Organiser un marché de Noël sponsorisé, étape par étape

Un marché de Noël sponsorisé se prépare d’abord comme un projet de circulation et de financement, puis comme une fête. Commence par verrouiller la date, le lieu et le budget avant de solliciter les sponsors. Leurs contributions doivent être notées au fur et à mesure, car elles déterminent les panneaux, le programme et parfois le matériel disponible. Ensuite, organise les stands, les inscriptions, les bénévoles et l’accès du public dans cet ordre. Les dernières heures servent surtout à installer, contrôler l’électricité et vérifier ce qui manque.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Établir le budget
2 personnes
4
Contacter les sponsors
3 personnes
5
Consigner les contributions des sponsors
2 personnes
6
Concevoir l’agencement des stands
2 personnes
7
Établir le programme
2 personnes
8
Concevoir les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Réserver les stands
14
Réserver des chaises supplémentaires
15
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
16
Vérifier le trajet et l’accès
2 personnes
17
Rassembler les logos des sponsors
18
Créer les panneaux et le plan
2 personnes
19
Inventorier le matériel
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Réfrigérer les denrées périssables
2 personnes
23
Trier les décorations de Noël
2 personnes
24
Installer les tables hautes et les stands
4 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Décorer les stands
4 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
31
Installer les panneaux des sponsors
2 personnes
32
Aménager le point de restauration
3 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
35
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes
40
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Gérer les inscriptions
2 personnes
43
Tenir les stands
8 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Servir des boissons chaudes
3 personnes
46
Servir les boissons froides
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
52
Vérifier l'éclairage
53
Annoncer les éléments du programme
54
Recevoir les contacts des sponsors
2 personnes
55
Vérifier le stock de restauration
56
Servir le dernier tour
3 personnes
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

59
Démonter les stands
5 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Démonter l’éclairage
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Refroidir les restes
2 personnes
67
Trier les matériaux
3 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner le matériel de sponsoring
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 80
Tentes de réceptionqté 6
Tables de maquillageqté 12
Parois de standqté 10
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 12
Draps de Noëlqté 12
Panneaux de sponsorqté 20
Panneaux de menuqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 40

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Cuillères de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Couteaux de cuisineqté 8
Saladiersqté 8
Thermosqté 8
Cuillères de serviceqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 10

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et réserve le lieu avant de contacter les sponsors : prévois ensuite au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les contributions, réunir les logos et finaliser la communication.
Dessine le plan des stands avant de réserver le mobilier. Vérifie pour chaque zone la largeur du passage, l’accès des livraisons et le nombre de prises nécessaires, notamment pour les machines à café.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant le marché. Ce délai permet d’ajuster les quantités, les assiettes, les tasses et la répartition des bénévoles.
Prépare les panneaux de sponsors, le plan, les menus et les indications avant le jour J. Garde les fichiers prêts à imprimer au moins 3 jours à l’avance pour éviter une installation improvisée.
Fais l’inventaire du matériel la veille, puis installe les tables, stands et décorations en deux temps : structure d’abord, vaisselle et denrées ensuite. Réfrigère les produits périssables dès leur arrivée et réserve la dernière heure au contrôle final.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël sponsorisé ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les sponsors, les inscriptions, le mobilier et les supports imprimés prennent rarement moins de 3 semaines à coordonner correctement.
Quand contacter les sponsors pour un marché de Noël ?: Contacte-les dès que la date, le lieu et un budget prévisionnel sont fixés, au moins 6 semaines avant l’événement. Demande aussi leurs logos et confirme la nature exacte de leur contribution par écrit.
Quand envoyer les invitations pour un marché de Noël ?: Envoie-les environ 4 semaines avant le marché, puis fais un rappel 7 à 10 jours avant. Fixe une date limite d’inscription afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de places occupées.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôle l’inventaire, l’alimentation électrique, l’accès au lieu, le plan des stands et les panneaux. Fais les courses au plus tard la veille et mets immédiatement les denrées périssables au réfrigérateur.

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