Organiser un marché de Noël du club, étape par étape
Un marché de Noël du club se prépare d’abord sur papier, puis sur place. Commencez par fixer la date et la salle, vérifier les autorisations et réserver les stands avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite de répartir les stands, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer un récapitulatif des allergènes. La dernière semaine sert à confirmer les fournisseurs, contrôler le stock et organiser l’installation des tentes, tables, éclairages, buffet et caisse.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et la salle
2 personnes
- 2
Réserver les stands du marché
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Répartir les stands de vente
2 personnes
- 8
Confirmer les fournisseurs
- 9
Créer le récapitulatif des allergènes
- 10
Créer le plan et le parcours
2 personnes
- 11
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
- 12
Mettre à jour la liste de stock
- 13
Faire les courses
3 personnes
- 14
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 15
Refroidir les boissons
2 personnes
- 16
Préparer le vin chaud
2 personnes
- 17
Préparer les en-cas
3 personnes
- 18
Monter les tentes et les stands
6 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 20
Brancher l’éclairage
3 personnes
- 21
Suspendre les décorations de Noël
4 personnes
- 22
Aménager les stands
6 personnes
- 23
Mettre en place le buffet et le bar
4 personnes
- 24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Événement
- 25
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
- 26
Servir des boissons chaudes
2 personnes
- 27
Servir les plats et les en-cas
3 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 29
Réapprovisionner les stands
2 personnes
- 30
Vérifier les tables et les déchets
2 personnes
- 31
Garder les plats diététiques à part
- 32
Annoncer le dernier tour de vente
Suivi
- 33
Clôturer la caisse
2 personnes
- 34
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 35
Rassembler les déchets
3 personnes
- 36
Faire la vaisselle
3 personnes
- 37
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
- 38
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 39
Nettoyer l’espace
4 personnes
- 40
Ranger la décoration et l’éclairage
3 personnes
- 41
Compter et ranger les stocks
2 personnes
- 42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 6
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 8
Décoration
- Sapins de Noëlqté 3
- Boules de Noëlqté 120
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 4
- Chemins de tableqté 12
- Étiquettes de prixqté 60
- Badges nominatifsqté 20
- Panneaux en ardoiseqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes à pileqté 12
- Bougies LEDqté 24
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Caissesqté 2
- Terminal de paiement
- Thermosqté 6
- Bains-marieqté 3
- Glacièresqté 4
- Serre-câblesqté 20
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 8
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 3
- Tapis de découpeqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et la salle avant de solliciter les exposants : les autorisations et la configuration du parcours dépendent souvent du lieu. Gardez une marge d’au moins deux semaines pour régler un document manquant.
- Traitez les inscriptions dès leur arrivée et notez séparément les besoins alimentaires. Finalisez le récapitulatif des allergènes avant l’impression des panneaux ou des étiquettes.
- Dessinez le parcours avant de monter les stands : prévoyez l’accueil, les allées, le buffet, le bar et une sortie dégagée. Cela évite de déplacer les tables et les tentes le jour même.
- Faites l’inventaire au plus tard une semaine avant l’événement. Les éléments souvent oubliés sont la monnaie, les rallonges, les multiprises, les serre-câbles, les gobelets et les solutions d’éclairage à pile.
- Refroidissez les boissons et préparez le vin chaud le jour du marché, mais installez les stocks non périssables la veille. Réservez ensuite un créneau distinct pour la caisse, l’accueil et le contrôle final du parcours.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de Noël du club ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premiers jours doivent servir à confirmer la salle, les autorisations et les stands, avant l’envoi des invitations.
- Comment organiser les stands d’un marché de Noël ?
- Répartissez les stands après avoir traité les inscriptions et les besoins de chaque participant. Finalisez le plan et le parcours au moins 7 jours avant l’événement, puis laissez une allée suffisamment dégagée pour les visiteurs.
- Quand préparer les boissons et le buffet ?
- Mettez les boissons au frais le jour précédent si vous disposez de glacières ou d’un espace adapté. Préparez le vin chaud et les en-cas le jour même, puis installez le buffet et le bar après le montage des stands.
- Que faut-il vérifier avant l’ouverture du marché de Noël ?
- Prévoyez un contrôle final 30 à 60 minutes avant l’accueil : éclairage, rallonges, stock, caisse, monnaie, terminal de paiement, allergènes et signalétique. Testez aussi les haut-parleurs et vérifiez que les allées restent accessibles.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !