ventilar el espacio
- 22
Montar mesas
3 personas
- 23
Colocar las sillas
3 personas
- 24
Poner la mesa
3 personas
- 25
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Preparar el material de presentación
2 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Montar el buffet de desayuno
3 personas
- 30
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los invitados
3 personas
- 32
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 33
Servir café y té
3 personas
- 34
Reponer el bufé de desayuno
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir comidas especiales
2 personas
- 37
Anunciar el programa
- 38
Coordinar a los ponentes
- 39
Moderar preguntas y networking
2 personas
- 40
Repartir los regalos y el material
2 personas
- 41
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 42
Recoger la vajilla
3 personas
- 43
Recoger comida y bebida
2 personas
- 44
Separar y desechar los residuos
2 personas
- 45
Desmontar mesas y sillas
3 personas
- 46
Retirar la decoración
2 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Limpiar el espacio
3 personas
- 49
Empacar el equipo
2 personas
- 50
Recoger objetos perdidos
- 51
Devolver las llaves y el acceso
- 52
Devolver los materiales
2 personas
- 53
Guardar los restos de forma segura
- 54
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 6
- Sillascant. 60
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 3
Vajilla
- Platos de desayunocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharillascant. 60
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de presentación
Decoración
- Manteles runnerscant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Portatarjetas de nombrecant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartel de bienvenida
- Guirnaldascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de preparar los paquetes de patrocinio. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y fija una fecha límite de inscripción para no calcular el catering a ciegas.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y vuelve a confirmarlas al cerrar la lista. Marca las comidas especiales por separado para que no se pierdan durante el montaje del buffet.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas, no de la capacidad máxima del espacio. Añade un pequeño margen y comprueba que tienes platos, tazas, vasos y cubiertos suficientes para cada asistente.
- Haz una prueba completa de la presentación antes del evento: portátil, proyector, pantalla, cables alargadores y regletas. Guarda también la presentación en el portátil y en una segunda ubicación para evitar depender de una sola conexión.
- Reserva la última parte del montaje para la recepción y el acceso. Coloca tarjetas de nombre, cartel de bienvenida y mesa de recepción antes de que lleguen los invitados, y enfría los productos refrigerados con antelación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un desayuno de patrocinadores?
- Envíalas unas 3 semanas antes y deja la inscripción abierta al menos 7 días. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, dietas, ponentes y cantidades de catering.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes?
- Cierra la lista entre 48 y 72 horas antes del desayuno. En ese momento puedes ajustar las compras, marcar las comidas especiales y preparar las tarjetas de nombre.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar un desayuno de patrocinadores?
- Reserva entre 2 y 3 horas el mismo día para mesas, sillas, buffet, recepción y prueba técnica. Los productos refrigerados y la presentación deben quedar preparados el día anterior.
- ¿Qué hay que comprobar antes de que lleguen los patrocinadores?
- Comprueba el acceso, la ventilación, la distribución de las mesas, las tarjetas de nombre y el cartel de bienvenida. Haz una prueba de presentación de al menos 20 minutos y verifica que las máquinas de café y teteras funcionan.
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