Organiser un marché de Noël Fairtrade, étape par étape

Un marché de Noël Fairtrade se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un moment convivial. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant d’inviter les exposants. Enchaînez ensuite les inscriptions, la répartition des stands, les bénévoles et les livraisons. Les derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, préparer les paiements, imprimer le plan et organiser l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Inviter les participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir la répartition des stands
2 personnes
8
Confirmer les participants
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Envoyer les indications d'accès
14
Confirmer les livraisons
15
Afficher la promotion
2 personnes
16
Imprimer le plan
17
Créer les badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
19
Prévoir de l’argent liquide
20
Rédiger les consignes de caisse
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Trier les décorations de Noël
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Monter les stands
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Brancher l’électricité
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
33
Installer la caisse
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
35
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
36
Faire aménager les stands
4 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
42
Tenir la caisse
2 personnes
43
Vendre des produits du commerce équitable
8 personnes
44
Servir des boissons chaudes
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Dégager les tables
2 personnes
50
Gérer le stock
51
Fournir la musique
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

54
Démonter les stands
6 personnes
55
Retirer la décoration
3 personnes
56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Trier les déchets
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Remettre le mobilier en place
4 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
62
Faire le départ des prestataires
2 personnes
63
Ranger les stocks
2 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Retourner les matériels de location
3 personnes
66
Ranger les restes
2 personnes
67
Archiver les photos et les fichiers
68
Relancer les fournisseurs
69
Envoyer un message de remerciement
70
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 50
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Poids de standqté 16
Nappesqté 18
Portemanteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Couverts de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Conteneurs isothermesqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Thermosqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Couronnes de Noëlqté 6
Guirlandes de Noëlqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Assiettes Fairtradeqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Supports de badges nominatifsqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 8
Passe-câblesqté 8

Catering

Plateaux de serviceqté 12
Bol à soupeqté 80
Louchesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Sacs pour achatsqté 300
Sacs cabas en cotonqté 100
Rouleaux de tickets de caisseqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 8
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Courses

Grains de café Fairtrade

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 semaines à l’avance, puis vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations. Sans cette validation, les inscriptions peuvent être lancées trop tôt.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et clôturez les réponses 10 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d’adapter les encas et le service des boissons.
Répartissez les stands avant de confirmer les participants. Prévoyez un plan imprimé, des badges nominatifs et des étiquettes de prix afin que chaque exposant sache où s’installer dès son arrivée.
Attribuez les bénévoles par créneau, avec au moins une personne pour l’accueil et une autre pour la caisse pendant les heures d’ouverture. Transmettez les consignes de caisse avant le jour J, pas au moment des premières ventes.
Vérifiez les livraisons et le matériel 48 heures avant l’ouverture : mobilier, poids de stand, rallonges, multiprises, appareils à café et contenants isothermes. Refroidissez les boissons et préparez les achats non périssables la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël Fairtrade ?: Commencez environ 8 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord le lieu, les autorisations et les participants, puis gardez les 48 dernières heures pour les livraisons, les stocks et l’installation.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le marché.
Quand préparer le plan des stands et les badges ?: Finalisez la répartition des stands au plus tard 10 jours avant l’événement. Imprimez le plan et préparez les badges 2 à 3 jours avant, après avoir confirmé les derniers participants.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 2 bénévoles présents en même temps pour l’accueil et la caisse, puis ajoutez une personne pour l’installation et le rangement. Établissez des rotations de 2 à 3 heures pour couvrir toute la journée sans épuiser l’équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.