Organiser un marché rétro sans rien oublier

Un marché rétro se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une ambiance. Commencez par bloquer le lieu et la date, vérifier les autorisations et recruter les vendeurs avant de communiquer largement. Les inscriptions servent ensuite à répartir les stands, anticiper les besoins alimentaires et organiser la circulation. La dernière semaine, concentrez-vous sur les paiements, la signalétique, le matériel, la météo et les confirmations de présence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Vérifier les autorisations
3
Recruter des vendeurs
2 personnes
4
Envoyer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les vendeurs
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Confirmer les vendeurs
12
Envoyer les infos de parking
13
Imprimer le plan
14
Créer les badges nominatifs
2 personnes
15
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
16
Prévoir la caisse et la monnaie
2 personnes
17
Tester le terminal de paiement
18
Emporter les papiers d’assurance
19
Rassembler les outils
2 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Préparer les denrées alimentaires
3 personnes
24
Rappeler les vendeurs
25
Vérifier les prévisions météo
26
Charger le transport
3 personnes
27
Inspecter le site
2 personnes
28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Marquer les emplacements des vendeurs
2 personnes
33
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
37
Installer le comptoir d'information
2 personnes
38
Poser la numérotation des stands
2 personnes
39
Mettre en place le point café
3 personnes
40
Installer le buffet
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

44
Accueil des vendeurs
3 personnes
45
Indiquer les stands aux vendeurs
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Enregistrer l’entrée
2 personnes
48
Fournir les informations
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Réapprovisionner les toilettes
55
Maintenir la place du marché propre
2 personnes
56
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Annoncer le dernier tour
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes
60
Faire démonter les stands
2 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Compter le matériel de vente
2 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Vider les glacières
2 personnes
72
Ranger les produits non périssables
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 10
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux en aluminiumqté 12

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Affiches rétroqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 18
Numéros des standsqté 30
Mur photo
Ballonsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Caissesqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Pains de glaceqté 24
Distributeurs de boissonsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 6
Filtres à caféqté 200
Panneaux de menuqté 4
Couvertures isolantesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Chariots à plateauxqté 2
Courses

Conseils

Bloquez le lieu, la date et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour recruter les vendeurs et traiter les inscriptions sans précipitation.
Demandez aux vendeurs leurs besoins dès l’inscription : table, portant, chaise, alimentation électrique ou emplacement sous tente. Faites la répartition au moins 7 jours avant le marché et envoyez ensuite un plan clair.
Préparez les paiements plusieurs jours à l’avance : caisse avec monnaie, terminal testé et solution de secours en cas de problème de connexion. Vérifiez aussi qui encaisse les ventes communes ou la restauration.
Installez la signalétique avant l’arrivée du public : plan imprimé, panneaux directionnels, badges nominatifs et informations de parking. Pour un site étendu, prévoyez des talkies-walkies ou un autre moyen de coordination.
La veille, contrôlez les prévisions météo, les rallonges, multiprises, passe-câbles, glacières et éclairages. Les boissons chaudes, la glace et les denrées doivent être préparées assez tard pour rester propres et à bonne température.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché rétro ?: Comptez 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs vendeurs. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, finaliser le plan, préparer les badges et vérifier le matériel.
Quand faut-il recruter les vendeurs pour un marché rétro ?: Commencez le recrutement 6 à 8 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription, puis confirmez les vendeurs retenus au plus tard 10 jours avant l’événement.
Comment prévoir les tables et les stands des vendeurs ?: Demandez à chaque vendeur ses dimensions et ses besoins électriques dès l’inscription. Faites la répartition 7 jours avant, en gardant une allée suffisamment large pour les visiteurs et les chariots de transport.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché rétro ?: Contrôlez la météo, les autorisations, le plan, la signalétique, les paiements et tout le matériel au moins 24 heures avant. Testez chaque terminal de paiement et regroupez les papiers d’assurance avec les documents utiles.

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