Cómo organizar un mercado nocturno sin dejar cabos sueltos

Un mercado nocturno se organiza en este orden: primero fija fecha y lugar, después tramita el permiso y reserva la infraestructura. Con el espacio confirmado, busca expositores, abre las inscripciones y prepara el plano de puestos. En la última semana debes cerrar el catering, la electricidad, la iluminación, los voluntarios y las entregas. El mismo día, una comprobación de 60 minutos evita problemas con el montaje, los pagos y la comida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar permiso de mercado
3
Reservar el lugar
4
Reservar proveedor de puestos
5
Reservar el suministro eléctrico
6
Buscar expositores
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Promocionar el mercado
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Fijar los soportes de los puestos
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reservar el catering
14
Hacer el plano de puestos
2 personas
15
Desarrollar el plano
16
Informar a los responsables de los stands
17
Reclutar voluntarios
2 personas
18
Hacer el horario de tareas
19
Confirmar entregas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Organizar una cubierta alternativa
22
Hacer la compra
2 personas
23
Comprobar los materiales
2 personas
24
Preparar la caja y el cambio
2 personas
25
Recordar a los expositores
26
Inspeccionar el recinto
2 personas
27
Recibir entregas
2 personas
28
Descargar los puestos
4 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Conectar la corriente
2 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Colocar números de stand
2 personas
34
Colocar señalizadores
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
37
Llenar las neveras portátiles
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Organizar puntos de basura
2 personas
42
Comprobar los baños
43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
45
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

46
Atender la mesa de información
2 personas
47
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
48
Apoyar a los expositores
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Comprobar las neveras portátiles
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Limpiar las mesas
2 personas
55
Reponer los baños
56
Comprobar la iluminación
57
Volver a enfriar las bebidas
2 personas
58
Reponer el stock de aperitivos
2 personas
59
Informar a los visitantes sobre el cierre
60
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

61
Cerrar la caja
2 personas
62
Empaquetar catering no vendido
2 personas
63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Clasificar residuos
3 personas
65
Desmontar los puestos
4 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Apagar el equipo
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar neveras portátiles
2 personas
74
Guardar el material de caja
75
Devolver la fianza y el material alquilado
76
Clasificar los objetos perdidos
77
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Manteles individualescant. 12
Paredes del standcant. 12
Pesos para carpascant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Megáfono de mano
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarrascant. 4
Botellas térmicascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharillascant. 50
Bandejascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Plantas ornamentales en macetacant. 8
Carteles de standcant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Paños de microfibracant. 20
Esponjascant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Cubos de pedalcant. 4
Pinzas para residuoscant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Guantes de gomacant. 8
Carritos de limpiezacant. 2

Catering

Compras
Acumuladores de fríocant. 24
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cestas de pancant. 6
Platos de buffetcant. 8
Cartas del menúcant. 8
Carta de alérgenoscant. 4
Listas de precioscant. 12
Rollos de reciboscant. 8
Bandejas para efectivocant. 4
Señalización de pagocant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Botiquinescant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Oficina

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Cuerdacant. 4
Grapadorascant. 2
Tarjetas de nombrecant. 30
Fundas de plásticocant. 30
Planos del mercadocant. 100

Consejos

Empieza por el permiso y la electricidad: solicítalos antes de anunciar la fecha y deja al menos 4 semanas para recibir confirmaciones. Sin suministro eléctrico reservado, las máquinas de café, la iluminación y los datáfonos pueden quedar inutilizados.
Cierra la distribución cuando terminen las inscripciones. Dibuja los puestos, las zonas de paso y los puntos de corriente, y envía el plano a cada responsable entre 5 y 7 días antes para corregir necesidades de mesas, sillas o paredes del stand.
Pregunta por las preferencias dietéticas al inscribirse, no durante el montaje. Entrega al catering el recuento final con un margen de 10% y separa las opciones identificadas para evitar confusiones durante el servicio.
Prepara la iluminación y los cables antes de que anochezca. Comprueba guirnaldas, lámparas LED, baterías, alargadores, regletas y enrollacables en una prueba de 30 minutos; protege los cables para que no crucen las zonas de paso.
Asigna turnos concretos a los voluntarios y confirma cada entrega el día anterior. Lleva la caja con cambio, los datáfonos y un megáfono en un punto central, y recuerda a los expositores la hora de llegada y el tiempo disponible para descargar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado nocturno?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar, tramita el permiso y confirma la electricidad durante las primeras 2 semanas; deja las inscripciones abiertas unas 4 semanas.
¿Cuándo hay que cerrar el plano de puestos?: Ciérralo entre 7 y 10 días antes, cuando tengas las inscripciones revisadas y las preferencias de cada expositor. Envía el plano definitivo al menos 5 días antes del montaje.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar?: Usa el número confirmado de asistentes y añade un margen del 10%. Para el primer tramo de la noche, calcula 2 o 3 bebidas por persona y confirma el pedido final con el catering entre 3 y 5 días antes.
¿Qué hacer si llueve durante un mercado nocturno?: Decide el plan alternativo al menos 7 días antes y comprueba la previsión 48 horas antes. Las carpas, paredes y pesos deben estar disponibles antes del montaje, no reservarse cuando ya ha empezado a llover.

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