Cómo organizar un mercado navideño de productos regionales

Organizar un mercado navideño de productos regionales requiere coordinar productores, puestos, ventas y servicios antes de pensar en la decoración. Empieza fijando la fecha, el horario y la distribución del terreno; después confirma permisos, electricidad, participantes y entregas. La mayoría de los problemas aparecen cuando faltan tomas de corriente, se mezclan las zonas de venta y degustación o los productores llegan sin una franja de descarga acordada. Trabaja hacia atrás desde el día de apertura y deja por escrito quién hace cada tarea.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
5
Contactar a los productores participantes
2 personas
6
Fijar productores y surtido
2 personas
7
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar el evento en línea
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer reservas
13
Encargar material impreso
14
Enviar información de ruta y aparcamiento
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Coordinar las entregas con los productores
17
Preparar el programa musical
18
Crear plan de energía y seguridad
2 personas
19
Comprobar la decoración navideña
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
21
Hacer la compra
2 personas
22
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
23
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
24
Entregar los puestos y las carpas
3 personas
25
Despejar el recinto
3 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar los puestos por productor
6 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Conectar la corriente
2 personas
31
Probar el sonido
2 personas
32
Colocar señalizadores
2 personas
33
Preparar la caja y el cambio
2 personas
34
Montar la mesa de recepción
2 personas
35
Preparar el catering
4 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
40
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

41
Recibir a los visitantes
3 personas
42
Apoyar a los productores
2 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Servir aperitivos
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Reponer el stock del buffet
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Comprobar los baños
49
Mantener las mesas limpias
2 personas
50
Poner música navideña
51
Informar a los visitantes
2 personas
52
Vigilar los requisitos dietéticos
53
Anunciar la última venta
54
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

55
Cerrar la caja
2 personas
56
Recoger el catering
3 personas
57
Lavar la vajilla
2 personas
58
Vaciar los puestos
6 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Apagar la iluminación
2 personas
61
Recoger la basura
4 personas
62
Limpiar el recinto
4 personas
63
Desmontar las tiendas y mesas
5 personas
64
Contar los materiales
2 personas
65
Devolver el material prestado
2 personas
66
Guardar los productos refrigerados
2 personas
67
Clasificar el stock sobrante
2 personas
68
Retirar los residuos
2 personas
69
Entregar la ubicación
2 personas
70
Pagar a los proveedores
71
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 14
Percheroscant. 4
Cajonescant. 24

Vajilla

Platoscant. 180
Cuencoscant. 100
Tazascant. 120
Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 120
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 18
Cuencoscant. 24
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Portátil
Soportes para altavocescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 10
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Jarras térmicascant. 4

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 18
Coronas navideñascant. 6
Decoraciones de mesacant. 14
Etiquetas de preciocant. 100
Carteles del menúcant. 8
Señalizadorescant. 12
Figuras navideñascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 4
Spray de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la lista de productores y el surtido. Reserva después un puesto para cada participante y deja pasillos suficientemente amplios para el público, las entregas y cualquier evacuación.
Haz una comprobación de electricidad al menos 7 días antes. Cuenta cafeteras, hervidores, equipos de conservación, iluminación y sonido; asigna cada aparato a un punto y evita sobrecargar una sola regleta.
Envía a los visitantes la ruta, el aparcamiento y el horario de apertura entre 5 y 7 días antes. Incluye también la forma de hacer reservas y el plazo para comunicar necesidades dietéticas.
Programa las entregas de los productores por franjas de 30 minutos, en lugar de permitir que todos lleguen a la vez. El día anterior confirma quién trae productos refrigerados y quién necesita espacio de frío o cajas adicionales.
Prepara una revisión de apertura 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba puestos, mesas, sillas, cobros con tarjeta, agua, vajilla, bebidas calientes, decoración y el plan de seguridad antes de encender la música.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño regional?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La lista de productores, los permisos, la distribución de puestos y las necesidades eléctricas deben quedar cerrados como mínimo 3 semanas antes del evento.
¿Cuándo hay que confirmar a los productores y su surtido?: Confirma productores y surtido entre 4 y 6 semanas antes. Pide una lista definitiva de productos al menos 14 días antes para ajustar puestos, refrigeración, vajilla y comunicación al público.
¿Cuánto tiempo antes se monta un mercado navideño?: Reserva entre 3 y 5 horas para instalar carpas, puestos, mesas, equipos y decoración, según el tamaño del terreno. Las entregas de productos deberían terminar al menos 60 minutos antes de la apertura.
¿Cuántas bebidas hay que calcular para una degustación?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua durante toda la actividad. Para productos calientes, prepara una reserva de aproximadamente un 10 % para reponer sin interrumpir el servicio.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.