Fairtrade-Weihnachtsmarkt organisieren: So gehst du vor
Bei einem Fairtrade-Weihnachtsmarkt hängen Ablauf und Stimmung an vielen kleinen Absprachen: Standplätze, Lieferungen, Helfer, Kasse und warme Getränke müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach sammelst du Anmeldungen, klärst Ernährungswünsche und erstellst einen Stand- und Einsatzplan. Kurz vor dem Markt prüfst du Strom, Gewichte, Beschilderung, Bargeld und die Kühlung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Teilnehmer einladen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 8
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 11
Freiwillige einteilen
- 12
Programm erstellen
2 Personen
- 13
Wegbeschreibung versenden
- 14
Lieferungen bestätigen
- 15
Werbung aufhängen
2 Personen
- 16
Lageplan drucken
- 17
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 18
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Bargeld besorgen
- 20
Kassenanweisungen erstellen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Vorräte mit langer Haltbarkeit prüfen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Stände aufbauen
6 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Strom anschließen
2 Personen
- 30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 33
Kasse einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
- 35
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 36
Stände einrichten lassen
4 Personen
- 37
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 38
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 40
Besucher empfangen
4 Personen
- 41
Infostand besetzen
2 Personen
- 42
Kasse bedienen
2 Personen
- 43
Fairtrade-Produkte verkaufen
8 Personen
- 44
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet auffüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Tische abräumen
2 Personen
- 50
Bestand im Blick behalten
- 51
Musik organisieren
- 52
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 53
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Stände abbauen
6 Personen
- 55
Dekoration entfernen
3 Personen
- 56
Geräte ausschalten
2 Personen
- 57
Abfall trennen
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Location reinigen
4 Personen
- 60
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 61
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 62
Lieferanten auschecken
2 Personen
- 63
Vorräte aufräumen
2 Personen
- 64
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 65
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
- 66
Reste einlagern
2 Personen
- 67
Fotos und Dateien archivieren
- 68
Lieferanten nachtelefonieren
- 69
Dankesnachricht versenden
- 70
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 14
- KlappstühleAnz. 50
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- StandgewichteAnz. 16
- TischwäscheAnz. 18
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierbesteckAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KassenboxenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
- Fairtrade-SchilderAnz. 12
- PreisschildständerAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 40
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 8
- KabelmattenAnz. 8
Catering
- ServierplattenAnz. 12
- SuppenschalenAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 4
- WarenbeutelAnz. 300
- BaumwolltragetaschenAnz. 100
- KassenbonrollenAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
- HanddesinfektionsständerAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Einkäufe
- Fairtrade-Kaffeebohnen
Tipps
- Kläre Genehmigungen und Strombedarf mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und Warmhaltebehälter brauchen gemeinsam mehr Anschlüsse, als ein einzelnes Verlängerungskabel abdeckt.
- Setze eine feste Anmeldefrist, etwa 3 Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei Standgröße, benötigte Tische, Ernährungswünsche und Lieferzeiten, damit die Standaufteilung nicht in den letzten Tagen neu gemacht werden muss.
- Plane die Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und benenne pro Schicht eine verantwortliche Person. Kasse, Getränkeausschank, Aufbau und Abbau sollten nie nur mit einer Person besetzt sein.
- Bereite Preis- und Namensschilder spätestens am Vortag vor und drucke den Lageplan mehrfach aus. Besonders bei fair gehandelten Produkten werden Preise und Herkunft sonst während des Betriebs immer wieder nachgefragt.
- Besorge Bargeld und teste Kartenlesegeräte am Vortag. Lege Kassenanweisungen, Wechselgeld und eine getrennte Kassenbox bereit, statt die Abrechnung erst nach Marktende zu klären.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Fairtrade-Weihnachtsmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Einladungen und Teilnehmeranmeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin laufen.
- Wie viele Helfer braucht ein Fairtrade-Weihnachtsmarkt?
- Plane mindestens zwei Personen für Aufbau und Abbau sowie pro geöffneter Schicht jeweils eine Person für Kasse, Getränke und Besucherfragen ein. Bei mehreren Ständen kommt mindestens eine zusätzliche Ansprechperson für die Standkoordination hinzu.
- Was muss man bei einem Weihnachtsmarkt am Vortag vorbereiten?
- Am Vortag solltest du Getränke kühlen, Beschilderung und Lageplan bereitlegen, Lieferungen bestätigen und Kassenmaterial prüfen. Verderbliche Snacks werden erst kurz vor Beginn vorbereitet; haltbare Vorräte kannst du bereits vollständig kontrollieren.
- Wie plant man die Standaufteilung bei einem Fairtrade-Weihnachtsmarkt?
- Erstelle den Lageplan spätestens 2 Wochen vor dem Markt und berücksichtige Wege, Stromanschlüsse und Zeltgewichte. Bestätige jedem Teilnehmer seinen Standplatz mindestens 7 Tage vorher zusammen mit Anfahrt und Aufbauzeit.
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