Cómo organizar un mercado de la cosecha sin perder el control

Un mercado de la cosecha se organiza en este orden: fecha y ubicación, permisos, expositores, proveedores y después la distribución del espacio. Cuando el plano está cerrado, puedes coordinar electricidad, aseos, carga, señalización y mobiliario sin improvisar. También conviene abrir pronto las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas de los visitantes. Este plan te ayuda a llegar al día del mercado con los puestos, productos, equipos y programa confirmados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Solicitar permiso de mercado
3
Reclutar puestos y expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Reservar proveedores de productos locales
2 personas
7
Registrar el programa musical
8
Reservar los aseos
9
Reservar el suministro eléctrico
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
13
Crear un plano del mercado
2 personas
14
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
15
Determinar la ruta de tráfico y la zona de carga
2 personas
16
Diseñar la señalización
17
Publicar el programa en línea
18
Enviar información a los visitantes
19
Comprobar la lista de inventario
2 personas
20
Encargar puestos de mercado y tiendas
21
Finalizar la lista de compras
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Almacenar los productos en refrigeración
2 personas
24
Clasificar la decoración
2 personas
25
Preparar la señalización
26
Probar el dinero de caja y el terminal de pago
2 personas
27
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

28
Cerrar el recinto
4 personas
29
Mantener libre la zona de carga
2 personas
30
Descargar los puestos del mercado
6 personas
31
Montar las carpas
6 personas
32
Colocar mesas y sillas
5 personas
33
Conectar los cables de alimentación
2 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
36
Recibir a los expositores
3 personas
37
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
38
Revisar las presentaciones de los puestos
2 personas
39
Preparar café y té
3 personas
40
Preparar aperitivos
4 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Montar el bufé y la barra
3 personas
43
Montar la caja y el punto de información
2 personas
44
Realizar el control de seguridad
2 personas
45
Recibir a los visitantes
4 personas
46
Atender el punto de información
2 personas
47
Atender la caja
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
54
Anunciar las partes del programa
55
Apoyar a los expositores
2 personas
56
Anunciar la última ronda de ventas
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
58
Cerrar la caja
2 personas
59
Hacer descargar a los expositores
3 personas

Seguimiento

60
Desmontar los puestos
6 personas
61
Desmontar las tiendas
6 personas
62
Recoger el mobiliario
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Clasificar y retirar residuos
4 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
68
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Guardar la comida sobrante
2 personas
72
Cerrar los pagos a proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Sombrillascant. 4
Mantelescant. 20
Lonas para standcant. 18
Vallas de separacióncant. 12
Bases para sombrillascant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 80
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 12
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cajas de la caja registradoracant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Cables de alimentacióncant. 8
Básculas de puestocant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Linternascant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Guirnaldascant. 8
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Decoración de mesacant. 20
Jarrones para florescant. 12
Cajones de maderacant. 24
Tableros de corchocant. 4
Paneles informativoscant. 8
Carteles con número de standcant. 18

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Tapas de cubos de basuracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Kits de limpieza de bañoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el permiso del mercado. Sin esa confirmación no puedes comprometer a los puestos ni reservar proveedores, aseos o suministro eléctrico.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Así podrás prever cantidades y avisar a los proveedores antes de cerrar la lista de compras.
Haz el plano antes de asignar los espacios: marca los puestos, la ruta de tráfico, la zona de carga, las vallas y los puntos de electricidad. Un cambio tardío puede obligarte a mover carpas, mesas y neveras.
Publica el programa musical y la información para visitantes cuando las inscripciones estén gestionadas. Indica horarios, acceso y circulación para reducir preguntas y evitar que la zona de carga se bloquee durante la apertura.
Comprueba el inventario antes de hacer la compra y separa los productos que necesitan frío. Las neveras y refrigeradores deben estar listos antes de recibir los productos locales, no el mismo día cuando ya llegan los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de la cosecha?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permiso y expositores. Deja las 2 últimas semanas para cerrar el plano, el programa, las compras y la señalización.
¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?: Hazlo después de conocer los expositores y antes de encargar o mover el mobiliario. Intenta tenerlo cerrado 2 semanas antes, incluyendo la ruta de tráfico, la carga y los puntos eléctricos.
¿Qué hay que reservar para un mercado de la cosecha?: Reserva con antelación los puestos, carpas, aseos, suministro eléctrico y proveedores de productos locales. Como mínimo, confirma cada reserva 3 semanas antes para poder corregir faltas de material o cambios de horario.
¿Cuándo se preparan los productos y la vajilla?: Comprueba el inventario y finaliza la lista de compras durante la última semana. Guarda los productos que lo necesiten en refrigeración en cuanto lleguen y prepara la vajilla reutilizable, las bandejas y el equipo antes del montaje.

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