Cómo organizar un mercadillo retro sin dejar cabos sueltos

Un mercadillo retro se organiza en un orden concreto: primero se cierran el lugar, la fecha y los permisos; después se captan vendedores y se controla el aforo. La distribución de los puestos, los pagos y la información de aparcamiento deben estar resueltos antes del montaje. También conviene probar los datáfonos, preparar el cambio y revisar el pronóstico del tiempo con antelación. El día anterior, confirma la llegada de vendedores y deja listas las señales, identificaciones, comida y bebidas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Comprobar permisos
3
Reclutar vendedores
2 personas
4
Enviar el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el evento en línea
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Crear la distribución de vendedores
2 personas
10
Hacer reservas
11
Confirmar proveedores
12
Enviar la información de aparcamiento
13
Imprimir el plano
14
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
15
Preparar señales de ruta
2 personas
16
Gestionar la caja y el cambio
2 personas
17
Probar el terminal de pago
18
Llevar los papeles del seguro
19
Reunir herramientas
2 personas
20
Comprobar los materiales
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Llenar las neveras portátiles
2 personas
23
Preparar los alimentos
3 personas
24
Recordar a los vendedores
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Cargar el transporte
3 personas
27
Inspeccionar el recinto
2 personas
28
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Marcar los puestos de venta
2 personas
33
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar señales de ruta
2 personas
37
Montar el mostrador de información
2 personas
38
Colocar la numeración de los puestos
2 personas
39
Montar el punto de café
3 personas
40
Montar el buffet
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Comprobar los baños
2 personas

Evento

44
Recibir a los vendedores
3 personas
45
Indicar a los vendedores sus puestos
2 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Registrar la entrada
2 personas
48
Proporcionar información
2 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer el bufé
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Reponer los baños
55
Mantener limpia la plaza del mercado
2 personas
56
Responder a las preguntas de los vendedores
2 personas
57
Registrar objetos perdidos
58
Anunciar la última ronda
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
60
Ayudar a los vendedores a recoger
2 personas

Seguimiento

61
Cerrar la caja
2 personas
62
Contar material promocional
2 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Recoger la basura
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Devolver los materiales
3 personas
71
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
72
Guardar productos no perecederos
2 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 10
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Carteles retrocant. 20
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 18
Números de puestocant. 30
Photowall
Globoscant. 100

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Catering

Cajas de cajacant. 2
Cajitas para cambiocant. 4
Soportes para etiquetas de precioscant. 30
Acumuladores de fríocant. 24
Dispensadores de bebidascant. 4
Dispensadores de servilletascant. 6
Filtros de cafécant. 200
Carteles del menúcant. 4
Mantas aislantescant. 6
Jarras de aguacant. 8
Carros plataformacant. 2
Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y los permisos antes de anunciar el mercadillo. Si falta una autorización, no publiques todavía la convocatoria: cualquier cambio posterior obliga a avisar de nuevo a vendedores y visitantes.
Envía el formulario de inscripción y fija una fecha límite para responder. Con las inscripciones cerradas, crea la distribución de puestos y reserva espacio para pasillos, mesas de buffet, percheros y carros de transporte.
Prepara la información práctica al menos 48 horas antes: aparcamiento, hora de llegada, punto de descarga y ubicación de cada puesto. Imprime el plano y las señales de ruta; depender solo del móvil retrasa el montaje cuando hay poca cobertura.
Comprueba los pagos antes de abrir. Prueba todos los datáfonos, separa el cambio en la caja y lleva una alternativa por si falla la conexión; este detalle suele descubrirse demasiado tarde.
Revisa el tiempo el día anterior y adapta las carpas, cables y bebidas. Coloca cables alargadores bajo alfombrillas, carga las neveras portátiles y deja preparadas café, té, hielo y alimentos antes de que lleguen los primeros vendedores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo retro?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar lugar, fecha, permisos y vendedores. Deja cerradas las inscripciones y la distribución de puestos aproximadamente 10 días antes, y confirma proveedores y participantes durante la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?: Fija el cierre entre 7 y 10 días antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para crear el plano, preparar las tarjetas de identificación, confirmar preferencias dietéticas y enviar las instrucciones de llegada.
¿Cuánto cambio hay que preparar para un mercadillo retro?: No hay una cantidad universal: calcula el cambio según el precio habitual de los puestos y separa monedas y billetes pequeños por caja. Haz una prueba del datáfono y cuenta la caja al inicio y al final, como mínimo 30 minutos antes de abrir.
¿Qué se prepara el día anterior a un mercadillo retro?: El día anterior se revisan el pronóstico, las inscripciones y la llegada de vendedores; también se imprimen el plano y las señales. Deja listas las identificaciones, herramientas, cables, neveras portátiles, hielo y alimentos para evitar compras urgentes el mismo día.

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