Organiser un marché de Noël de produits régionaux

Un marché de Noël de produits régionaux se prépare d’abord comme une opération logistique, puis comme un rendez-vous festif. Commencez par fixer la date, les horaires et le site avant de confirmer les producteurs ou de publier l’événement. Le nombre de stands détermine l’agencement, les besoins électriques, le mobilier et les bénévoles. Gardez enfin une marge pour les livraisons, les produits réfrigérés et le démontage, souvent sous-estimés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
5
Contacter les producteurs participants
2 personnes
6
Fixer les producteurs et l’assortiment
2 personnes
7
Établir la répartition des stands
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l’événement en ligne
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Faire les réservations
13
Faire réaliser les imprimés
14
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Coordonner les livraisons avec les producteurs
17
Établir le programme musical
18
Établir le plan d’alimentation électrique et de sécurité
2 personnes
19
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
2 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
24
Livrer les stands et les tentes
3 personnes
25
Dégager le site
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager les stands par producteur
6 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Brancher l’électricité
2 personnes
31
Tester le son
2 personnes
32
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
33
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
34
Aménager la table d'accueil
2 personnes
35
Préparer le service traiteur
4 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes
40
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Soutenir les producteurs
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
49
Garder les tables propres
2 personnes
50
Diffuser de la musique de Noël
51
Informer les visiteurs
2 personnes
52
Veiller aux exigences alimentaires
53
Annoncer la dernière vente
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Clôturer la caisse
2 personnes
56
Ranger le service traiteur
3 personnes
57
Faire la vaisselle
2 personnes
58
Vider les stands
6 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Éteindre l’éclairage
2 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
64
Compter le matériel
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
67
Trier le stock restant
2 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes
70
Régler les fournisseurs
71
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Couverturesqté 14
Portants à vêtementsqté 4
Caissesqté 24

Vaisselle

Assiettesqté 180
Bolsqté 100
Tassesqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Petits bolsqté 24
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 18
Couronnes de Noëlqté 6
Décorations de tableqté 14
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux de menuqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Personnages de Noëlqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4
Spray nettoyantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le site et les horaires au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez dès cette étape les autorisations, les déclarations, les accès, le stationnement et les points d’alimentation électrique.
Confirmez les producteurs avant d’annoncer l’assortiment. Demandez à chacun ses besoins en électricité, froid, tables, tentes et horaires de livraison, puis attribuez les stands sur un plan unique.
Prévoyez les quantités de vaisselle et de boissons par service plutôt que par simple nombre de visiteurs. Pour un espace dégustation, comptez au minimum une assiette, un verre et un couvert par personne attendue sur le même créneau, avec une réserve d’environ 10 %.
Faites un contrôle technique la veille : rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires, équipements de maintien au chaud, réfrigérateurs et terminaux de paiement. Répartissez les appareils sur plusieurs circuits et identifiez chaque branchement.
Envoyez les informations pratiques aux exposants 7 jours avant l’événement. Indiquez l’itinéraire, le parking, l’heure d’arrivée, le point de déchargement et le contact d’un bénévole ; réservez ensuite au moins 60 minutes pour la mise en place finale.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël régional ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation du site et la confirmation des producteurs doivent être lancées en premier, avant les invitations et les supports imprimés.
Quand faut-il confirmer les producteurs d’un marché de Noël ?: Confirmez les producteurs 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Vous pourrez ensuite fixer l’assortiment, répartir les stands, recueillir les besoins alimentaires et calculer le matériel nécessaire.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil et la coordination, puis 1 personne supplémentaire par zone de 5 à 8 stands. Ajoutez une équipe dédiée aux livraisons et au rangement pendant les 2 heures avant l’ouverture.
Quand envoyer les informations de parking et d’itinéraire ?: Envoyez-les aux producteurs et aux visiteurs inscrits environ 7 jours avant l’événement, puis rappelez-les la veille. Précisez séparément l’accès exposants, le stationnement et le point de déchargement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.