Checklist pour organiser un marché de Noël

Un marché de Noël demande une coordination précise entre les exposants, le lieu, le matériel et les bénévoles. Commence par confirmer la date, le site et les autorisations, puis avance vers les inscriptions, les stands et la communication. Les besoins électriques, les livraisons et l’éclairage sont souvent réglés trop tard, surtout en extérieur. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir pour arriver au jour J avec un déroulé clair.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
Répartir les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer des affiches publicitaires
Distribuer les affiches
3 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner les livraisons avec les exposants
Inventorier les appareils électriques
Faire les réservations de matériel
Imprimer le déroulé
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Partager la liste de contacts des bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer une boisson chaude
3 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Diffuser de la musique de Noël
Vérifier la décoration lumineuse
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la vente et le bar
3 personnes
Ranger la caisse en lieu sûr
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
6 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Balayer le site
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Rassembler les objets trouvés
Archiver les photos et le matériel promotionnel
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Couverturesqté 12
Poids de standqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateauxqté 8
Thermosqté 8
Bol à soupeqté 80
Porte-serviettesqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 12
Décoration de tableqté 12
Crèche de Noël
Costume de Père Noël

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Chauffes-platqté 4
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Diablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Aménagement

Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12
Panneaux de directionqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Étiquettes de prixqté 60
Presse-papiersqté 6
Sets de stylosqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Cordeqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et vérifie les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Contrôle aussi le nombre de points d’alimentation disponibles avant de confirmer les équipements des exposants.
Demande aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques lors de l’inscription, puis ferme les inscriptions 2 à 3 semaines avant le marché. Tu auras ainsi le temps de répartir les emplacements et de coordonner les livraisons.
Prévois l’installation des stands, tentes, tables et poids de stand le matin même avec une marge d’au moins 2 heures. En extérieur, les poids et les couvertures ne sont pas des détails : ils conditionnent la stabilité et le confort.
Refroidis les boissons la veille et prépare la boisson chaude ainsi que les en-cas le jour même. Compte environ 2 à 3 boissons par visiteur pour la première heure si la fréquentation attendue est soutenue.
Teste les guirlandes lumineuses, lampes LED et lampes à piles avant l’ouverture, puis imprime le déroulé et les contacts des bénévoles en plusieurs exemplaires. Garde une copie au point d’accueil et une autre dans la zone technique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants et les réservations de matériel doivent être confirmés avant les dernières semaines.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les stands, les tentes, les tables, les chaises et la décoration. Ajoute 30 minutes pour tester l’éclairage et vérifier les branchements.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contacte-les 6 à 8 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant. Cela laisse le temps de répartir les emplacements et d’organiser les livraisons.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour la première heure, compte 2 à 3 boissons par visiteur, en distinguant les boissons chaudes des boissons froides. Refroidis les boissons la veille et garde une réserve accessible pendant toute la journée.

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