So organisierst du ein Sponsorfrühstück ohne Leerlauf
Ein Sponsorfrühstück braucht mehr als Kaffee, Brötchen und eine Einladung. Lege zuerst Datum, Ort und Sponsorpakete fest, bevor du Programm und Gästeliste verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Cateringmengen und die Sitzordnung. Plane den Aufbau so, dass Empfang, Buffet und Präsentation vor dem Eintreffen der Gäste vollständig getestet sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm bestätigen
- 8
Sprecher informieren
- 9
Cateringmengen berechnen
- 10
Bedarf erfassen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 13
Tischordnung ausarbeiten
- 14
Präsentation vorbereiten
- 15
Präsentation testen
2 Personen
- 16
Anmeldungen bestätigen
- 17
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
- 20
Schlüssel und Zugang organisieren
- 21
Raum lüften
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Tische eindecken
3 Personen
- 25
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 27
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 29
Frühstücksbuffet aufbauen
3 Personen
- 30
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Event
- 31
Gäste empfangen
3 Personen
- 32
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 34
Frühstücksbuffet auffüllen
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 37
Programm ankündigen
- 38
Redner betreuen
- 39
Fragen und Networking-Gespräch moderieren
2 Personen
- 40
Geschenke und Materialien verteilen
2 Personen
- 41
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Geschirr sammeln
3 Personen
- 43
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 44
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 45
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 46
Dekoration entfernen
2 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 48
Raum reinigen
3 Personen
- 49
Geräte einpacken
2 Personen
- 50
Fundsachen sammeln
- 51
Schlüssel und Zugang zurückgeben
- 52
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 53
Reste sicher verstauen
- 54
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 3
Geschirr
- FrühstückstellerAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Beamer
- Präsentationsbildschirm
Dekoration
- TischläuferAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 60
- NamensschilderAnz. 60
- Willkommensschild
- GirlandenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Staubsauger
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vor dem Frühstück und bitte um Zu- oder Absage spätestens 10 Tage vorher. So bleiben noch einige Tage für Namensschilder, Tischordnung und die endgültige Cateringmenge.
- Rechne die Frühstücksmenge erst nach Ablauf der Anmeldefrist final aus. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Puffer ein und kennzeichne vegetarische, vegane oder allergenfreie Mahlzeiten sichtbar.
- Teste Präsentation, Laptop, Beamer und Präsentationsbildschirm am Vortag mit genau den Dateien, die du morgens verwenden willst. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit, statt die Stromversorgung erst beim Aufbau zu suchen.
- Baue Empfangstisch, Namensschildhalter und Willkommensschild mindestens 60 Minuten vor dem Einlass auf. Lege die Namensschilder alphabetisch aus; das verkürzt die Anmeldung spürbar.
- Kühle Milchprodukte und andere Kühlwaren am Vorabend und prüfe am Veranstaltungstag den Zugang zum Raum. Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher sollten vor dem Eintreffen der Gäste einsatzbereit sein, damit die erste Kaffeerunde nicht vom Technikaufbau abhängt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Sponsorfrühstück einladen?
- Verschicke die Einladung etwa 4 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit du Catering, Tischordnung und Namensschilder rechtzeitig abschließen kannst.
- Wie viel Frühstück brauche ich pro Person?
- Berechne die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und plane rund 10 Prozent Reserve ein. Bei einem Frühstück von etwa 2 Stunden sollte Kaffee, Tee und Wasser während des gesamten Empfangs nachfüllbar sein.
- Wann muss die Präsentation für ein Sponsorfrühstück fertig sein?
- Die Präsentation sollte spätestens am Vortag vollständig vorliegen und getestet werden. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten für den Aufbau und einen kurzen Funktionstest von Laptop, Beamer und Bildschirm ein.
- Wann sollte der Raum für das Sponsorfrühstück vorbereitet werden?
- Beginne mindestens 90 Minuten vor dem Einlass mit Lüften, Tisch- und Stuhlaufstellung sowie dem Eindecken. Der Empfangstisch und das Buffet sollten spätestens 60 Minuten vorher bereitstehen.
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