Einen regionalen Produkte-Weihnachtsmarkt organisieren

Ein regionaler Produkte-Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Öffnungszeiten und Gelände fest, dann klärst du Genehmigungen, Strom und teilnehmende Produzenten. Anschließend planst du Sortiment, Standaufteilung, Lieferungen und Helfer. Viele Organisatoren kümmern sich zu spät um Kühlung, Kartenlesegeräte oder Routeninformationen. Plane diese Punkte mehrere Wochen vor dem Termin, damit am Markttag nur noch aufgebaut, geprüft und eingewiesen werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
5
Teilnehmende Produzenten kontaktieren
2 Personen
6
Produzenten und Sortiment festlegen
2 Personen
7
Standaufteilung erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Veranstaltung online veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Reservierungen vornehmen
13
Drucksachen anfertigen lassen
14
Routen- und Parkinformationen versenden
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Lieferungen mit Produzenten abstimmen
17
Musikprogramm zusammenstellen
18
Strom- und Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
19
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
23
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
24
Stände und Zelte anliefern
3 Personen
25
Gelände freimachen
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Stände pro Hersteller einrichten
6 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Strom anschließen
2 Personen
31
Ton testen
2 Personen
32
Wegweiser aufstellen
2 Personen
33
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
34
Empfangstisch einrichten
2 Personen
35
Catering vorbereiten
4 Personen
36
Snacks vorbereiten
3 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
2 Personen
40
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Produzenten unterstützen
2 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Snacks servieren
2 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
47
Mülleimer leeren
2 Personen
48
Toiletten kontrollieren
49
Tische sauber halten
2 Personen
50
Weihnachtsmusik abspielen
51
Besucher informieren
2 Personen
52
Diätwünsche überwachen
53
Letzten Verkauf ankündigen
54
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

55
Kasse abschließen
2 Personen
56
Catering aufräumen
3 Personen
57
Geschirr abwaschen
2 Personen
58
Stände leeren
6 Personen
59
Dekoration entfernen
3 Personen
60
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
61
Abfall sammeln
4 Personen
62
Gelände reinigen
4 Personen
63
Zelte und Tische abbauen
5 Personen
64
Materialien zählen
2 Personen
65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
66
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
67
Übrig gebliebenen Vorrat sortieren
2 Personen
68
Abfall entsorgen
2 Personen
69
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
70
Lieferanten abrechnen
71
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
DeckenAnz. 14
KleiderständerAnz. 4
KistenAnz. 24

Geschirr

TellerAnz. 180
SchalenAnz. 100
TassenAnz. 120
WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 120
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierplattenAnz. 18
SchälchenAnz. 24
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laptop
LautsprecherständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ThermokannenAnz. 4

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 18
WeihnachtskränzeAnz. 6
TischdekorationenAnz. 14
PreisschilderAnz. 100
MenükartenAnz. 8
WegweiserAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ReinigungssprayAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Gelände und Genehmigungen. Prüfe außerdem früh, wie viele Stromanschlüsse vorhanden sind und welche Geräte die Stände tatsächlich benötigen.
Lege das Sortiment erst fest, wenn die Produzenten verbindlich zugesagt haben. Frage dabei nach Kühlbedarf, Lieferzeiten, Ernährungswünschen und der benötigten Standfläche.
Erstelle die Standaufteilung mit mindestens 1,5 Metern Bewegungsfläche zwischen den Verkaufsstellen. Plane Eingänge, Ausgänge, Stromwege und einen klar erkennbaren Bereich für Reservierungen oder Informationen ein.
Schicke Routen- und Parkinformationen spätestens 7 Tage vorher an Produzenten, Helfer und angemeldete Gäste. Lieferzeiten sollten in festen Zeitfenstern stehen, damit Zelte, Marktstände und Kühlwaren nicht gleichzeitig eintreffen.
Prüfe am Vortag haltbare Vorräte, Kühlprodukte, Geschirr und Bezahltechnik. Teste jedes Kartenlesegerät und alle Verlängerungskabel, bevor Musik, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher angeschlossen werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen regionalen Weihnachtsmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Produzentenzusagen und die Geländeplanung sollten spätestens 6 Wochen vorher geklärt sein.
Wie viele Produzenten braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?: Für einen überschaubaren Markt sind etwa 10 bis 15 Produzenten ein praktikabler Richtwert. Entscheidend ist, dass das Sortiment abwechslungsreich bleibt und jeder Stand ausreichend Platz sowie Strom oder Kühlung bekommt.
Wann sollte man die Standaufteilung und Lieferzeiten festlegen?: Lege die Standaufteilung spätestens 3 Wochen vorher fest und teile die Lieferfenster mindestens 7 Tage vorher mit. So lassen sich Engpässe beim Aufbau und parallele Anlieferungen vermeiden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts?: Plane für Zelte, Marktstände, Tische, Strom und Dekoration mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Eine verantwortliche Person sollte 60 Minuten vor der Öffnung eine Sicherheits- und Funktionskontrolle durchführen.

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