Organiser un marché du soir étape par étape

Un marché du soir se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu, obtenir le permis nécessaire et réserver les stands, l’électricité et les équipements. Ensuite, recrutez les exposants, centralisez leurs besoins et construisez un plan d’installation précis. Les oublis les plus fréquents concernent l’éclairage, les poids de tente, la monnaie, les rallonges et une solution de repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis de marché
3
Réserver le lieu
4
Réserver un fournisseur de stands
5
Réserver l’alimentation électrique
6
Recruter des exposants
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Promouvoir le marché
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Confirmer les exposants
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Réserver le catering
14
Préparer le plan du stand
2 personnes
15
Élaborer le plan
16
Informer les exposants
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Établir le planning des tâches
19
Confirmer les livraisons
20
Vérifier les prévisions météo
21
Prévoir une couverture alternative
22
Faire les courses
2 personnes
23
Vérifier le matériel
2 personnes
24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
25
Rappeler les exposants
26
Contrôler le site
2 personnes
27
Réception des livraisons
2 personnes
28
Décharger les stands
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Placer les numéros des stands
2 personnes
34
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Aménager le point de restauration
3 personnes
37
Remplir les glacières
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
45
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

46
Tenir le stand d’information
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
2 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Contrôler les glacières
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Essuyer les tables
2 personnes
55
Réapprovisionner les toilettes
56
Vérifier l'éclairage
57
Refroidir à nouveau les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
59
Informer les visiteurs de la fermeture
60
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Emballer le catering non vendu
2 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Démonter les stands
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Rapporter le matériel
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer les glacières
2 personnes
74
Ranger le matériel de caisse
75
Rendre la caution et le matériel loué
76
Trier les objets trouvés
77
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Parois de standqté 12
Poids de standqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone à main
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Bouteilles isothermesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 50
Plateauxqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Plantes d'intérieur décorativesqté 8
Panneaux de standqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Raclettes de solqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Poubelles à pédaleqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Gants de travailqté 12
Gants en caoutchoucqté 8
Chariots de nettoyageqté 2

Catering

Courses
Pains de glaceqté 24
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Corbeilles à painqté 6
Assiettes de buffetqté 8
Cartes de menuqté 8
Carte des allergènesqté 4
Listes de prixqté 12
Rouleaux de tickets de caisseqté 8
Plateaux pour espècesqté 4
Panneaux de paiementqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cordeqté 4
Agrafeusesqté 2
Badges nominatifsqté 30
Pochettes plastiquesqté 30
Plans du marchéqté 100

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Le permis de marché, la réservation du site et la commande des stands doivent être traités avant de lancer largement les invitations.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Faites préciser la puissance nécessaire, le nombre de tables et l’équipement à proximité des prises pour éviter les changements de dernière minute.
Prévoyez un éclairage autonome pour toute la zone : guirlandes, lampes LED et piles de rechange. À la tombée de la nuit, les stands mal éclairés deviennent difficiles à visiter et à encaisser.
Sécurisez chaque tente avec des poids de stand et préparez une couverture alternative avant la semaine de l’événement. Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis confirmez aux exposants les horaires et les consignes.
Préparez la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement la veille. Comptez aussi les gobelets, tasses, assiettes, carafes et thermos : ces articles sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du soir ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir le permis, réserver le lieu et les stands, recruter les exposants, organiser l’électricité et communiquer à temps.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le marché, après avoir confirmé le lieu et les conditions d’accueil. Fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant l’événement pour traiter les demandes et établir le plan des stands.
Que faut-il prévoir pour un marché du soir sous la pluie ?: Préparez une solution de repli au moins 2 semaines avant : tentes adaptées, zone couverte ou modification du parcours. Prenez une décision définitive 48 heures avant, puis informez immédiatement les exposants et les bénévoles.
Quand installer les stands et l’éclairage ?: Commencez l’installation 3 à 4 heures avant l’ouverture, selon le nombre de stands. Montez d’abord les tentes et leurs poids, puis les tables, les branchements, l’éclairage et enfin la signalétique et les zones de paiement.

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