So organisierst du einen Erntemarkt

Ein Erntemarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Datum, Ort und Genehmigung sichern, dann Standbetreiber und Programm festlegen. Danach folgen Anmeldung, Marktplan, Verkehrsführung und Besucherinformationen. Plane Strom, Toiletten und Kühlung nicht erst kurz vor dem Aufbau, denn diese Punkte sind oft ausgebucht. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestände, Beschilderung, Einkäufe und die richtige Lagerung empfindlicher Produkte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Marktgenehmigung beantragen
3
Stände und Standbetreiber anwerben
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anbieter regionaler Produkte buchen
2 Personen
7
Musikprogramm festlegen
8
Toiletten reservieren
9
Stromversorgung reservieren
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
13
Marktplan erstellen
2 Personen
14
Standplätze zuweisen
2 Personen
15
Verkehrsroute und Ladezone festlegen
2 Personen
16
Beschilderung entwerfen
17
Programm online veröffentlichen
18
Besucherinformationen versenden
19
Bestandsliste prüfen
2 Personen
20
Marktstände und Zelte bestellen
21
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Produkte gekühlt lagern
2 Personen
24
Dekoration sortieren
2 Personen
25
Beschilderung bereitlegen
26
Kassengeld und Kartenterminal testen
2 Personen
27
Wettervorhersage prüfen

Event

28
Gelände absperren
4 Personen
29
Ladezone freihalten
2 Personen
30
Marktstände entladen
6 Personen
31
Partyzelte aufbauen
6 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
33
Stromkabel anschließen
2 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
35
Standplätze markieren
2 Personen
36
Aussteller empfangen
3 Personen
37
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
38
Standpräsentationen prüfen
2 Personen
39
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
40
Snacks vorbereiten
4 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
43
Kasse und Informationsstand einrichten
2 Personen
44
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
45
Besucher empfangen
4 Personen
46
Infostand besetzen
2 Personen
47
Kasse bedienen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
53
Tische abräumen
2 Personen
54
Programmpunkte ankündigen
55
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
56
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
58
Kasse abschließen
2 Personen
59
Aussteller ausladen lassen
3 Personen

Nachbereitung

60
Stände abbauen
6 Personen
61
Zelte abbauen
6 Personen
62
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
4 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Beleuchtung und Kabel entfernen
3 Personen
68
Materialien sauber und trocken lagern
3 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
72
Zahlungen an Lieferanten abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 18
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
SonnenschirmeAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
StandplanenAnz. 18
AbsperrgitterAnz. 12
SchirmständerAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
KassakofferAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
StromkabelAnz. 8
Waagen für das Wiegen am StandAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

GirlandenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
TischdekorationAnz. 20
BlumenvasenAnz. 12
HolzkistenAnz. 24
PinnwändeAnz. 4
InfotafelnAnz. 8
StandnummernschilderAnz. 18

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülleimerdeckelAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
HanddesinfektionsständerAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 4
Toiletten-ReinigungssetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Marktgenehmigung möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Ohne bestätigte Genehmigung solltest du weder Einladungen endgültig verschicken noch Standplätze verbindlich zusagen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Datum, Ort und die wichtigsten Teilnahmebedingungen feststehen. Schließe die Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Markt, damit Ernährungswünsche und Standflächen noch eingeplant werden können.
Reserviere Toiletten und Strom mindestens 6 Wochen vorher. Prüfe zusätzlich, wo die Ladezone liegt und wie Kabel, Marktstände und Absperrgitter sicher angeordnet werden.
Erstelle den Marktplan nach Ende der Anmeldefrist und weise jedem Stand einen festen Platz zu. Schicke Standbetreibern die Bestätigung zusammen mit Anfahrt, Ladezeit und Aufbauhinweisen spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Prüfe die Bestandsliste 3 bis 5 Tage vor dem Markt und erledige den Einkauf danach. Kühlpflichtige Produkte gehören unmittelbar nach dem Einkauf in Kühlboxen oder Kühlschränke; Beschilderung und Dekoration legst du am Vorabend vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Erntemarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Genehmigung, Ort, Standbetreiber, Toiletten und Strom klären, bevor die Aufbauplanung startet.
Wann sollte die Anmeldung für einen Erntemarkt geöffnet werden?: Öffne sie, sobald Datum, Ort und Teilnahmebedingungen bestätigt sind, meist etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Beende die Anmeldefrist rund 3 Wochen vorher, damit der Marktplan erstellt werden kann.
Wann verschickt man die Besucherinformationen?: Versende die konkreten Informationen spätestens 7 Tage vor dem Erntemarkt. Nenne darin Anfahrt, Lade- oder Sperrbereiche, Programm, Zeiten und besondere Hinweise zum Gelände.
Was muss man beim Aufbau eines Erntemarkts zuerst erledigen?: Beginne mit Ladezone, Stromversorgung und der Grundaufstellung von Zelten und Marktständen. Danach folgen Standbeschilderung, Tische, Sitzgelegenheiten und die Ausgabe von Geschirr; plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden ein.

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