Organiser un marché de Noël, étape par étape

Un marché de Noël se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et les horaires, ouvrir les inscriptions et réserver les fournisseurs avant de construire le plan des stands. Les besoins alimentaires, les caisses, l’éclairage et la circulation demandent des décisions précises, souvent oubliées jusqu’au dernier moment. Voici l’ordre de préparation qui permet d’accueillir les exposants et le public sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Réserver les fournisseurs
2 personnes
5
Confirmer les exposants
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Créer la liste des exposants
2 personnes
9
Créer le plan du marché
2 personnes
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Maintenir la voie de circulation dégagée
2 personnes
12
Planifier les bénévoles
2 personnes
13
Établir la répartition des caisses
14
Élaborer le programme
2 personnes
15
Concevoir la signalétique
16
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
17
Créer les menus
2 personnes
18
Commander de l’argent liquide
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
21
Trier les décorations de Noël
2 personnes
22
Marquer les stands
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
6 personnes
25
Installer l'éclairage
4 personnes
26
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
27
Suspendre la décoration
4 personnes
28
Aménager les tables du stand
6 personnes
29
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
30
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
31
Installer le point café et thé
2 personnes
32
Installer les caisses
2 personnes
33
Accrocher les étiquettes de prix
2 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer la soupe et les boissons chaudes
3 personnes
37
Compléter la décoration de Noël
2 personnes
38
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
39
Tester le son et le micro
2 personnes
40
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Tenir la caisse
3 personnes
44
Diffuser de la musique de Noël
45
Servir des boissons chaudes
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Servir la soupe
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Garder les tables propres
2 personnes
51
Vérifier les stocks
52
Vérifier les toilettes
2 personnes
53
Vérifier l'éclairage
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

55
Fermer les caisses
3 personnes
56
Faire le check-out des exposants
3 personnes
57
Évacuer les denrées périssables
3 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
6 personnes
62
Retirer l'éclairage
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lampes LEDqté 24
Lanternesqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12

Équipement

Imprimantes de tickets de caisseqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Petits bolsqté 100
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Gants résistants à la chaleurqté 6
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 24
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 20
Bougies de tableqté 48
Crèche de Noël
Panneaux d’affichageqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Badges nominatifsqté 30
Numéros de tableqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Stations de désinfectant pour les mainsqté 6
Distributeurs de papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et les inscriptions avant de contacter les exposants. Prévoyez une date limite claire : sans ce délai, vous ne saurez pas combien de stands, de tables ou de prises préparer.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et établissez la liste des exposants au fur et à mesure. Regroupez ensuite les stands dans un plan en gardant une voie de circulation dégagée et un accès pratique aux points d’alimentation.
Réservez tôt les tentes, stands, tables pliantes, éclairages et équipements de paiement. Vérifiez au moins 7 jours avant l’ouverture que les rallonges, multiprises, passe-câbles, terminaux et caisses sont bien disponibles.
Préparez séparément le programme, la signalétique, les étiquettes de prix et les menus. Imprimez-les avant le montage : le jour même, il reste généralement trop peu de temps pour corriger une information manquante ou illisible.
Organisez l’installation par zones : tentes et stands, tables et chaises, éclairage, puis caisses et matériel de restauration. Faites un contrôle final 60 minutes avant l’ouverture, notamment des stocks, de l’argent liquide et des câbles au sol.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, la réservation des fournisseurs et la confirmation des exposants viennent avant le plan du marché et la commande du matériel.
Comment organiser les stands d’un marché de Noël ?: Créez le plan après avoir confirmé les exposants et leurs besoins. Laissez une voie de circulation continue, regroupez les activités qui utilisent un point d’alimentation et marquez chaque stand avant l’installation.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour monter les tentes, installer les stands, les tables, les chaises et l’éclairage. Ajoutez 60 minutes avant l’ouverture pour tester les paiements, placer la signalétique et vérifier la circulation.
Quand préparer les paiements et l’argent liquide ?: Préparez les caisses, les terminaux de paiement et la commande d’argent liquide au moins 5 jours avant le marché. Testez chaque terminal et répartissez les caisses avant le montage afin d’éviter une file dès l’ouverture.

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