Zo organiseer je een sponsorkerstmarkt
Begin niet met kerstdecoratie, maar met de datum, locatie en begroting. Daarna leg je sponsorbijdragen vast, zodat je weet welke kosten gedekt zijn en welke zichtbaarheid je moet bieden. Werk vervolgens de kraamindeling en het programma uit en plan vrijwilligers, stroom en toegang ruim vooruit. De laatste week draait vooral om bevestigingen, bederfelijke boodschappen, sponsorlogo’s en materiaalcontrole.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Begroting opstellen
2 personen
- 4
Sponsoren benaderen
3 personen
- 5
Sponsorbijdragen vastleggen
2 personen
- 6
Kraamindeling ontwerpen
2 personen
- 7
Programma samenstellen
2 personen
- 8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Kramen reserveren
- 14
Extra stoelen reserveren
- 15
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 16
Route en toegang controleren
2 personen
- 17
Sponsorlogo's verzamelen
- 18
Bordjes en plattegrond maken
2 personen
- 19
Materialen inventariseren
2 personen
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Bederfelijke waren koelen
2 personen
- 23
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
- 24
Statafels en kramen klaarzetten
4 personen
- 25
Tafels opstellen
4 personen
- 26
Stoelen plaatsen
3 personen
- 27
Kramen aankleden
4 personen
- 28
Versiering ophangen
3 personen
- 29
Verlichting ophangen
3 personen
- 30
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
- 31
Sponsorborden plaatsen
2 personen
- 32
Cateringstation inrichten
3 personen
- 33
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 34
Warme dranken voorbereiden
2 personen
- 35
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
- 36
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 38
Toiletten controleren
2 personen
- 39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 40
Laatste veiligheidsronde doen
3 personen
Event
- 41
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 42
Aanmeldingen afhandelen
2 personen
- 43
Kramen bemannen
8 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Warme dranken serveren
3 personen
- 46
Koude dranken serveren
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Hapjes bijvullen
2 personen
- 49
Servies verzamelen
2 personen
- 50
Afvalbakken legen
2 personen
- 51
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
- 52
Verlichting controleren
- 53
Programmaonderdelen aankondigen
- 54
Sponsorcontacten ontvangen
2 personen
- 55
Cateringvoorraad controleren
- 56
Laatste ronde serveren
3 personen
- 57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 58
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
- 59
Kramen afbouwen
5 personen
- 60
Decoratie verwijderen
3 personen
- 61
Verlichting afbreken
3 personen
- 62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
4 personen
- 65
Afval afvoeren
2 personen
- 66
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
- 67
Materialen sorteren
3 personen
- 68
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 69
Sponsormaterialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 10
- Klaptafelsaantal 12
- Statafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Partytentenaantal 6
- Kleedtafelsaantal 12
- Kraamwandenaantal 10
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Schotelsaantal 100
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplateausaantal 20
Decoratie
- Kerstbomenaantal 4
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 20
- Kerstkransenaantal 6
- Kerststerrenaantal 12
- Tafellopersaantal 12
- Kerstdoekenaantal 12
- Sponsorbordenaantal 20
- Menubordenaantal 10
- Pijlbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudketelsaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Koelkastenaantal 2
- Kassatabletsaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Kokslepelsaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Keukenmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 20
- Lantaarnsaantal 12
- Verlichtingssnoerenaantal 6
- Batterijlampenaantal 10
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg sponsorbijdragen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf schriftelijk vast. Noteer per sponsor wat wordt geleverd, waar het logo komt en wanneer materialen of bestanden binnen moeten zijn.
- Maak de kraamindeling voordat je kramen reserveert. Houd rekening met looproutes, een aparte plek voor koffie, voldoende ruimte bij de ingang en minimaal één duidelijke vluchtroute.
- Controleer stroom en toegang minstens 2 weken vooraf op locatie. Tel hoeveel koffiezetapparaten en andere apparaten tegelijk kunnen werken en spreek af waar laden en lossen gebeurt.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit dit 5 tot 7 dagen vooraf af. Zo kun je boodschappen, servies en eventuele aparte hapjes gericht inkopen.
- Plan de opbouw in tijdvakken: eerst kramen, tafels en stroom, daarna bewegwijzering en sponsorborden, en pas als laatste kerstdecoratie en gekoelde producten. Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een sponsorkerstmarkt?
- Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Sponsors, locatie, kramen en vrijwilligers vragen meestal meer afstemming dan je eerst verwacht; de laatste 2 weken gebruik je voor bevestigingen en praktische controles.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorkerstmarkt?
- Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 2 tot 3 kramen, plus 2 mensen voor ontvangst en 2 voor opbouw en opruimen. Plan daarnaast een reserve van ongeveer 10 procent, omdat uitval op de dag zelf vaak voorkomt.
- Wanneer moet je sponsorlogo's en sponsormaterialen aanleveren?
- Vraag logo’s en andere bestanden uiterlijk 3 weken vooraf op en zet een harde aanleverdatum in de sponsorafspraken. Controleer 7 dagen voor de markt of alle logo’s bruikbaar zijn voor sponsorborden, menuborden en bewegwijzering.
- Hoeveel drank reken je voor een sponsorkerstmarkt?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop koffie en thee ruim in, maar houd bederfelijke melk en andere gekoelde producten apart tot kort voor opening.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!