Organiser un festival de food trucks : la checklist complète

Un festival de food trucks demande plus qu’une liste de stands et de tables. Il faut sécuriser le lieu, l’énergie, les autorisations et la circulation avant de communiquer au public. Cette checklist de 72 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premiers accords avec les food trucks jusqu’à leur accueil sur place. Vous y trouverez aussi le matériel souvent oublié : rallonges, terminaux de paiement, vaisselle réutilisable, éclairage et solutions de rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Sélectionner les food trucks
2 personnes
Fixer les accords avec le food truck
2 personnes
Recenser les besoins en énergie
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Informer les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches
2 personnes
Finaliser le déroulé
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les food trucks
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
Partager le plan alimentaire
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

Accueillir les food trucks
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Délimiter les emplacements des food trucks
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les éclairages
3 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les panneaux du menu
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Nettoyer les espaces de restauration
2 personnes
Faire tourner les food trucks à vide
3 personnes
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Maintenir les espaces de restauration propres
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
2 personnes
Répondre aux questions des food trucks
2 personnes
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier tour de commande
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire partir les foodtrucks
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire sécher le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Libérer le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de pique-niqueqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 6
Tables d’accueilqté 2
Couverturesqté 12

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Lampes à batterieqté 12
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Carafesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs de stockageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Porte-serviettesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Supports pour panneaux de menuqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 80
Bacs de stockageqté 20
Cartes allergènesqté 20
Étiquettes de prixqté 40
Housses pour panneaux de menuqté 12
Bacs à serviettesqté 12

Aménagement

Barrières de fouleqté 20
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Passages de câblesqté 8
Ancrages au solqté 24
Piquetsqté 40
Sangles d'arrimageqté 12
Cordeqté 4
Caisses de rangementqté 20
Chariots à mainqté 3
Porte-parapluiesqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Braceletsqté 600
Autocollants visiteursqté 600
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Caisses pour espècesqté 4
Caisses à monnaieqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Porte-clésqté 8

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Lunettes de sécuritéqté 6
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Panneaux d'avertissementqté 8

Outils

Marteauqté 4
Tournevisqté 4
Clés à moletteqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 2

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant d’annoncer la date. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les règles locales, la capacité d’accueil et les besoins de chaque food truck.
Demandez à chaque food truck sa consommation électrique exacte, avec la puissance et le type de prise nécessaires. Regroupez ces informations sur un seul plan avant de prévoir rallonges, multiprises et enrouleurs.
Fixez une capacité d’accueil réaliste à partir du nombre de stands, des files d’attente et des espaces de repas. Pour un festival de 100 personnes, prévoyez plusieurs zones assises plutôt qu’une seule rangée de tables afin de ne pas bloquer les circulations.
Envoyez les informations pratiques aux visiteurs au plus tard 3 jours avant l’événement. Indiquez les horaires, l’accès, le plan alimentaire, les options liées aux besoins alimentaires et les moyens de paiement acceptés.
Faites une vérification finale la veille et accueillez les food trucks avec un emplacement attribué à chacun. Contrôlez l’électricité, les lampes à batterie, les enceintes, le microphone, les batteries externes et le matériel de paiement avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les food trucks, organiser l’énergie, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Combien de food trucks faut-il pour un festival de 100 personnes ?: Pour 100 personnes, prévoyez généralement 3 à 5 food trucks selon le type de repas et la durée de l’événement. Demandez à chacun sa capacité de service afin d’éviter des files trop longues ou des stands sous-utilisés.
Quand faut-il confirmer les food trucks ?: Confirmez les stands au moins 3 semaines avant le festival, puis reconfirmez-les 3 à 5 jours avant. Profitez de ce dernier contact pour valider l’horaire d’arrivée, l’emplacement, l’électricité et les besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour un festival de food trucks ?: Prévoyez notamment des tentes, tables, assises, éclairage, rallonges, multiprises, terminaux de paiement, glacières et vaisselle réutilisable. Faites l’inventaire au moins 7 jours avant et vérifiez les quantités le jour précédent.

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