Cómo organizar un mercadillo navideño de patrocinadores

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y el lugar antes de pedir compromisos a los patrocinadores. Reserva también las carpas, puestos, mesas plegables y sillas extra cuando conozcas el aforo previsto, porque son elementos que suelen agotarse primero.
• Registra cada aportación de los patrocinadores en una lista única: producto, cantidad, logotipo, necesidades eléctricas y persona de contacto. Pide los logotipos antes de imprimir carteles y el plano, idealmente con 10 días de margen.
• Dibuja la distribución de los puestos antes de enviar las invitaciones. Deja pasillos claros, sitúa las mesas altas donde no bloqueen el acceso y comprueba la ruta de entrada, especialmente si habrá carpas, paredes de stand o percheros.
• Asigna voluntarios por franjas y no solo por tarea. Para un montaje de 2 horas, por ejemplo, separa un equipo para mesas y decoración, otro para carteles y otro para revisar electricidad, bebidas, vajilla y materiales.
• Haz la compra y enfría los productos perecederos el día anterior. Revisa vasos, tazas, bandejas, platos, cubiertos y cucharones contra el inventario; las máquinas de café y los cables necesitan una comprobación independiente antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño de patrocinadores?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar durante la primera semana, contacta con patrocinadores en las dos siguientes y deja al menos 10 días para recibir logotipos, confirmar inscripciones y cerrar el plano.

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del mercadillo navideño?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción 7 días antes del evento. Así puedes recoger preferencias dietéticas, calcular sillas y ajustar las cantidades de comida y bebida.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para montar el mercadillo?

Para un montaje de tamaño medio, planifica al menos 1 voluntario por cada 3 o 4 puestos, además de una persona coordinadora. Si el montaje dura 2 horas, asigna los equipos antes del día del evento y entrega a cada uno una zona concreta.

¿Cuándo se debe comprobar la electricidad y el acceso al lugar?

Haz la primera comprobación al reservar el lugar y repítela entre 3 y 5 días antes. Confirma enchufes, potencia, alargadores, entrada de materiales y recorrido para las carpas, mesas, máquinas de café y paredes de los stands.