Cómo organizar un mercado de artistas sin perder el control

Un mercado de artistas se organiza en dos líneas paralelas: confirmar el lugar y los permisos, y cerrar la participación de los artistas. Después vienen la distribución de los puestos, la promoción, la logística de montaje y la coordinación del día. Empieza con un plano y una lista de contactos, no con la decoración. Los problemas suelen aparecer cuando faltan tomas de corriente, cambio para los pagos, información sobre dietas o instrucciones claras para llegar y montar.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Comprobar permisos
3
Crear el listado de artistas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Hacer la distribución del mercado
2 personas
8
Asignar números de stand
9
Confirmar participantes
10
Hacer reservas
11
Desarrollar el plano
12
Planificar la ruta al mercado
13
Diseñar la señalización
14
Hacer carteles del programa
2 personas
15
Publicar la promoción en redes sociales
16
Enviar nota de prensa
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Enviar información a los participantes
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprobar los materiales
2 personas
21
Preparar kits de maternidad
2 personas
22
Preparar etiquetas con nombres
23
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
24
Enfriar comida y bebida
2 personas
25
Recopilar los números de teléfono de los participantes
26
Gestionar llaves y acceso
27
Inspeccionar el recinto
2 personas
28
Recibir la entrega
2 personas
29
Montar tiendas
4 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
2 personas
32
Colgar los números de los puestos
2 personas
33
Colocar la señalización
2 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Colgar la iluminación
2 personas
36
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
37
Probar los puntos de pago
2 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Recepción de participantes
3 personas
43
Asignar las ubicaciones de los puestos
3 personas
44
Repartir las mesas de puesto
3 personas

Evento

45
Anunciar la apertura
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Atender el punto de información
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
53
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
54
Anunciar las partes del programa
55
Encender la iluminación
56
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
57
Anunciar la hora de finalización
58
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

59
Cerrar la caja
2 personas
60
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
61
Ayudar a desmontar a los artistas
4 personas
62
Retirar la decoración
2 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Clasificar residuos
2 personas
66
Lavar la vajilla
2 personas
67
Limpiar el recinto
3 personas
68
Empaquetar materiales
3 personas
69
Cerrar el recinto
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Registrar objetos perdidos
72
Recoger objetos olvidados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Mesas de mercadocant. 32
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Paredes del standcant. 16
Faldones para mesascant. 32
Sombrillascant. 4
Carros de transportecant. 2

Equipo

Terminales de pagocant. 4
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Adaptadores de cargacant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Linternas de manocant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 6
Cinta americanacant. 4
Martilloscant. 3
Destornilladorescant. 3
Niveles de burbujacant. 2
Cintas métricascant. 3
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Grapadorascant. 3
Tijerascant. 6
Tableros de corchocant. 4
Bridascant. 100

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de exteriorcant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 8
Paños decorativoscant. 8
Decoración de mesacant. 16
Marcos de fotoscant. 10
Portacarteles de nacimientocant. 32

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 160
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 40

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Jarras de aguacant. 8
Jarras de servircant. 6
Abrebotellascant. 6
Bandejascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y los permisos antes de invitar a artistas. Hazlo con varias semanas de margen: sin esa confirmación no puedes fijar el número de puestos ni publicar la convocatoria.
Define la distribución cuando tengas una primera lista de participantes. Asigna un número a cada stand y envía el plano junto con las instrucciones de llegada para que nadie tenga que improvisar al montar.
Recoge con la inscripción los datos que luego suelen faltar: teléfono, necesidades eléctricas, preferencias dietéticas y horario de llegada. Envía la información definitiva al menos 3 días antes del mercado.
Calcula la logística de cobro antes de abrir. Comprueba los terminales de pago, prepara baterías externas y cargadores, y lleva cambio en efectivo; depender de un único enchufe o terminal puede bloquear varios puestos.
Haz una revisión final el día anterior: pronóstico, señalización, mesas, carpas, iluminación, neveras y materiales. En mercados al aire libre, prepara una alternativa para lluvia y comprueba que los carros permitan mover todo desde la descarga hasta los stands.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artistas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la fecha, el espacio y los permisos; deja las 2 últimas semanas para confirmar artistas, publicar el programa y cerrar la distribución.
¿Cuándo hay que enviar las instrucciones a los artistas?: Envíalas al menos 3 días antes y vuelve a compartirlas el día anterior si hay cambios. Incluye el número de stand, el plano, la ruta de llegada, el horario de montaje y un teléfono de contacto.
¿Cuántos puestos caben en un mercado de artistas?: No se puede decidir solo por el tamaño de las mesas: deja también pasillos, zonas de circulación y espacio para la carga. Dibuja el plano a escala y reserva al menos 1 metro de paso libre; después asigna los puestos numerados.
¿Qué hay que preparar para los pagos en un mercado de artistas?: Comprueba cada terminal de pago y sus cargadores al menos 24 horas antes. Lleva baterías externas, adaptadores y cambio en efectivo, y confirma con los participantes si cobran de forma individual o mediante una caja común.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.