So organisierst du einen Weihnachtsmarkt
Ein Weihnachtsmarkt braucht früh eine klare Struktur: Erst legst du Datum, Öffnungszeiten und Anmeldefrist fest, danach kommen Anbieter, Marktplan und Versorgung. Plane nicht nur Verkaufsstände, sondern auch Strom, Verkehrsflächen, Kassen und Helferschichten. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Beschilderung, Preise, Speisekarten und das Programm fertig sein. Am Aufbautag entscheidet ein genauer Zeitplan, ob Zelte, Stände, Beleuchtung und Technik rechtzeitig einsatzbereit sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen öffnen
- 4
Lieferanten reservieren
2 Personen
- 5
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Liste der Standbetreiber erstellen
2 Personen
- 9
Marktplan erstellen
2 Personen
- 10
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 11
Verkehrsfläche freihalten
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Kassenaufteilung erstellen
- 14
Programm erstellen
2 Personen
- 15
Beschilderung entwerfen
- 16
Preisschilder erstellen
2 Personen
- 17
Menükarten erstellen
2 Personen
- 18
Bargeld bestellen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen
2 Personen
- 21
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
- 22
Stände markieren
2 Personen
- 23
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 25
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 26
Stromkabel verlegen
3 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 28
Messetische einrichten
6 Personen
- 29
Kühlschränke befüllen
2 Personen
- 30
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 31
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 32
Kassen einrichten
2 Personen
- 33
Preisschilder aufhängen
2 Personen
- 34
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 36
Suppe und Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
- 37
Weihnachtsdekoration auffüllen
2 Personen
- 38
Kassen mit Wechselgeld füllen
2 Personen
- 39
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 40
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 41
Aussteller empfangen
3 Personen
- 42
Besucher begrüßen
4 Personen
- 43
Kasse bedienen
3 Personen
- 44
Weihnachtsmusik abspielen
- 45
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Suppe servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Tische sauber halten
2 Personen
- 51
Bestand prüfen
- 52
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 53
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Kassen abschließen
3 Personen
- 56
Standbetreiber auschecken
3 Personen
- 57
Verderbliche Vorräte wegräumen
3 Personen
- 58
Geschirr sammeln
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
4 Personen
- 60
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 61
Partyzelte abbauen
6 Personen
- 62
Beleuchtung entfernen
4 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 8
- MarktständeAnz. 12
- KlappischeAnz. 18
- KlappstühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 24
- KleiderständerAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 16
- LED-LampenAnz. 24
- LaternenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 12
Ausstattung
- Kassenbon-DruckerAnz. 3
- KartenlesegeräteAnz. 3
- KassenAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- WasserkocherAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SuppenkesselAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- HandmegafoneAnz. 2
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 150
- SchälchenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- MesserAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- LöffelAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierschalenAnz. 18
- ServierzangenAnz. 12
- MessbecherAnz. 4
- Hitzebeständige HandschuheAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 4
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 4
- WeihnachtskugelnAnz. 120
- WeihnachtsgirlandenAnz. 24
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- WeihnachtssterneAnz. 20
- TischkerzenAnz. 48
- Krippe
- PinnwändeAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
- TischnummernAnz. 20
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
- WischmopsAnz. 6
- EimerAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungswagenAnz. 2
- HanddesinfektionsstationenAnz. 6
- ToilettenpapierspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche Datum, Öffnungszeiten und Anmeldestart mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Setze eine feste Frist für Standbetreiber und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung.
- Bestätige Lieferanten und Standbetreiber spätestens 3 Wochen vor dem Markt. Erstelle danach einen Marktplan mit Standnummern, damit Aufstellung, Stromanschlüsse und Verkehrsflächen zusammenpassen.
- Prüfe Strombedarf und Verlängerungskabel mindestens 7 Tage vorher. Markiere Kabelwege mit Kabelmatten und halte Flucht- und Verkehrsflächen vollständig frei.
- Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und teile Kassen, Aufbau, Einweisung und Abbau getrennt zu. Bestelle Bargeld spätestens 2 Werktage vor Beginn und lege die Kassenaufteilung schriftlich fest.
- Baue Partyzelte, Marktstände, Tische und Beleuchtung nach einem festen Aufbauplan auf. Hänge Lichterketten und LED-Lampen erst auf, wenn die Standpositionen markiert sind, damit Kabel nicht nachträglich quer über Wege laufen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne mindestens 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Öffnungszeiten und Anmeldungen. Lieferanten, Standbetreiber und Stromplanung sollten spätestens 3 Wochen vorher bestätigt sein.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Kassen und eine für Aufbau, Technik oder Einweisung ein. Bei mehreren Marktbereichen sind 2 bis 3 Helfer pro Bereich sinnvoll; Schichten von 2 bis 3 Stunden verhindern lange Leerzeiten.
- Wann sollte man die Stände und Zelte aufbauen?
- Lege den Aufbau so, dass Zelte und Stände mindestens 3 bis 4 Stunden vor der Öffnung stehen. Danach bleiben noch etwa 60 Minuten für Beleuchtung, Kassen, Preisschilder und eine Kontrolle der Verkehrsflächen.
- Wie viel Bargeld braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Lege das Wechselgeld anhand der erwarteten Kassen fest und verteile es vor Beginn auf jede Kasse. Bereite die Kassen mindestens 2 Werktage vorher vor, damit fehlende Scheine oder Münzen noch besorgt werden können.
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