Zo organiseer je een Fairtrade kerstmarkt
Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je deelnemers benadert. Daarna bouw je het plan op rond kraamindeling, programma, vrijwilligers en verkoop. Verzamel dieetwensen en praktische informatie vroeg, zodat je hapjes, dranken en routebeschrijvingen op tijd kunt regelen. In de laatste week draait alles om bevestigen, afdrukken, koelen en klaarzetten. Vooral stroom, betalingen, kraamgewichten en een duidelijke taakverdeling worden bij een kerstmarkt gemakkelijk te laat geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Deelnemers uitnodigen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Kraamindeling maken
2 personen
- 8
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 9
Reserveringen maken
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Vrijwilligers indelen
- 12
Programma opstellen
2 personen
- 13
Routebeschrijving versturen
- 14
Leveringen bevestigen
- 15
Promotie ophangen
2 personen
- 16
Plattegrond afdrukken
- 17
Naambadges maken
2 personen
- 18
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
- 19
Contant geld regelen
- 20
Kassa-instructies maken
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Houdbare voorraad controleren
2 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 25
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Event
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Kramen opbouwen
6 personen
- 28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Stroom aansluiten
2 personen
- 30
Verlichting ophangen
3 personen
- 31
Versiering ophangen
3 personen
- 32
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 33
Kassa inrichten
2 personen
- 34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 35
Kraamhouders ontvangen
3 personen
- 36
Kramen laten inrichten
4 personen
- 37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 40
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 41
Informatiebalie bemannen
2 personen
- 42
Kassa bemannen
2 personen
- 43
Fairtradeproducten verkopen
8 personen
- 44
Warme dranken serveren
3 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Buffet aanvullen
2 personen
- 48
Afvalbakken legen
2 personen
- 49
Tafels afruimen
2 personen
- 50
Voorraad bijhouden
- 51
Muziek verzorgen
- 52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 53
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
- 54
Kramen afbreken
6 personen
- 55
Decoratie verwijderen
3 personen
- 56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 57
Afval sorteren
3 personen
- 58
Servies afwassen
3 personen
- 59
Locatie schoonmaken
4 personen
- 60
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 61
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 62
Leveranciers uitchecken
2 personen
- 63
Voorraad opruimen
2 personen
- 64
Materialen inventariseren
2 personen
- 65
Huurmaterialen retourneren
3 personen
- 66
Restanten opslaan
2 personen
- 67
Foto's en bestanden archiveren
- 68
Leveranciers nabellen
- 69
Bedankbericht versturen
- 70
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 14
- Klapstoelenaantal 50
- Statafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Kraamgewichtenaantal 16
- Tafellinnenaantal 18
- Jassenrekkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 80
- Drinkglazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Gebaksbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbestekaantal 12
- Schenkkannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudcontainersaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kassaboxenaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoon
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 60
- Kerstkransenaantal 6
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstfigurenaantal 10
- Fairtradebordenaantal 12
- Prijskaartstandaardsaantal 30
- Naambadgehoudersaantal 40
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
Catering
- Serveerplateausaantal 12
- Soepkommenaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Koopwaarzakjesaantal 300
- Katoenen draagtassenaantal 100
- Kassabonrollenaantal 6
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
- Handgelhoudersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Boodschappen
- Fairtrade koffiebonen
Tips
- Maak de kraamindeling zodra de deelnemers zich aanmelden. Houd rekening met loopruimte, partytenten, tafels en een aparte plek voor koffie, thee en betalingen.
- Bevestig leveringen en reserveringen uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer dan ook of marktkramen, kraamgewichten, verlengkabels en stekkerdozen op dezelfde dag beschikbaar zijn.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok van 2 tot 3 uur en geef iedereen één duidelijke taak. Wijs minimaal één persoon aan voor de kassa en één voor het aanvullen van dranken en hapjes.
- Maak prijskaartjes, naambadges, plattegronden en kassa-instructies uiterlijk 2 dagen vooraf. Test pinapparaten en tel het contante geld de dag voor de markt.
- Koel dranken enkele uren voor opening en bereid hapjes zo laat mogelijk voor. Controleer vooraf of je genoeg koffiekopjes, theeglazen, drinkglazen, borden en gebaksbordjes hebt voor de verwachte bezoekersstroom.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Fairtrade kerstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en deelnemers. Reserveer vrijwilligers, materialen en eventuele leveringen uiterlijk 4 weken voor de markt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?
- Reken op 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers die tegelijk aanwezig zijn, plus één coördinator. Werk met blokken van 2 tot 3 uur, zodat niemand de hele markt ingeroosterd staat.
- Wanneer moet je de kraamindeling van een kerstmarkt maken?
- Maak een eerste indeling zodra de deelnemers zich aanmelden en leg de definitieve versie 7 dagen vooraf vast. Zo kun je tafels, marktkramen, stroompunten en de looproute nog aanpassen.
- Wanneer regel je eten, drinken en betaalmiddelen voor de kerstmarkt?
- Controleer houdbare voorraad en betaalmiddelen 3 tot 5 dagen vooraf. Koop verse hapjes 1 dag eerder, koel dranken enkele uren voor opening en test pinapparaten uiterlijk de dag ervoor.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!