Organiser un marché des récoltes sans rien oublier

Un marché des récoltes se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisation et capacité d’accueil. Ensuite, il faut recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et réserver assez tôt les stands, tentes, toilettes et alimentation électrique. Le plan des emplacements et la circulation se finalisent après réception des besoins de chaque participant. Les derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, préparer la signalétique et garder les produits au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis de marché
3
Recruter des stands et des exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Réserver des fournisseurs de produits régionaux
2 personnes
7
Conserver le programme musical
8
Réserver les toilettes
9
Réserver l’alimentation électrique
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les exposants
2 personnes
13
Créer le plan du marché
2 personnes
14
Attribuer les emplacements
2 personnes
15
Déterminer l’itinéraire de circulation et la zone de chargement
2 personnes
16
Concevoir la signalétique
17
Publier le programme en ligne
18
Envoyer les informations aux visiteurs
19
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
20
Commander des stands de marché et des tentes
21
Finaliser la liste de courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Stocker les produits au frais
2 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Préparer la signalétique
26
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
27
Vérifier les prévisions météo

Événement

28
Balisage du site
4 personnes
29
Dégager la zone de chargement
2 personnes
30
Décharger les stands du marché
6 personnes
31
Monter les tentes de réception
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Marquer les emplacements
2 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
38
Vérifier les présentoirs des stands
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
3 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
43
Installer la caisse et le point d’information
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Tenir le point d'information
2 personnes
47
Tenir la caisse
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Dégager les tables
2 personnes
54
Annoncer les éléments du programme
55
Soutenir les exposants
2 personnes
56
Annoncer le dernier tour de vente
57
Guider les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Faire décharger les exposants
3 personnes

Suivi

60
Démonter les stands
6 personnes
61
Démonter les tentes
6 personnes
62
Rassembler le mobilier
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
68
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Rendre le matériel loué
2 personnes
71
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
72
Finaliser les paiements aux fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Parasolsqté 4
Nappesqté 20
Bâches de standqté 18
Barrières de sécuritéqté 12
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Valises de caisseqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles d'alimentationqté 8
Balances de standqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlandesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 20
Vases à fleursqté 12
Caisses en boisqté 24
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux numérotés des standsqté 18

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Couvercles de poubelleqté 12
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Kits de nettoyage des toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis demandez le permis de marché avant de lancer les invitations. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour recevoir l’autorisation et ajuster le programme.
Ouvrez un formulaire d’inscription avec une date limite claire, idéalement 3 à 4 semaines avant le marché. Demandez dès le départ les besoins alimentaires, électriques et l’espace nécessaire à chaque exposant.
Ne dessinez pas le plan des stands avant d’avoir confirmé les exposants. Gardez une largeur d’environ 3 mètres pour l’itinéraire de circulation et définissez séparément une zone de chargement.
Réservez les équipements qui conditionnent l’installation, notamment les tentes, stands, toilettes et alimentation électrique, au moins 4 semaines à l’avance. Vérifiez aussi le nombre de tables, chaises, réfrigérateurs et terminaux de paiement réellement nécessaires.
Préparez la signalétique et les informations visiteurs la dernière semaine, puis contrôlez les stocks 24 à 48 heures avant l’ouverture. Stockez les produits frais dans les réfrigérateurs ou glacières jusqu’au montage des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché des récoltes ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un marché de petite ou moyenne taille. Ce délai permet d’obtenir le permis, recruter les exposants, réserver le matériel et publier le programme sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il confirmer les exposants ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite les exposants sous 7 jours afin de pouvoir attribuer les emplacements et établir le plan de circulation.
Quand réserver les tentes et les stands de marché ?: Réservez les tentes, stands, toilettes et l’alimentation électrique au moins 4 semaines avant le marché. Une réservation plus tardive peut limiter les dimensions disponibles ou les horaires de livraison.
Que faut-il préparer la veille d’un marché des récoltes ?: La veille, triez la décoration, préparez la signalétique et vérifiez la liste des stocks. Gardez les produits frais au froid et confirmez les horaires d’arrivée des exposants et des fournisseurs.

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