Cómo organizar un mercado navideño Fairtrade
Un mercado navideño Fairtrade necesita más coordinación que decoración. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los permisos; después confirma a los participantes, distribuye los puestos y prepara el programa. En la última semana conviene revisar entregas, voluntarios, cobros y preferencias dietéticas. El día del mercado, el montaje de carpas, mesas, señalización y bebidas debe estar terminado antes de recibir al público. Este plan reúne las tareas y el material necesario para avanzar en ese orden.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Comprobar permisos
- 3
Invitar a los participantes
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
- 8
Confirmar participantes
2 personas
- 9
Hacer reservas
- 10
Reclutar voluntarios
2 personas
- 11
Asignar voluntarios
- 12
Elaborar el programa
2 personas
- 13
Enviar indicaciones
- 14
Confirmar entregas
- 15
Colocar la promoción
2 personas
- 16
Imprimir el plano
- 17
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 18
Preparar etiquetas de precios
2 personas
- 19
Preparar el efectivo
- 20
Preparar instrucciones para la caja registradora
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Comprobar el stock no perecedero
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
4 personas
- 25
Clasificar decoración navideña
2 personas
Evento
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Montar los puestos
6 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Conectar la corriente
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
3 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Montar el mostrador de información
2 personas
- 33
Preparar la caja
2 personas
- 34
Montar el buffet de catering
4 personas
- 35
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 36
Montar los puestos
4 personas
- 37
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 38
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 39
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 40
Recibir a los visitantes
4 personas
- 41
Atender el mostrador de información
2 personas
- 42
Atender la caja
2 personas
- 43
Vender productos de comercio justo
8 personas
- 44
Servir bebidas calientes
3 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer el bufé
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 50
Llevar el inventario
- 51
Proporcionar la música
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
- 54
Desmontar los puestos
6 personas
- 55
Retirar la decoración
3 personas
- 56
Apagar el equipo
2 personas
- 57
Clasificar residuos
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Limpiar el lugar
4 personas
- 60
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 61
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 62
Controlar a los proveedores
2 personas
- 63
Ordenar el stock
2 personas
- 64
Inventariar materiales
2 personas
- 65
Devolver el material alquilado
3 personas
- 66
Guardar los restos
2 personas
- 67
Archivar fotos y archivos
- 68
Llamar de nuevo a los proveedores
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
- 70
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 14
- Sillas plegablescant. 50
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 4
- Pesos para carpascant. 16
- Manteleríacant. 18
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Contenedores térmicoscant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cajas de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Termoscant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 60
- Coronas navideñascant. 6
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Figuras navideñascant. 10
- Carteles de Fairtradecant. 12
- Soportes para etiquetas de precioscant. 30
- Portanombrescant. 40
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 12
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 8
Catering
- Bandejas para servircant. 12
- Tazones para sopacant. 80
- Cucharonescant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Bolsas para la mercancíacant. 300
- Bolsas de tela reutilizablescant. 100
- Rollos de recibocant. 6
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 8
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Compras
- Granos de café de comercio justo
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y los permisos antes de invitar a los participantes. Reserva al menos 4 semanas para gestionar inscripciones, confirmar puestos y recoger preferencias dietéticas.
- Haz la distribución de los puestos antes de imprimir el plano. Deja pasillos claros y coloca cerca de la zona de bebidas las mesas, tazas, vasos y recipientes térmicos que se usarán durante el servicio.
- Confirma las entregas y las necesidades técnicas 7 días antes. Comprueba especialmente carpas, pesos, cables alargadores, regletas, altavoces, micrófono, cajas de cobro y datáfonos.
- Asigna los voluntarios por turnos concretos, no solo por función. Para una jornada de 6 horas, prepara como mínimo un responsable de apertura, otro de caja y una persona de apoyo para cada cambio de turno.
- Prepara los cobros y la comida el día anterior. Enfría las bebidas, revisa el stock no perecedero, etiqueta los precios y deja listas las instrucciones de la caja para no improvisar durante la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño Fairtrade?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, las invitaciones, las inscripciones y la distribución de puestos suelen ocupar las primeras 3 semanas; reserva la última para confirmar entregas, voluntarios y material.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los participantes del mercado?
- Cierra las inscripciones aproximadamente 3 semanas antes y confirma a cada participante 14 días antes. Envía entonces las indicaciones del puesto, el horario de llegada y cualquier información sobre entregas o necesidades dietéticas.
- ¿Qué se suele olvidar al montar un mercado navideño?
- A menudo faltan los pesos para las carpas, los cables alargadores, las instrucciones de la caja y las etiquetas de precios. Haz una revisión del material 48 horas antes y comprueba también que las bebidas estén enfriándose.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?
- Para una jornada de 6 horas, cuenta con al menos 1 responsable general, 2 personas para cobros y 2 para montaje y apoyo, organizadas en turnos. Añade una persona de reserva para cubrir pausas o ausencias.
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