Zo organiseer je een sponsorontbijt zonder last-minute stress
Begin met de datum, locatie en het doel van het sponsorontbijt. Werk daarna de sponsorpakketten en het programma uit, zodat je weet wie je uitnodigt en wat je tijdens het ontbijt belooft. Verstuur de uitnodigingen op tijd en houd aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen bij. Pas daarna leg je de catering, tafelschikking, techniek en inrichting vast. De laatste controle draait vooral om toegang, koeling, presentatie en een ontvangsttafel die bij binnenkomst klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
- 2
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
- 3
Uitnodigingen opstellen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Programma bevestigen
- 8
Sprekers informeren
- 9
Cateringhoeveelheden berekenen
- 10
Benodigdheden inventariseren
- 11
Reserveringen maken
- 12
Naamkaartjes maken
2 personen
- 13
Tafelschikking uitwerken
- 14
Presentatie voorbereiden
- 15
Presentatie testen
2 personen
- 16
Aanmeldingen bevestigen
- 17
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Koelproducten koelen
2 personen
- 20
Sleutels en toegang regelen
- 21
Ruimte ventileren
- 22
Tafels opstellen
3 personen
- 23
Stoelen plaatsen
3 personen
- 24
Tafels dekken
3 personen
- 25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 26
Versiering ophangen
2 personen
- 27
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
- 28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 29
Ontbijtbuffet opbouwen
3 personen
- 30
Techniek en verlichting testen
2 personen
Event
- 31
Gasten ontvangen
3 personen
- 32
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 33
Koffie en thee serveren
3 personen
- 34
Ontbijtbuffet aanvullen
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 37
Programma aankondigen
- 38
Sprekers begeleiden
- 39
Vragen en netwerkgesprek begeleiden
2 personen
- 40
Cadeaus en materialen uitdelen
2 personen
- 41
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 42
Servies verzamelen
3 personen
- 43
Eten en drinken opruimen
2 personen
- 44
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
- 45
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
- 46
Decoratie verwijderen
2 personen
- 47
Servies afwassen
3 personen
- 48
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 49
Apparatuur inpakken
2 personen
- 50
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 51
Sleutels en toegang terugbrengen
- 52
Materialen retourneren
2 personen
- 53
Restanten veilig opbergen
- 54
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Ontvangsttafel
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Ontbijtbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Theelepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Beamer
- Presentatiescherm
Decoratie
- Tafellopersaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaarthoudersaantal 60
- Naamkaartjesaantal 60
- Welkomstbord
- Slingersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stofzuiger
- Dweilset
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de uitnodigingen minimaal 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het ontbijt. Zo heb je tijd om dieetwensen, naamkaartjes en de tafelschikking definitief te maken.
- Bereken de catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel dieetmaaltijden apart. Markeer die maaltijden vooraf, zodat ze bij het uitserveren niet tussen de gewone ontbijtborden verdwijnen.
- Test laptop, beamer, presentatiescherm, koffiezetapparaten en waterkokers uiterlijk de dag ervoor. Controleer ook of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn en er voldoende aansluitingen beschikbaar zijn.
- Zet de tafelschikking pas definitief nadat de aanmeldingen zijn bevestigd. Leg naamkaartjes in naamkaarthouders en houd enkele lege plaatsen vrij voor late wijzigingen of extra genodigden.
- Regel sleutels en toegang vóór de opbouwdag en koel alle koelproducten vooraf. Ventileer de ruimte en zet eerst tafels, stoelen en buffettafels goed neer voordat je dekken en decoratie afmaakt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een sponsorontbijt?
- Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, locatie, sponsorpakketten en programma. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het ontbijt en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
- Hoeveel eten moet ik voorzien voor een sponsorontbijt?
- Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd dieetmaaltijden afzonderlijk bij. Neem de aantallen uiterlijk 7 dagen vooraf door met de catering, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
- Wanneer moet ik de presentatie voor een sponsorontbijt testen?
- Test de presentatie, laptop, beamer en het presentatiescherm minstens 1 dag vooraf op de locatie. Controleer op de ochtend zelf nog één keer beeld, geluid, stroomvoorziening en de juiste versie van het bestand.
- Wanneer maak je de tafelschikking en naamkaartjes?
- Maak de tafelschikking nadat de aanmeldingen zijn bevestigd, meestal 3 tot 5 dagen voor het ontbijt. Print de naamkaartjes daarna en leg ze vóór de ontvangst klaar, samen met de naamkaarthouders.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.