Checklist pour organiser un pique-nique climatique

Un pique-nique climatique demande plus de préparation qu’un simple repas dehors : le lieu, les autorisations, les inscriptions et la météo doivent être suivis dans le bon ordre. Cette checklist regroupe les 78 tâches et 61 fournitures du projet, du premier repérage au rangement. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, le matériel réutilisable et un scénario de repli ou d’adaptation en cas de pluie. Vous saurez ainsi quoi régler plusieurs semaines avant et quoi vérifier la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Demander l’autorisation nécessaire
Faire les réservations
Valider les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le programme en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Composer le menu
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Communiquer le scénario météo
Confirmer les inscriptions
Transmettre les besoins alimentaires
Vérifier la vaisselle réutilisable
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Laver le linge de table
Préparer les activités
3 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Faire les courses
3 personnes
Laver les légumes
3 personnes
Préparer les salades
4 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les couvertures
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Installer le buffet des boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer le jeu sur le climat
2 personnes
Présenter les produits locaux
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer l’atelier de réutilisation
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Lancer le programme musical
Allumer les guirlandes
Servir le dessert
3 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Stocker les aliments au frais
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Laver le linge de table
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager des photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Plaids de pique-niqueqté 15
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Verres à vin réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plateauxqté 6
Robinets de cuisineqté 2
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes sur batterieqté 2
Batteries externesqté 4
Microphone
Pied de microphone

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes en cotonqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Chemins de tableqté 8
Bocaux en verre à conservesqté 12
Vases à fleursqté 8

Activités

Jeux de cartes recycleqté 6
Cartes-quizqté 80
Crayons de couleurqté 24
Carnets de croquisqté 12
Badges réutilisablesqté 80
Corde pour les jeuxqté 2
Pots de fleursqté 20
Gants de jardinageqté 20
Pots de semis compostablesqté 40
Semences biologiquesqté 20

Aménagement

Poubellesqté 6
Panneaux de tri des déchetsqté 6
Panneaux de stationnementqté 4
Flèches de directionqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Gants de travailqté 12

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Gardez une marge d’au moins 4 semaines pour les réservations et les fournisseurs.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est en ligne et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Arrêtez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour transmettre un nombre fiable au responsable du menu.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions, notamment l’accueil, le buffet, les activités et le rangement. Une confirmation écrite 7 jours avant évite de découvrir le jour même qu’un poste est vacant.
Vérifiez les prévisions météo à 7 jours puis à 48 heures, et communiquez clairement le scénario retenu. Les tentes, plaids, glacières et pains de glace doivent être attribués avant le départ, pas recherchés sur place.
Faites les courses après avoir confirmé les inscriptions, puis lavez les légumes et préparez les contenants la veille. Comptez la vaisselle réutilisable par personne, avec une petite réserve pour les pertes et les portions supplémentaires.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un pique-nique climatique ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de vérifier le lieu, demander une autorisation, réserver le matériel, ouvrir les inscriptions et confirmer les fournisseurs.
Quand fermer les inscriptions pour un pique-nique climatique ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement, selon le menu et les achats nécessaires. Vous pourrez alors confirmer les quantités, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles.
Que prévoir en cas de pluie pour un pique-nique climatique ?: Définissez un scénario météo au plus tard 48 heures avant, avec une décision claire sur le maintien, l’adaptation ou le report. Vérifiez notamment les tentes de réception, les protections du buffet et les moyens de communication avec les participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le pique-nique ?: Réservez au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, les plaids, le buffet, la vaisselle et les activités. Ajoutez du temps si les tentes ou les équipements de cuisine doivent être montés sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.