Einen Sponsor-Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Sponsor-Weihnachtsmarkt müssen Finanzierung, Marktstände und Besucherführung früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ort fest, sichere die Location und erstelle ein Budget, bevor du Sponsoren und Aussteller ansprichst. Danach folgen Standaufteilung, Programm, Einladungen und Helferplanung. In der letzten Woche geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Sponsorlogos, Strom, Zugang, Beschilderung und verderbliche Waren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Budget erstellen
2 Personen
- 4
Sponsoren ansprechen
3 Personen
- 5
Sponsorbeiträge erfassen
2 Personen
- 6
Standaufteilung entwerfen
2 Personen
- 7
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 8
Einladungen gestalten
2 Personen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Stände reservieren
- 14
Zusätzliche Stühle reservieren
- 15
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
- 16
Route und Zugang prüfen
2 Personen
- 17
Sponsorlogos sammeln
- 18
Schilder und Lageplan erstellen
2 Personen
- 19
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Verderbliche Waren kühlen
2 Personen
- 23
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
- 24
Stehtische und Stände aufstellen
4 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Stände dekorieren
4 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 30
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
- 31
Sponsorenschilder aufstellen
2 Personen
- 32
Cateringstation einrichten
3 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 34
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
- 35
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
- 36
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 40
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
Event
- 41
Besucher empfangen
4 Personen
- 42
Anmeldungen abwickeln
2 Personen
- 43
Stände besetzen
8 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 46
Kalte Getränke servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 49
Geschirr sammeln
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 52
Beleuchtung kontrollieren
- 53
Programmpunkte ankündigen
- 54
Sponsorenkontakte entgegennehmen
2 Personen
- 55
Cateringvorräte überprüfen
- 56
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
- 58
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Stände abbauen
5 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Beleuchtung abbauen
3 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Abfall entsorgen
2 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 67
Materialien sortieren
3 Personen
- 68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Sponsorenmaterialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 10
- KlappischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- PartyzelteAnz. 6
- UmkleidetischeAnz. 12
- StandwändeAnz. 10
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 100
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierplattenAnz. 20
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 4
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 20
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtssterneAnz. 12
- TischläuferAnz. 12
- WeihnachtsstoffeAnz. 12
- SponsorenschilderAnz. 20
- MenükartenAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- KühlschränkeAnz. 2
- KassentabletsAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 8
- KochlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 20
- LaternenAnz. 12
- LichterkabelAnz. 6
- BatterielampenAnz. 10
Reinigung
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Budget. Reserviere die Location erst, wenn Stromversorgung, Zufahrt und die benötigte Fläche für Marktstände, Klapptische und Stehtische geklärt sind.
- Hole Sponsorenzusagen schriftlich ein und erfasse jeden Beitrag in einer gemeinsamen Liste. Fordere Logos und gewünschte Platzierung spätestens 14 Tage vor dem Markt an, damit Sponsorenschilder und der Lageplan rechtzeitig fertig werden.
- Plane die Stände nach Besucherfluss: Eingänge, Programmfläche, Verpflegung und Ausgänge sollten klar voneinander getrennt sein. Prüfe außerdem, ob zusätzliche Stühle, Partyzelte oder Standwände gebraucht werden, statt dies erst beim Aufbau zu bemerken.
- Schließe die Helferplanung spätestens eine Woche vorher ab und teile konkrete Schichten für Aufbau, Einlass, Kaffeestationen, Standbetreuung und Abbau ein. Rechne für Aufbau und Abbau jeweils mindestens 90 Minuten ein.
- Erstelle drei bis fünf Tage vorher eine Inventarliste und prüfe Geschirr, Kaffeemaschinen, Dekoration, Wegweiser und Namensschilder einzeln. Verderbliche Waren gehören erst kurz vor Beginn in die Kühlung; Menükarten und Ernährungsangaben sollten dann bereits an den passenden Ständen liegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Sponsor-Weihnachtsmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Sponsoren, Location, Stände und Programm brauchen Vorlauf; Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher beginnen.
- Wann sollte man Sponsoren für einen Weihnachtsmarkt ansprechen?
- Sprich Sponsoren direkt nach der Budgetplanung an, also etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Markt. Setze eine feste Zusagefrist von mindestens 4 Wochen vor dem Termin und sammle Logos spätestens 14 Tage vorher ein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Sponsor-Weihnachtsmarkts?
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein, bei mehreren Marktständen, Zelten und Dekoration besser 2 bis 3 Stunden. Strom, Zugang, Stühle und Beschilderung sollten vor dem eigentlichen Aufbau geprüft werden.
- Wann sollte man Anmeldungen und Ernährungswünsche abschließen?
- Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Markt. So bleiben noch einige Tage, um Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche, Geschirr, Kaffeetassen und verderbliche Waren anzupassen.
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