Zo organiseer je een avondmarkt zonder last-minute chaos

Een avondmarkt organiseren begint niet bij de kraampjes, maar bij datum, locatie en vergunning. Daarna bouw je het plan op rond standhouders, stroom, verlichting, catering en een duidelijke indeling. Reken terug vanaf de openingsavond, zodat je reserveringen en aanmeldingen op tijd rond hebt. Vooral stroom, kraamgewichten, wisselgeld en een alternatief voor regen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Marktvergunning aanvragen
3
Locatie reserveren
4
Kramenleverancier reserveren
5
Stroomvoorziening reserveren
6
Standhouders werven
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Markt promoten
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Standhouders bevestigen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering reserveren
14
Standindeling maken
2 personen
15
Plattegrond uitwerken
16
Standhouders informeren
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Takenrooster maken
19
Leveringen bevestigen
20
Weersverwachting controleren
21
Alternatieve overkapping regelen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
25
Standhouders herinneren
26
Terrein controleren
2 personen
27
Leveringen ontvangen
2 personen
28
Kramen uitladen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Standnummers plaatsen
2 personen
34
Wegwijzers plaatsen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
37
Koelboxen vullen
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
41
Afvalpunten inrichten
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
45
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

46
Informatietafel bemannen
2 personen
47
Bezoekers verwelkomen
2 personen
48
Standhouders ondersteunen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koelboxen controleren
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Tafels afnemen
2 personen
55
Toiletten bijvullen
56
Verlichting controleren
57
Dranken opnieuw koelen
2 personen
58
Hapjesvoorraad aanvullen
2 personen
59
Bezoekers informeren over sluiting
60
Standhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Onverkochte catering inpakken
2 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval sorteren
3 personen
65
Kramen afbreken
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Materialen terugbrengen
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Koelboxen reinigen
2 personen
74
Kassamaterialen opbergen
75
Borg en huurmaterialen retourneren
76
Gevonden voorwerpen sorteren
77
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Kraamwandenaantal 12
Kraamgewichtenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Handmegafoon
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Schenkkanenaantal 4
Thermosflessenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Theelepelsaantal 50
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Decoratieve potplantenaantal 8
Standbordjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Pedaalemmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8
Schoonmaakcaddiesaantal 2

Catering

Boodschappen
Koelelementenaantal 24
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Broodmandenaantal 6
Buffetbordenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Allergenenkaartaantal 4
Prijslijstenaantal 12
Kassabonnenrollenaantal 8
Contantgeldbakjesaantal 4
Betaalbordjesaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verbanddozenaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 6

Kantoor

Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Touwaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Naamkaartjesaantal 30
Plastic insteekhoezenaantal 30
Marktplattegrondenaantal 100

Tips

Leg datum en locatie minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast en vraag de marktvergunning meteen aan. Controleer ook of de locatie voldoende aansluitpunten, toiletten en ruimte voor laden en lossen heeft.
Open de aanmeldingen uiterlijk 6 weken vooraf en bevestig standhouders zodra hun plek vaststaat. Vraag bij de inschrijving direct naar dieetwensen, stroombehoefte en de afmetingen van hun kraam.
Maak de standindeling 2 tot 3 weken vooraf. Houd looppaden vrij, zet eet- en drinkpunten niet allemaal bij elkaar en geef elke standhouder een plattegrond met aankomsttijd en standnummer.
Plan verlichting en stroom als één geheel: tel kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen per zone en test alles vóór opening. Lichtsnoeren en ledlampen zijn niet genoeg als je geen batterijen, veilige kabelroutes of kraamgewichten hebt.
Controleer het weer 48 uur vooraf en regel dan definitief de alternatieve overkapping. Zet op de dag zelf minstens 2 uur voor opening kassa’s, wisselgeld, pinapparaten, koelboxen, koffieapparaten en servies klaar en herinner standhouders nog één keer aan hun aankomsttijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een avondmarkt organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunning. Gebruik de laatste 2 weken voor de standindeling, leveringen, weerscontrole en praktische briefing van standhouders.
Wanneer moet ik een marktvergunning aanvragen?: Vraag de vergunning direct aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vóór de avondmarkt. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de standhouders al zijn geworven.
Hoeveel tijd heb je nodig om een avondmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd en langer als je meerdere kramen, partytenten en lichtsnoeren gebruikt. Controleer vóór opening alle stroompunten, kraamgewichten, kassa’s en looproutes.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een avondmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Voor koffie en thee zijn warmhoudkannen, waterkokers, herbruikbare bekers en extra servies nodig; houd daarnaast een buffer van ongeveer 10 procent aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.