Organiser un marché de Noël en plein air : la checklist

Un marché de Noël en plein air demande une préparation qui commence plusieurs semaines avant l’ouverture. Il faut coordonner les exposants, l’aménagement du terrain, l’électricité, l’éclairage, la signalétique et les bénévoles, sans oublier un plan précis en cas de pluie, de vent ou de froid. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, des premières réservations au stockage de la soupe et des produits frais. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Annoncer le marché de Noël
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
Imprimer le plan
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour le personnel
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer les consignes pour le personnel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Emballer les biscuits de Noël
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Préparer la monnaie
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Dégager le site
4 personnes
Couper les points d’alimentation électrique
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Placer les extincteurs
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
Réchauffer la soupe
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Vérifier les stands du marché
2 personnes
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
2 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les plans
Assurer le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir la soupe
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir le site propre et sûr
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter l’éclairage
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Préparer le site pour la remise
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Jupes de tableqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Bonnets de Noëlqté 30
Décoration de tableqté 12
Serviettes de Noëlqté 300

Équipement

Bacs de maintien au chaudqté 4
Marmites à soupeqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Haut-parleurs d’extérieurqté 2
Microphone
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Jerricansqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secours
Cônes de signalisationqté 12
Passe-câblesqté 20
Gants de travailqté 12

Aménagement

Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 4
Poids de ballastqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires d’ouverture et le plan du terrain au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Prévoyez les emplacements des stands, des tentes, des files d’attente, de la restauration et des zones de passage avant d’inscrire les exposants.
Demandez aux exposants leurs besoins électriques dès l’inscription. Vérifiez ensuite la puissance disponible, le nombre de rallonges et de multiprises, car l’éclairage, les machines à café et les bouilloires peuvent fonctionner en même temps.
Préparez un vrai plan météo de secours au moins 7 jours avant le marché. Contrôlez les prévisions à J-3 puis la veille, et décidez clairement ce qui est déplacé, couvert, renforcé ou annulé en cas de vent ou de pluie.
Donnez aux visiteurs et aux exposants un plan lisible avec les accès, le stationnement et les itinéraires. Imprimez aussi les consignes du personnel et répartissez les bénévoles avant le jour J, avec un responsable identifié pour chaque zone.
Organisez les boissons et la restauration en deux temps : les produits non périssables peuvent être stockés à l’avance, tandis que les produits frais doivent rester au froid jusqu’au dernier moment. Préparez la soupe et les en-cas assez tôt pour remplir les bacs et marmites sans créer d’attente à l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël en plein air ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer les horaires, recruter les exposants, réserver les tentes et le mobilier, organiser les bénévoles et préparer la signalétique.
Quand faut-il contacter les exposants d’un marché de Noël ?: Contactez-les au moins 6 semaines avant l’événement et clôturez les inscriptions environ 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps d’enregistrer les exposants, d’attribuer les emplacements et de leur transmettre les horaires et consignes.
Quand vérifier la météo pour un marché de Noël en plein air ?: Faites une première vérification à J-7, puis contrôlez les prévisions à J-3 et la veille. Le plan météo de secours doit être décidé avant les dernières 24 heures, notamment pour les tentes, l’électricité et les déplacements de stands.
Que faut-il prévoir pour l’électricité et l’éclairage ?: Vérifiez l’alimentation disponible au moins 2 semaines avant le marché et recensez les besoins de chaque stand. Prévoyez des rallonges, des multiprises, des lampes LED ou à piles et des piles de rechange pour les zones éloignées des prises.

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