Organiser un marché des artistes, étape par étape

Un marché des artistes se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant d’inviter les artistes. Ensuite, structurez les inscriptions, attribuez les stands et préparez la circulation du public. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les prises électriques, les moyens de paiement et les informations envoyées trop tard aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Établir la liste des artistes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Créer l'agencement du marché
2 personnes
8
Attribuer les numéros de stand
9
Confirmer les participants
10
Faire les réservations
11
Élaborer le plan
12
Élaborer l’itinéraire vers le marché
13
Concevoir la signalétique
14
Créer les panneaux du programme
2 personnes
15
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
16
Envoyer le communiqué de presse
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
19
Faire les courses
2 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Composer les kits de stand
2 personnes
22
Préparer les badges nominaux
23
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
24
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
25
Collecter les numéros de téléphone des participants
26
Organiser les clés et l’accès
27
Inspecter le site
2 personnes
28
Réceptionner la livraison
2 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
2 personnes
32
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
37
Tester les points de paiement
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Désigner les emplacements des stands
3 personnes
44
Distribuer les tables de stand
3 personnes

Événement

45
Annoncer l'ouverture
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Tenir le point d'information
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Annoncer les éléments du programme
55
Allumer l’éclairage
56
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
57
Annoncer l'heure de fin
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

59
Clôturer la caisse
2 personnes
60
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes
61
Aider les artistes à démonter
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes
4 personnes
65
Trier les déchets
2 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Nettoyer le site
3 personnes
68
Emballer le matériel
3 personnes
69
Fermer le lieu
2 personnes
70
Rendre le matériel loué
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables de marchéqté 32
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Parois de standqté 16
Jupes de tableqté 32
Parasolsqté 4
Chariots de transportqté 2

Équipement

Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Adaptateurs de chargeqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 6
Ruban adhésifqté 4
Marteauxqté 3
Tournevisqté 3
Niveaux à bulleqté 2
Mètres rubansqté 3
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Agrafeusesqté 3
Ciseauxqté 6
Panneaux d’affichageqté 4
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Tissus décoratifsqté 8
Décoration de tableqté 16
Cadres photoqté 10
Porte-étiquettes de standqté 32

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 160
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pains de glaceqté 24
Carafes d’eauqté 8
Carafesqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 2 semaines pour traiter les réponses, confirmer les artistes et établir les numéros de stand.
Dessinez l’agencement avant de réserver le mobilier. Prévoyez l’emplacement des tentes, tables, chaises, parois de stand et passages, puis vérifiez que les chariots peuvent atteindre chaque zone.
Envoyez aux participants un dossier pratique au plus tard 7 jours avant le marché. Ajoutez l’itinéraire, le numéro de stand, l’horaire d’installation, un numéro de téléphone et les consignes météo.
Préparez un kit par stand la veille : badge, signalétique, éléments de présentation et rallonge si nécessaire. Testez aussi les terminaux de paiement, batteries externes, multiprises et adaptateurs de charge.
Contrôlez les boissons et aliments le matin même. Refroidissez-les assez tôt, comptez la monnaie avant l’ouverture et vérifiez les lampes, piles et guirlandes si le marché se prolonge en soirée.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché des artistes ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations et la liste des artistes, puis les inscriptions et la communication peuvent être lancées.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, tentes, parois, chaises et panneaux. Ajoutez 30 minutes pour tester l’électricité, les terminaux de paiement et la signalétique.
Quand envoyer les informations aux artistes participants ?: Envoyez les informations définitives 7 jours avant le marché, puis un rappel 24 heures avant. Indiquez le numéro de stand, l’itinéraire, l’horaire d’installation, les besoins électriques et un contact joignable le jour même.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché des artistes ?: La veille, contrôlez le mobilier, les kits de stand, les badges, la caisse, la monnaie, les rallonges et les moyens de paiement. Vérifiez aussi la météo et prévoyez une solution pour les tentes, parasols ou équipements sensibles.

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